البريد الموجّه إلى وكيل يبقى له: يرى المالك والمسؤول كل الصناديق، ولا يرى بقية الفريق شيئًا منها.
يمكن أن يكون لكل وكيل عنوان بريد خاص به. يصل بريده إلى الوارد المشترك مثل غيره، لكن لا يراه سوى ذلك الوكيل، ومعه المالك والمسؤول اللذان يريان كل الصناديق. لا يعلم بقية الفريق بوصوله.
أربع خطوات لكل شخص.
- أنشئ العنوان لدى مزوّد البريد. الصندوق المشترك مجاني في Microsoft 365: امنح الوكيل صلاحية الوصول الكامل والإرسال باسمه ضمن تفويض الصندوق. ويصلح كذلك صندوق مستخدم مرخّص أو أي صندوق IMAP.
- ادعُ الشخص: الإعدادات، ثم الأعضاء، ثم "دعوة شخص". امنحه دور "وكيل (الوارد فقط)" ما لم يحتج أكثر. ولا يلزم أن يطابق عنوان دخوله عنوان التذاكر.
- اربط الصندوق: القنوات، ثم "إضافة قناة"، ثم البريد الإلكتروني. سجّل الدخول بحساب يستطيع فتحه، ثم افتح "الإعدادات" في صف القناة وضع العنوان نفسه في "صندوق البريد المراقب". وإن تركته فارغًا قرأت القناة صندوق الحساب الذي سجّل الدخول.
- سلّمه: في الصف نفسه، تحت "من يستقبل هذا الصندوق"، اختر الوكيل.
بعدها تظهر تلك المحادثات لذلك الوكيل وللمالك والمسؤول فقط، وتتفق معها العدادات والبحث والتحديثات الحيّة وسجل جهات الاتصال، فلا يُبلَّغ أحد ببريد لا يستطيع فتحه.
ثلاثة أمور تتبع القاعدة. صندوق IMAP يُربط بكلمة مرور شخص بعينه فيبدأ ملكًا له، ويستطيع المالك إعادته إلى الفريق بنقرة. ويستطيع المسؤول تمرير محادثة واحدة إلى شخص آخر فيقرأها ويرد عليها. وإزالة عضو تعيد صندوقه ومحادثاته المفتوحة إلى الفريق فلا يتوقف شيء لأن أحدهم غادر.
اترك الصندوق على "كل من في مساحة العمل" ليبقى عملًا مشتركًا يلتقطه الفريق كله. انظر أيضًا البريد الإلكتروني: اربط أي صندوق.
