Kotak masuk: tur layar
Setiap pesan, komentar, sebutan, chat WhatsApp, dan email dalam satu daftar: tab Semua, Tidak Ditugaskan dan Milik Saya, folder, pencarian, dan siapa yang bisa melihat apa.
Kotak masuk (Interaksi → Kotak Masuk, /app/inbox) adalah tempat tim Anda membaca dan menjawab pelanggan. Pesan langsung, komentar, dan sebutan dari akun sosial yang terhubung, obrolan WhatsApp, obrolan situs web, dan email semuanya tiba di sini sebagai percakapan, aktivitas terbaru terlebih dahulu.
Sebelum kamu mulai
- Hubungkan setidaknya satu akun: lihat Menghubungkan akun, WhatsApp, dan Email.
- Pilih workspace aktif. Tanpa satu sama lain, halaman akan mengatakan Pilih workspace aktif di halaman Workspaces terlebih dahulu.
- Anda membutuhkan tugas kotak masuk Baca. Setiap peran secara default memilikinya; admin dapat menghapusnya di bawah Pengaturan → Anggota.
Bagian-bagian layar
- Panel Platform (paling kiri): Semua platform, lalu satu ikon per platform dengan jumlah percakapan terbukanya. Klik salah satunya untuk melihat platform itu saja. Platform dengan akun yang terputus ditandai terputus. Setiap platform ditampilkan dengan warna mereknya sendiri, dengan angka abu-abu untuk percakapan yang belum terselesaikan (arahkan kursor ke angka itu untuk membacanya, misalnya Semua platform - 1 belum terselesaikan); angka ini bukan jumlah pesan yang belum dibaca.
- Daftar percakapan: tab, folder, pencarian, dan baris itu sendiri.
- Thread (tengah): pesan dari percakapan yang Anda buka, tombol header, dan kotak balasan di bagian bawah. Ketika thread menjadi lebih sempit (dengan Detail percakapan terbuka di sampingnya, atau di ponsel), header membuat ruang langkah demi langkah: pertama status bot pindah ke bawah nama kontak, lalu Ambil, Lepaskan dan Batalkan penugasan pindah ke Tindakan lainnya (⋯), dan di ponsel Selesaikan dan Buka kembali juga pindah ke sana. ⓘ dan ⋯ selalu tetap terlihat. Saat tidak ada percakapan yang terbuka (di komputer), bagian ini menampilkan Pilih percakapan beserta jumlah percakapan belum dibaca di daftar, tombol Buka yang belum dibaca terbaru, dan hitungan Belum terselesaikan untuk Semua, Belum ditugaskan, dan Milik saya. Tidak ada yang dibuka, atau ditandai sudah dibaca, sampai Anda memilih.
- Detail percakapan (tombol (i) di header thread): kartu kontak, penugasan, status, prioritas, pengingat, tag, dan percakapan lain dengan orang yang sama. Kartu mulai tertutup pada setiap kunjungan. Di layar lebar (1536 px atau lebih) kartu terbuka di samping thread; di layar yang lebih sempit kartu terbuka sebagai panel di atas thread, agar kotak balasan tetap selebar penuh. Tutup panel untuk kembali ke kotak balasan. Bila kotak balasan itu sendiri sempit, teks memenuhi seluruh baris pertama, dan tombol-tombol serta Kirim pindah ke baris di bawahnya.
- Rel Tim (paling kanan, di komputer, untuk Pemilik, Admin, dan anggota dengan Lihat semua), berjudul Tim: satu wajah berwarna untuk setiap rekan, titik hijau saat mereka online, dan jumlah percakapan belum dibaca berwarna merah. Arahkan kursor ke sebuah wajah untuk membaca nama, peran, status online, dan percakapan terbuka orang itu. Klik sebuah wajah untuk hanya menampilkan yang ditugaskan kepada orang itu; klik lagi untuk melihat semua orang.
Di ponsel Anda melihat satu bagian dalam satu waktu. Kembali (panah di bagian atas thread, atau Kembali milik ponsel atau browser Anda) kembali dari sebuah thread ke daftar. Alamat halaman mempertahankan percakapan terbuka (berakhir dengan '?c=' dan id percakapan), jadi memuat ulang halaman membuat thread tetap terbuka dan alamat membuka thread yang sama untuk rekan kerja.
Tab: Semua, Belum Ditugaskan, Milikku
Tab-tab muncul dalam urutan ini dan kotak masuk terbuka pada Semua untuk semua orang yang diizinkan melihatnya.
