Demandes : configurer votre calendrier de réservation

Définissez qui les clients peuvent réserver, pour quoi et quand. Vos bots et Ajouter la réservation dans l’onglet Réservations utilisent ensuite le même calendrier : un service de 60 minutes bloque 60 minutes de la journée du membre du personnel concerné, personne n’est réservé pendant une pause ou un jour de repos, et rien n’est réservé en dehors de vos heures d’ouverture. Seuls les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent le modifier.

Ouvrez Demandes → Paramètres (/app/requests/settings/calendar). Paramètres comporte quatre onglets : Calendrier, Personnel, Prestations et Rappels et avis (voir Demandes : rappels et avis). Tant que le calendrier n’est pas activé, chacun des trois premiers affiche Configurer les réservations avec ses quatre étapes et le nombre d’étapes terminées : Horaires d'ouverture, Personnel, Prestations, Activer le calendrier. Sélectionnez une étape pour l’ouvrir.

Une entreprise de services se voit aussi proposer ce parcours sur Aujourd’hui : la carte Prenez des réservations avec le bouton Configurer les réservations (ou Poursuivre la configuration des réservations). Plus tard masque la carte dans ce navigateur.

Si un bot prend déjà des réservations pour vous

Lorsque OmniBrand a configuré un bot de réservation pour vous, les onglets affichent Votre bot a déjà un calendrier. Sélectionnez Copier depuis votre bot : son personnel (par exemple les dentistes), ses services avec la durée des rendez-vous, le délai de réservation à l’avance et ses heures d’ouverture sont copiés dans ce calendrier. Vérifiez-les dans chaque onglet. Votre bot continue de fonctionner exactement comme avant jusqu’à ce que vous activiez ce calendrier.

Étape 1 : heures d’ouverture et règles de réservation (onglet Calendrier)

1. Sous Horaires d'ouverture, réglez chaque jour sur Ouvert ou Fermé. Pour un jour ouvert, indiquez De et À. Sélectionnez Ajouter une plage horaire pour une journée coupée (par exemple de 09:00 à 13:00 et de 16:00 à 21:00 ; jusqu’à quatre plages par jour). Une plage qui se termine avant de commencer passe minuit (de 18:00 à 02:00). Copier le lundi sur tous les jours d'ouverture copie les horaires du lundi. Les heures sont exprimées dans le fuseau horaire de l’espace de travail indiqué dans le texte (modifiez-le dans Paramètres > Espace de travail). Tant que vous ne les avez pas enregistrés, les horaires ne sont qu’une suggestion, et l’encadré Ces horaires sont suggérés et ne sont pas encore enregistrés. Modifiez-les si nécessaire, puis appuyez sur Enregistrer le calendrier. l’indique (l’étape 1 affiche À faire jusque-là).
2. Sous Quand un client réserve, choisissez Confirmer aussitôt ou Approuver chaque demande (pour l’approbation, voir Demandes : réservations).
3. Sous Règles de réservation :

• Intervalle entre les heures de début : de 5 à 120 minutes. Avec 30 minutes, les clients se voient proposer 09:00, 09:30, 10:00 et ainsi de suite. Chaque réservation dure toujours aussi longtemps que son service.
• Délai minimum : de Aucun délai à 48 heures. Les clients ne peuvent pas réserver un créneau plus proche que ce délai ; votre équipe peut toujours ajouter une réservation pour maintenant.
• Réservation possible jusqu'à (jours à l'avance) : de 1 à 365.
• Devise des prix : la devise dans laquelle les prix de vos prestations sont affichés. Au départ, c’est la devise de votre organisation (d’après le Pays dans Informations de l'entreprise, sinon d’après votre fuseau horaire), par exemple PKR au Pakistan ; modifiez-la ici.

4. Sélectionnez Enregistrer le calendrier. Vous voyez Calendrier enregistré. Un problème s’affiche en rouge au-dessus du bouton, par exemple « Lundi : deux plages horaires se chevauchent. Modifiez l’une d’elles. », et rien n’est enregistré tant que vous ne l’avez pas corrigé. Tant qu’un élément de cet onglet n’est pas enregistré, Enregistrer le calendrier reste visible en bas de la fenêtre, avec Vous avez des modifications non enregistrées.

