Solicitações: configure seu calendário de reservas

Defina quem os clientes podem reservar, para quê e quando. Seus bots e Adicionar reserva na aba Reservas passam a usar o mesmo calendário: um serviço de 60 minutos bloqueia 60 minutos do dia do membro da equipe que o realiza, ninguém é reservado durante um intervalo ou um dia de folga, e nada é reservado fora do seu horário de funcionamento. Somente proprietários e administradores do espaço de trabalho podem alterá-lo.

Abra Solicitações → Configurações (/app/requests/settings/calendar). Configurações tem quatro abas: Agenda, Equipe, Serviços e Lembretes e avisos (veja Solicitações: lembretes e avisos). Enquanto o calendário não estiver ativado, cada uma das três primeiras mostra Configurar agendamentos com suas quatro etapas e quantas já foram concluídas: Horário de funcionamento, Equipe, Serviços, Ativar a agenda. Selecione uma etapa para abri-la.

Uma empresa de serviços também recebe esse caminho em Hoje: o cartão Receba agendamentos com o botão Configurar agendamentos (ou Continuar configurando agendamentos). Agora não oculta o cartão neste navegador.

Se um bot já faz reservas para você

Quando a OmniBrand configurou um bot de reservas para você, as abas mostram Seu bot já tem uma agenda. Selecione Copiar do seu bot: a equipe do bot (por exemplo, os dentistas), os serviços com a duração do atendimento, com quanta antecedência as pessoas podem reservar e o horário de funcionamento são copiados para este calendário. Confira-os em cada aba. Seu bot continua funcionando exatamente como antes até você ativar este calendário.

Etapa 1: horário de funcionamento e regras de reserva (aba Calendário)

1. Em Horário de funcionamento, marque cada dia como Aberto ou Fechado. Para um dia aberto, defina De e Até. Selecione Adicionar horário para um dia com intervalo (por exemplo, das 09:00 às 13:00 e das 16:00 às 21:00; até quatro faixas por dia). Uma faixa que termina antes de começar passa da meia-noite (18:00 às 02:00). Copiar segunda-feira para todos os dias abertos copia o horário de segunda-feira. Os horários estão no fuso horário do espaço de trabalho mostrado no texto (mude-o em Configurações > Espaço de trabalho). Até você salvá-los, os horários são apenas uma sugestão, e a caixa Essas são horas sugeridas e ainda não foram salvas. Mude-as se precisar, depois pressione Salvar calendário. avisa isso (a etapa 1 mostra Pendente até lá).
2. Em Quando um cliente reserva, escolha Confirmar na hora ou Aprovar cada solicitação (para aprovar, veja Solicitações: reservas).
3. Em Regras de agendamento:

• Intervalo entre horários de início: de 5 a 120 minutos. Com 30 minutos, os clientes recebem as opções 09:00, 09:30, 10:00 e assim por diante. Cada reserva continua durando o tempo do seu serviço.
• Antecedência mínima: de Sem antecedência a 48 horas. Os clientes não podem reservar um horário mais próximo que esse prazo; sua equipe ainda pode adicionar uma reserva para agora.
• Com quantos dias de antecedência os clientes podem agendar: de 1 a 365.
• Moeda dos preços: a moeda em que os preços dos seus serviços são mostrados. Ela começa com a moeda da sua organização (definida pelo País em Detalhes da empresa ou, se não houver, pelo seu fuso horário), por exemplo PKR no Paquistão; mude-a aqui.

4. Selecione Salvar agenda. Você vê Agenda salva. Um problema aparece em vermelho acima do botão, por exemplo "Segunda-feira: duas faixas de horário se sobrepõem. Mude uma delas.", e nada é salvo até você corrigi-lo. Enquanto houver algo não salvo nesta aba, Salvar agenda fica visível na parte de baixo da janela, com Você tem alterações não salvas.

Dias fechados (na parte inferior da aba Calendário) são feriados em que toda a empresa está fechada. Escolha Primeiro dia e Último dia (deixe este em branco para um único dia), adicione Observação (opcional) e selecione Adicionar folgas. Remover retira um dia fechado novamente.

Etapa 2: equipe (aba Staff)

1. Selecione Adicionar profissional.
2. Preencha Nome (por exemplo, Dra. Sara Haddad), escolha Cor e deixe Os clientes podem agendar com este profissional ativado.
3. Quantos agendamentos ao mesmo tempo: 1 para uma pessoa; mais para uma sala ou uma mesa que recebe várias reservas ao mesmo tempo.
4. Deixe Trabalha no horário de funcionamento ativado ou desative-o e defina, para cada dia, Horário de trabalho próprio da pessoa, da mesma forma que o horário de funcionamento.
5. Em Pausas, ative um dia e defina o intervalo (por exemplo, das 13:00 às 14:00). Ninguém pode reservar essa pessoa nesse horário.
6. Selecione Salvar profissional. Para uma pessoa nova, a janela continua aberta e mostra Salvo. Agora você pode adicionar os dias de folga abaixo, ou pressionar Concluir. Adicione as Folgas: Primeiro dia, Último dia, Observação (opcional) e depois Adicionar folgas. Pressione Concluir para fechar a janela.

A lista mostra a cor de cada pessoa, Horário de funcionamento ou Horário próprio, quantas reservas ao mesmo tempo e quantos dias de folga estão planejados. Editar altera esses dados; Remover pede confirmação antes e mantém as reservas já feitas, com o nome da pessoa. Enquanto o calendário estiver ativado, o último membro ativo da equipe não pode ser removido nem desativado: adicione outra pessoa primeiro ou desative o calendário.

Etapa 3: serviços (aba Serviços)

1. Selecione Adicionar serviço.
2. Preencha Nome (por exemplo, clareamento) e Duração (minutos): de 5 a 720.
3. Tempo livre depois (minutos): tempo mantido livre após cada reserva, por exemplo para arrumar (de 0 a 240; 0 para nenhum).
4. Preço na moeda da aba Calendário, por exemplo 200 ou 49.50. Deixe em branco para não ter preço.
5. Em Quem pode realizar, marque os membros da equipe que realizam este serviço. Se não marcar ninguém, qualquer membro da equipe pode realizá-lo.
6. Deixe Os clientes podem agendar este serviço ativado e selecione Salvar serviço.

Etapa 4: ative o calendário (aba Calendário)

No topo da aba Calendário, em Agenda, ative Usar esta agenda para agendamentos. É preciso ter pelo menos um membro ativo da equipe e um serviço ativo; até lá, a chave fica acinzentada e a aba informa o que adicionar. Depois de ativado, você verá A agenda está ativada e, a partir daí, seus bots oferecem sua equipe e seus serviços com as respectivas durações, e Adicionar reserva faz as reservas neste calendário.

Para voltar atrás, desative-o e confirme com Desativar. Seus bots voltam às configurações que a OmniBrand definiu para eles; as reservas já feitas permanecem como estão.

Bom saber

• Os horários oferecidos aos clientes resultam da duração do serviço mais o tempo livre depois dele, do horário próprio do membro da equipe menos intervalos e dias de folga, dos dias fechados, do aviso mínimo e da antecedência com que as pessoas podem reservar.
• Renomear um membro da equipe também renomeia as próximas reservas dele. Remover um serviço ou uma pessoa nunca exclui uma reserva.
• Membros que não são proprietários nem administradores veem uma frase informando que somente proprietários e administradores podem alterar essas configurações.