امنح وكيلًا صندوق بريد خاصًا به

يمكن أن يكون لكل وكيل عنوان بريد خاص به. يصل بريده إلى الوارد المشترك مثل غيره، لكن لا يراه سوى ذلك الوكيل، ومعه المالك والمسؤول اللذان يريان كل الصناديق. لا يعلم بقية الفريق بوصوله.

خطوة بخطوة (مرة لكل شخص)

1. أنشئ العنوان لدى مزوّد البريد. الصندوق المشترك مجاني في Microsoft 365: امنح الوكيل الوصول الكامل والإرسال باسم ضمن تفويض الصندوق. ويصلح كذلك صندوق مستخدم مرخّص أو أي صندوق IMAP.
2. ادعُ الشخص: الإعدادات ← الأعضاء ← ادعه بدور وكيل (الوارد فقط) ما لم يحتج أكثر. ولا يلزم أن يطابق عنوان دخوله عنوان التذاكر.
3. اربط الصندوق: الإعداد ← الحسابات ← البريد الإلكتروني، واكتب عنوان الصندوق واربطه (انظر صناديق Microsoft 365 أو صناديق Gmail وIMAP).
4. سلّمه: في صف الحساب انقر الإعدادات، وتحت من يستقبل هذا الصندوق اختر الوكيل. (للمالك والمسؤول فقط.)

بعدها تظهر تلك المحادثات لذلك الوكيل وللمالك والمسؤول فقط، وتتفق معها العدادات والبحث والتحديثات الحيّة وسجل جهات الاتصال، فلا يُبلَّغ أحد ببريد لا يستطيع فتحه.

الحقول والخيارات

• من يستقبل هذا الصندوق - كل من في مساحة العمل (الافتراضي للصناديق التي يربطها مسؤول): يراه كل من يعمل في الوارد. أو عضو واحد: يذهب بريد هذا الصندوق إلى وارد هذا الوكيل. لا يراه بقية الوكلاء، ويظل المالك والمسؤول قادرين على رؤيته.

معلومات مفيدة

• الصندوق الذي يربطه وكيل بكلمة مروره (IMAP) أو يضيفه عبر أضف صندوق بريدي يبدأ ملكًا له؛ ويستطيع المالك أو المسؤول إعادته إلى الفريق بنقرة.
• يستطيع المسؤول تمرير محادثة واحدة إلى شخص آخر فيقرأها ويرد عليها.
• إزالة عضو تعيد صندوقه ومحادثاته المفتوحة إلى الفريق، فلا يتوقف شيء لأن أحدهم غادر.