Penugasan, status, prioritas, tag, pengingat, dan catatan

Alat-alat ini mencegah tim menjawab pelanggan yang sama dua kali atau lupa satu hal. Sebagian besar berada di header thread dan di Detail percakapan (tombol (i).

Klaim dan tugaskan

1. Buka percakapan yang Belum ditugaskan dan tekan Ambil (header thread, atau bagian Penugasan di Detail percakapan). Pembicaraan akan pindah ke tab Milik saya Anda.
2. Untuk mengembalikannya ke antrean, tekan Lepaskan.
3. Untuk menyerahkannya kepada orang lain, buka detail Percakapan → Penempatan dan pilih nama di Penerima tugas. Hanya anggota yang dapat membuka dan menjawab percakapan yang terdaftar (tidak pernah Penampon, maupun anggota yang tugas Balas dihapus); aplikasi menolak siapa pun dengan tulisan "Orang ini tidak dapat menjawab percakapan." Belum ditugaskan menghapus penerima tugas. Penerima baru menerima notifikasi Ditugaskan di bel.
4. Pada percakapan yang ditugaskan kepada orang lain, Batalkan penugasan (header) menghapus penerima tugas saat ini.

Siapa pun yang membalas dapat menggunakan Ambil dan Lepaskan. Memilih orang lain di Penerima tugas dan Batalkan penugasan memerlukan tugas kotak masuk Tugaskan (Pemilik dan Admin secara default).

Status: Terbuka, Tertunda, Terselesaikan

• Selesaikan di header menandai percakapan selesai; itu meninggalkan hitungan di tab. Buka kembali mengembalikannya. Ketika thread sempit (sering dengan Detail percakapan terbuka di sampingnya), Ambil / Lepaskan ada di Tindakan lainnya (⋯); di ponsel Selesaikan / Buka kembali juga ada.
• Dalam Detail Percakapan → Status Anda dapat memilih Buka, Tertunda (menunggu pelanggan atau orang lain) atau Selesai secara langsung.
• Ketika pelanggan menulis lagi pada percakapan Selesai, percakapan tersebut terbuka kembali dengan sendirinya.

Prioritas

Di Detail percakapan → Prioritas, pilih Rendah, Normal (default), Tinggi, atau Mendesak. Prioritas adalah keputusan tim Anda tentang apa yang paling penting; daftar tetap diurutkan berdasarkan aktivitas terbaru. Untuk menangani satu prioritas sekaligus, pilih di menu prioritas di samping kotak pencarian (Prioritas apa pun menampilkan semuanya).

Tag

1. Di Detail percakapan → Tag, ketik kata di Tambahkan tag dan tekan + (atau Enter). # di awal dihapus.
2. Hapus tag dengan × di sebelahnya (Hapus tag ...). Tag yang Anda tambahkan selagi tag lain masih disimpan menunggu gilirannya dan menampilkan Menyimpan…; tidak ada yang hilang. Jika penyimpanan gagal, tag menampilkan Tidak tersimpan dengan Tag-tag ini tidak tersimpan.: tekan Coba lagi untuk mencoba lagi atau Buang untuk membuangnya.

Tag pada percakapan terpisah dari tag pada kontak di Kontak. Percakapan yang ditinggalkan saat berbicara dengan bot akan mendapatkan tag bot-abandoned secara otomatis (lihat Inbox bots).

Pengingat

1. Buka Tindakan lainnya (⋯) di header dan pilih Ingatkan saya…, atau gunakan Detail percakapan → Pengingat → Ingatkan saya....
2. Pilih Dalam 1 jam, Dalam 3 jam, Besok pukul 9:00, Minggu depan (hari kerja yang sama minggu depan pukul 9:00) atau Tanggal dan waktu khusus.
3. Opsional menulis Catatan (opsional) — apa yang harus ditindaklanjuti.
4. Tekan Atur pengingat. Anda melihat Pengingat diatur untuk ... dan Reminder · ... chip pada baris dan header.

Saat waktunya tiba, orang yang mengatur pengingat mendapat banner di bagian atas daftar — Tindak lanjuti [nama] dengan Buka dan Tutup pengingat — serta bunyi lonceng, notifikasi desktop jika diizinkan, dan Pengingat di ikon lonceng. Ubah dengan Ubah pengingat… atau hapus dengan Hapus pengingat (× pada chip). Waktu yang sudah lewat ditolak dengan Pilih waktu di masa depan. Setiap percakapan hanya menyimpan satu pengingat.

