Memberi agen kotak surat sendiri

Setiap agen bisa memiliki alamat email mereka sendiri. Surat yang dikirim ke agen tersebut akan masuk ke kotak masuk bersama seperti halnya lainnya, tapi hanya agen itu yang melihatnya - bersama dengan pemilik dan admin, yang melihat setiap kotak surat. Tidak ada anggota tim lain yang tahu surat itu sudah tiba.

Langkah demi langkah (sekali per orang)

1. Buat alamat dengan penyedia email Anda. Kotak surat bersama tidak dikenakan biaya di Microsoft 365: berikan agen Akses Penuh dan Kirim Sebagai di bawah delegasi kotak surat. Kotak surat pengguna berlisensi juga berfungsi, begitu juga kotak surat IMAP apa pun.
2. Undang orang tersebut: Pengaturan → Anggota → undang mereka dengan peran Agen (hanya kotak masuk) kecuali mereka membutuhkan lebih banyak. Alamat yang mereka gunakan untuk masuk tidak harus menjadi alamat tiket mereka.
3. Hubungkan kotak surat: Penyiapan → Akun → Email, ketik alamat kotak surat dan hubungkan (lihat kotak surat Microsoft 365 atau kotak surat Gmail dan IMAP).
4. Serahkan: pada baris akun klik Pengaturan, dan di bawah Siapa yang menerima kotak surat ini pilih agennya. (Hanya untuk pemilik dan admin.)

Sejak saat itu, percakapan tersebut hanya muncul untuk agen tersebut dan pemilik serta admin, dan penghitung, pencarian, pembaruan langsung, serta riwayat kontak semuanya sepakat - tidak ada yang diberitahu tentang email yang tidak bisa mereka buka.

Bidang dan opsi

• Siapa yang menerima kotak surat ini - Semua orang di workspace ini (default untuk kotak surat yang dihubungkan admin): semua orang yang bekerja di kotak masuk melihatnya. Atau satu anggota: Surat di sini masuk ke kotak masuk agen ini. Agen lain tidak dapat melihatnya; pemilik dan admin tetap bisa.

Bagus untuk diketahui

• Kotak surat yang dihubungkan agen dengan kata sandi mereka sendiri (IMAP), atau ditambahkan dengan Tambahkan kotak surat saya, dimulai sebagai milik mereka; pemilik atau admin dapat mengembalikannya ke tim hanya dengan satu klik.
• Seorang admin masih dapat meneruskan satu percakapan kepada orang lain, yang kemudian dapat membaca dan menjawabnya.
• Mengeluarkan anggota akan mengembalikan kotak surat dan percakapan terbuka mereka kepada tim, sehingga tidak ada yang hening karena seseorang pergi.