- Semua: setiap percakapan yang boleh Anda buka, ditugaskan atau tidak.
- Belum ditugaskan: percakapan yang belum diklaim siapa pun. Ini adalah antrean yang membutuhkan pemilik.
Milik saya: percakapan yang ditugaskan kepada Anda. Anggota yang tidak dapat membalas (misalnya Pengamat tidak dapat mengklaim percakapan, jadi tidak ada yang pernah menjadi milik mereka: mereka tidak melihat Milik saya.
Nomor di samping setiap tab menghitung percakapan yang tidak Selesai (arahkan untuk membaca, misalnya, 14 belum terselesaikan; di ponsel atau tablet, ketuk (i) (Apa arti angka-angka itu) di akhir tab untuk menampilkan penjelasan di bawahnya, lalu ketuk lagi untuk menyembunyikannya). Daftar di bawah tab menampilkan setiap status sampai Anda memilih satu di menu status, jadi bisa lebih panjang dari angka; pilih Buka di sana untuk melihat hanya yang terbuka. Pemilik dan Admin melihat Semua, begitu juga anggota yang diberi tugas kotak masuk Lihat semua. Semua orang lain hanya melihat Belum ditugaskan dan Milik saya, dan kotak masuk mereka terbuka pada Belum ditugaskan. Untuk mereka, setiap nomor (tab, rel Platform, dan folder Aktif) hanya menghitung percakapan yang dapat mereka buka: milik mereka sendiri dan yang belum ditugaskan, tidak pernah percakapan yang diklaim oleh rekan kerja.
Folder: Aktif, Arsip, Diblokir, Spam
Di bawah tab terdapat baris empat folder. Aktif adalah kotak masuk yang berfungsi. Diarsipkan menyimpan percakapan yang Anda arsipkan; mereka kembali ke Aktif saat kontak menulis lagi. Terblokir dan Spam menyimpan pesan dari kontak yang Anda blokir atau tandai sebagai spam; pesan-pesan tersebut disimpan di sana secara diam-diam. Tab hanya ditampilkan di Aktif; folder lainnya adalah satu daftar datar. Lihat Arsip, blokir, spam dan hapus.
Pencarian dan filter
- Ketik setidaknya dua karakter di Cari pesan dan kontak. Daftar ini mempersempit ke percakapan yang nama, handle, subjek, atau pesan terbaru mereka cocok.
- Di atas daftar muncul dua grup tambahan: Pesan (teks pesan yang cocok; klik satu untuk membuka percakapan) dan Kontak (orang yang nama, nama, telepon, atau emailnya cocok; klik satu untuk membuka percakapan terbaru mereka). Nomor telepon dapat diketik dengan spasi atau dalam bentuk lokal: +44 7400 123456, 07400 123456 dan +447400123456 menemukan orang yang sama.
- Gunakan menu status di samping kotak pencarian (Semua status, Buka, Tertunda, Selesai) dan menu prioritas di sebelahnya (Prioritas apa pun, Rendah, Normal, Tinggi, Mendesak) untuk mempersempit lebih lanjut. Di ponsel, keduanya tersembunyi di balik tombol Filter lainnya.
- Pilih platform di rel Platform untuk digabungkan dengan yang lain.
Jika tidak ada yang cocok, Anda melihat Tidak ada kecocokan — Coba kata lain atau hapus filter., dengan tombol Hapus pencarian yang mengosongkan kotak pencarian dan menampilkan daftar lagi. Sebuah ruang kerja tanpa akun yang terhubung menampilkan Belum ada percakapan — Pesan, komentar, dan sebutan dari setiap akun akan muncul di sini. Pemilik atau Admin juga melihat Hubungkan akun di bawahnya, yang membuka Akun untuk menghubungkan yang pertama; peran lain tidak melihat tombol di sana: minta Pemilik atau Admin untuk menghubungkannya.
Membaca daftar
Setiap baris menampilkan foto dan nama kontak, platform, akun yang dilalui, Komentar atau Sebutan saat bukan pesan langsung, teks terbaru, berapa lama yang lalu, hitungan tebal pesan yang belum dibaca, chip pengingat jika sudah diatur, dan inisial orang yang ditugaskan. Membuka percakapan menandai bahwa pesan itu sudah dibaca. Dengan daftar terfokus, tombol panah atas dan bawah berpindah dari satu percakapan ke percakapan berikutnya.
Tombol header
- Titik kecil di sebelah Kotak masuk adalah koneksi langsung: hijau berarti Pembaruan langsung aktif; abu-abu berarti Pembaruan langsung nonaktif — menghubungkan kembali.