Catatan internal

1. Nyalakan Catatan internal di bawah kotak balasan. Kotak berubah menjadi kuning dan bertuliskan Tulis catatan internal (tidak dikirim ke kontak)... (di ponsel atau tablet: Tulis catatan…). Di komputer, baris Tetap ada di percakapan ini. Untuk sesuatu yang bukan tentang pelanggan, gunakan Team. muncul di samping saklar; pada telepon tekan (i) (Tentang catatan internal) di akhir baris tersebut untuk membacanya.
2. Jika perlu, pilih rekan di Ke; pilihan default Semua orang di chat ini menujukannya ke seluruh tim. Hanya rekan yang dapat membuka percakapan ini yang ditawarkan; yang sedang online ditandai titik. Jika percakapan sudah ditugaskan, mereka adalah orang yang ditugaskan dan orang-orang yang dapat melihat semua kotak surat (Pemilik, Admin, dan siapa pun yang diberi Kotak masuk, Lihat semua).
3. Tekan Tambah catatan.

Catatan muncul di percakapan dengan tanda Catatan (dan untuk [nama] jika ditujukan kepada seseorang); rekan yang dituju menerimanya di ikon lonceng di bawah Untuk Anda. Catatan untuk Semua orang di chat ini membunyikan lonceng semua orang yang dapat membuka percakapan kecuali Anda; pada percakapan yang sudah ditugaskan, itu hanya orang yang ditugaskan dan orang-orang yang dapat melihat semua kotak surat. Catatan tetap berada di percakapan ini. Untuk hal yang tidak berkaitan dengan pelanggan, gunakan chat Tim (lihat Obrolan tim). Menulis catatan memerlukan tugas kotak masuk Catatan.

Kartu kontak

Di bagian atas Detail percakapan:

• Telepon (klik untuk menelepon; WhatsApp membuka obrolan WhatsApp dengan nomor tersebut), Email dan Catatan.
• Edit kontak membuka kotak Nama, Telepon, Email, dan Catatan, masing-masing dengan labelnya di atas; tekan Simpan (Kontak diperbarui). Nama menerima hingga 120 karakter: pada batas itu kotak tidak menerima karakter lagi dan Sebuah nama bisa sampai 120 karakter. muncul di bawahnya. Catatan menerima hingga 2.000 karakter: pada batas itu kotak tidak menerima karakter lagi dan Catatan bisa sampai 2.000 karakter. muncul di bawahnya. Nomor Telepon lokal dibaca menurut negara akun Anda dan disimpan dengan + dan kode negara; teks yang bukan nomor telepon menampilkan Itu bukan nomor telepon. Masukkan nomor lokal, atau nomor lengkap yang diawali + dan kode negara. di bawah kotak, dan alamat email yang tidak valid menampilkan Masukkan alamat email seperti name@example.com. Tidak ada yang disimpan sampai keduanya benar. Nama atau catatan yang dulu disimpan lebih panjang menampilkan Gunakan paling banyak 120 karakter untuk nama. atau Gunakan paling banyak 2000 karakter untuk catatan. di bawah kotaknya; persingkat lalu tekan Simpan lagi. Alasan lain yang diberikan server tentang suatu kotak juga ditampilkan di bawah kotak tersebut. Mengosongkan Telepon atau Email lalu menekan Simpan juga menghapusnya dari orang ini di halaman Kontak, tidak hanya dari kotak masuk. Kotak yang memang sudah kosong tidak mengubah halaman Kontak: nomor telepon atau email yang ditambahkan lewat Impor di sana tetap ada saat Anda menyimpan nama atau catatan. Telepon yang diubah menjadi tujuan Kirim template mengirim template WhatsApp untuk percakapan ini sejak saat itu, jadi periksa sebelum mengirimnya. Apa yang Anda ketik di Edit kontak tetap ada meskipun percakapan berubah di sekitarnya (tag, status, pesan baru). Jika orang lain menyimpan kontak ini saat Anda sedang mengedit, formulir menyatakan Kontak ini diubah saat Anda sedang mengedit. Perubahan Anda tetap ada: tekan Simpan untuk menyimpan versi Anda, atau Muat Ulang untuk melihat detail terbaru. Simpan hanya mengirim kotak yang Anda ubah, sehingga kotak yang tidak Anda sentuh tidak pernah mengembalikan telepon, email, atau catatan lama yang baru saja disimpan rekan Anda. Saat rekan menyimpan kontak ini ketika salah satu percakapannya terbuka di layar Anda dan Anda sedang tidak mengedit, kartu menampilkan detail terbaru dengan sendirinya. Menutup Detail percakapan saat ada perubahan yang belum disimpan, atau membuka percakapan lain (dari daftar, Kembali, pencarian, pengingat, notifikasi, atau percakapan lain kontak itu), memunculkan pertanyaan Buang perubahan Anda pada kontak ini?: Tetap mengedit tetap di percakapan ini dengan perubahan Anda, Buang membuangnya dan membuka percakapan lain itu. Tanpa Negara di Detail perusahaan (/app/settings/company), Telepon hanya menerima nomor lengkap yang diawali + dan kode negara: nomor lokal menampilkan Masukkan nomor lengkap yang diawali + dan kode negara, misalnya +44 7400 123456. Akun Anda tidak memiliki negara di Detail perusahaan, sehingga nomor lokal tidak dapat dibaca. di bawah kotak.
• Buka di Kontak membuka orang di halaman Kontak.
• Percakapan lain mencantumkan percakapan lain orang ini beserta statusnya; klik salah satu untuk membukanya.
• Untuk obrolan WhatsApp, Panggilan mencantumkan riwayat panggilan (lihat WhatsApp calls). Panggilan suara WhatsApp segera hadir.