Jours de fermeture (en bas de l’onglet Calendrier) sont les jours fériés où toute l’entreprise est fermée. Choisissez Premier jour et Dernier jour (laissez ce dernier vide pour un seul jour), ajoutez Note (facultatif) et sélectionnez Ajouter des jours d'absence. Supprimer retire à nouveau un jour de fermeture.

Étape 2 : personnel (onglet Staff)

1. Sélectionnez Ajouter un membre du personnel.
2. Renseignez Nom (par exemple le Dr Sara Haddad), choisissez Couleur et laissez Les clients peuvent réserver ce membre du personnel activé.
3. Nombre de réservations simultanées : 1 pour une personne ; davantage pour une salle ou une table qui accueille plusieurs réservations à la fois.
4. Laissez Suit les horaires d'ouverture activé, ou désactivez-le et définissez des Heures de travail propres à la personne pour chaque jour, de la même manière que les heures d’ouverture.
5. Sous Pauses, activez un jour et définissez la pause (par exemple de 13:00 à 14:00). Personne ne peut alors réserver cette personne.
6. Sélectionnez Enregistrer le membre du personnel. Pour une nouvelle personne, la fenêtre reste ouverte et indique Enregistré. Vous pouvez ajouter leurs jours de congé ci-dessous maintenant, ou appuyer sur Terminé. Ajoutez des Jours d'absence : Premier jour, Dernier jour, Note (facultatif), puis Ajouter des jours d'absence. Appuyez sur Terminé pour fermer la fenêtre.

La liste indique la couleur de chaque personne, Horaires d'ouverture ou Horaires propres, le nombre de réservations simultanées et le nombre de jours de repos prévus. Modifier les modifie ; Supprimer demande d’abord confirmation et conserve les réservations déjà prises, avec le nom de la personne. Tant que le calendrier est activé, le dernier membre du personnel actif ne peut être ni supprimé ni désactivé : ajoutez d’abord quelqu’un d’autre, ou désactivez le calendrier.

Étape 3 : services (onglet Services)

1. Sélectionnez Ajouter une prestation.
2. Renseignez Nom (par exemple Blanchiment) et Durée (minutes) : de 5 à 720.
3. Temps libre après (minutes) : temps laissé libre après chaque réservation, par exemple pour ranger (de 0 à 240 ; 0 pour aucun).
4. Prix dans la devise de l’onglet Calendrier, par exemple 200 ou 49.50. Laissez-le vide pour ne pas indiquer de prix.
5. Sous Qui peut la réaliser, cochez les membres du personnel qui assurent ce service. Si vous ne cochez personne, tous les membres du personnel peuvent l’assurer.
6. Laissez Les clients peuvent réserver cette prestation activé et sélectionnez Enregistrer la prestation.

Étape 4 : activer le calendrier (onglet Calendrier)

En haut de l’onglet Calendrier, sous Calendrier, activez Utiliser ce calendrier pour les réservations. Il faut au moins un membre du personnel actif et un service actif ; d’ici là, l’interrupteur est grisé et l’onglet indique ce qu’il faut ajouter. Une fois l’interrupteur activé, vous voyez Le calendrier est activé ; dès lors, vos bots proposent votre personnel et vos services avec leurs propres durées, et Ajouter la réservation réserve dans ce calendrier.

Pour revenir en arrière, désactivez-le et confirmez avec Désactiver. Vos bots reviennent aux paramètres définis pour eux par OmniBrand ; les réservations déjà prises restent inchangées.

Bon à savoir

• Les créneaux proposés aux clients dépendent de la durée du service plus le temps libre prévu après, des horaires propres du membre du personnel moins ses pauses et ses jours de repos, des jours de fermeture, du préavis minimum et du délai de réservation à l’avance.
• Renommer un membre du personnel renomme aussi ses réservations à venir. Supprimer un service ou une personne ne supprime jamais une réservation.
• Les membres qui ne sont ni propriétaires ni administrateurs voient une phrase indiquant que seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier ces paramètres.