- Tim (avatar dengan, misalnya, 1/1, untuk Pemilik, Admin, dan anggota dengan izin Lihat semua; jendelanya menampilkan 1 dari 1 anggota tim sedang online): siapa yang Online di inbox sekarang, dan untuk setiap orang jumlah Percakapan terbuka, Dibalas dalam 24 jam terakhir, dan Terselesaikan dalam 7 hari terakhir. Klik seseorang untuk menampilkan hanya yang ditugaskan kepadanya; chip berisi namanya dan × di atas daftar mengembalikan tampilan ke semua percakapan. Di komputer, tombol ini digantikan oleh panel Tim.
- Email baru: memulai email baru dari kotak surat yang terhubung (lihat Membalas di setiap saluran). Ditampilkan kepada anggota yang dapat membalas.
- Nyalakan suara / Matikan suara: bunyi pesan baru dan notifikasi desktop untuk browser ini. Ini adalah tombol lonceng; arahkan kursor ke sana untuk membaca Peringatan pesan baru (notifikasi suara dan desktop).
- Aa (Ukuran teks): memperbesar teks di inbox. Setiap klik berpindah dari ukuran standar (100%) ke 115%, lalu 130%, lalu kembali. Browser ini mengingat pilihan Anda. Arahkan kursor ke sana untuk melihat ukuran yang dipakai.
- Simulasikan pesan masuk: hanya untuk Pemilik dan Admin, dan hanya ketika workspace memiliki akun pengujian. Ini membuat pesan masuk palsu untuk latihan.
Siapa yang bisa melihat apa
- Pemilik dan Admin: setiap percakapan dan setiap tugas.
- Editor dan Reviewer: membaca, membalas, dan menulis catatan internal (Editor juga dapat mengelola balasan yang disimpan).
- Penampil Pengguna: hanya baca; kotak balasan diganti dengan Anda dapat membaca percakapan ini tetapi tidak dapat membalas. Minta admin untuk menambahkan tugas Balas ke akses Anda. Menambahkan tugas Balas ke Penonton tidak cukup: peran Penonton sendiri tidak dapat mengirim balasan atau catatan. Penonton juga tidak melihat Selesaikan / Buka kembali, Arsipkan / Batalkan arsip atau Ingatkan saya… di header percakapan dan menu ⋯, maupun Edit kontak, kotak tag, atau tombol Ingatkan saya…, Ubah pengingat… dan Hapus pengingat di panel detail; Status dan Prioritas menampilkan nilai saat ini tetapi tidak dapat ditekan. Jika suatu tindakan tetap ditolak, pesan mengatakan Tindakan gagal — Peran Anda hanya dapat membaca kotak masuk ini. Balasan yang tidak terkirim tidak menawarkan coba lagi kepada mereka: baris di bawahnya mengatakan Tidak dikirim. Peran Anda dapat membaca percakapan ini tetapi tidak dapat membalas, jadi hanya rekan tim yang dapat membalas yang bisa mengirimnya lagi.
- Agent: peran khusus inbox yang membaca, membalas, menulis catatan, dan dapat memblokir kontak atau menandainya sebagai spam. Tugaskan, Hapus, Lihat semua, dan Balasan tersimpan dapat ditambahkan per orang. Agent tidak membuka Kontak, Lead, atau Siaran WhatsApp, sehingga kartu kontak tidak menampilkan tautan Buka di Kontak kepada mereka; mereka mengirim template WhatsApp ke pelanggan dari percakapan itu sendiri (lihat Membalas di setiap saluran).
- Kotak surat email yang dihubungkan oleh satu agen sebagai milik mereka adalah pribadi untuk agen tersebut: rekan kerja tidak melihat percakapannya kecuali ada yang ditugaskan kepada mereka. Pemilik, Admin, dan Lihat semua anggota melihat semuanya. Lihat Kotak surat pribadi.
Admin mengubah tugas-tugas ini per orang di bawah Pengaturan → Anggota; lihat Anggota dan undangan.
Bagus untuk diketahui
- Percakapan yang dibuka oleh bot yang berhadapan langsung dengan pelanggan menampilkan chip bot di header thread. Bot diatur oleh OmniBrand untuk Anda; lihat Bot Inbox.
- Tautan seperti
/app/inbox?c=...(digunakan oleh Kontak dan notifikasi) membuka percakapan tersebut secara langsung. - Gelembung asisten bantuan tidak ditampilkan di inbox, sehingga tidak pernah menutupi tombol kirim. Tombol ? di bagian atas halaman tetap membuka manual ini.