Catatan kontak

Di bawah kartu kontak, Detail percakapan menampilkan apa yang diketahui halaman Kontak tentang orang ini — catatan yang sama, mencakup setiap saluran yang digabungkan ke dalamnya:

• Data kontak: Bahasa, Lokasi (kota dan negara), Waktu setempat mereka (waktu lokal dan zona waktu orang tersebut saat ini — berguna sebelum menelepon atau menjanjikan "hari ini"), Sumber (misalnya Kotak masuk, Impor, atau Iklan Click-to-WhatsApp, dengan Dari iklan: … dan judul iklan jika mereka datang dari iklan) dan Prospek (tahap, Nilai, dan Pemilik, atau Bukan prospek). Catatan lengkap ↗ membuka orang tersebut di halaman Kontak.
• Persetujuan pemasaran: satu chip per saluran yang memiliki keputusan tercatat — misalnya WhatsApp: Setuju, Email: Ditarik, atau WhatsApp: Menghentikan semua pesan. Tidak ada persetujuan yang tercatat di saluran mana pun. berarti belum ada yang mencatatnya. Untuk mencatat persetujuan, tekan Catat persetujuan di Kontak ↗ dan gunakan Catat persetujuan di sana (lihat Persetujuan).
• Kolom kustom: kolom milik workspace sendiri (lihat Kolom kustom) beserta nilai orang ini. Untuk mengubahnya:

1. Tekan Edit kolom.
2. Isi atau ubah nilainya; kosongkan kotak untuk menghapus nilai.
3. Tekan Simpan kolom. Nilai yang tidak sesuai dengan kolomnya (misalnya kata di kolom angka) ditolak beserta alasannya, dan tidak ada yang disimpan.

• Daftar: daftar (audiens statis, lihat Audiens) tempat orang ini berada, sebagai chip — Tidak ada di daftar mana pun. jika tidak ada. Klik nama daftar untuk membukanya di Kontak → Audiens. Di bawah Segmen yang cocok saat ini Anda juga melihat segmen yang kondisinya cocok dengan orang ini saat ini; segmen mengikuti kondisinya, jadi tidak ada yang perlu ditambahkan atau dihapus di sini (klik salah satu untuk melihat semua orang di dalamnya di halaman Kontak). Segmen diperiksa 100 sekaligus; jika ada lebih banyak, Periksa segmen lainnya memeriksa 100 berikutnya. Untuk mengubah daftar:

1. Untuk menambahkan orang tersebut, pilih daftar di Tambahkan ke daftar… dan tekan Tambah. Chip langsung muncul.
2. Untuk mengeluarkannya dari daftar, tekan × pada chip-nya (Keluarkan dari daftar …). Tidak ada hal lain tentang orang tersebut yang berubah, dan Anda dapat menambahkannya kembali.
3. Jika workspace belum memiliki daftar, Anda melihat Workspace ini belum memiliki daftar. dengan Buat di Audiens ↗.

• Siaran WhatsApp: 10 siaran WhatsApp terakhir yang menjangkau orang ini, dengan tanggal dan apa yang terjadi (Dikirim, Terkirim, Dibaca, Dibalas, Gagal, Dilewati, atau Dalam antrean). Klik nama siaran untuk membukanya di halaman Siaran WhatsApp; jika tidak ada, tertulis Belum ada siaran WhatsApp yang menjangkau orang ini.

Edit kolom, Catat persetujuan di Kontak, Tambahkan ke daftar…, dan × pada daftar hanya ditampilkan kepada anggota yang boleh mengubah kontak (tugas Kelola kontak: secara default Pemilik, Admin, dan Editor). Semua orang yang dapat membaca percakapan — termasuk peran Agen yang khusus inbox — dapat membaca catatan dan melihat daftarnya; Agent tidak mendapat tautan ke Kontak, Audiens, atau Siaran WhatsApp, karena halaman-halaman tersebut tertutup bagi mereka.

Jika orang tersebut belum memiliki catatan, bagian ini menampilkan Orang ini belum memiliki catatan kontak. Catatan dibuat dengan pesan berikutnya dari mereka, atau saat Anda menyimpan kartu kontak di atas.

Jika sesuatu salah

• Tindakan gagal → server menolak (sering kali tugas yang hilang seperti Tugaskan). Tanyakan kepada pemilik atau admin.
• Menu Penerima tugas adalah teks biasa, bukan menu → Anda tidak memiliki tugas Tugaskan.
• Tidak dapat memperbarui kontak → memeriksa format email dan telepon lalu mencoba lagi.

Terkait

• Kotak masuk: tur layar
• Arsip, blokir, spam dan hapus
• Pembaruan dan peringatan langsung