Demandes : réservations

Ouvrez Demandes → Réservations (/app/requests/bookings).

Voir les réservations

1. Choisissez Liste, Jour ou Semaine en haut à gauche.

• Liste : toutes les réservations à partir de la date indiquée dans le champ de date, sur 7 jours, 31 jours ou 90 jours (le menu Afficher). Les demandes En attente d’approbation apparaissent en premier, puis les autres par horaire.
• Jour et Semaine : une colonne par médecin, coiffeur, table ou chambre (Non défini lorsque le bot ne l’a pas demandé). Les demandes en attente d’approbation sont en jaune, celles annulées ou refusées sont estompées.

2. Naviguez avec ‹ et ›, ou appuyez sur Aujourd’hui.
3. Réduisez la liste avec Rechercher un nom, un téléphone, une prestation, Tous les statuts, Toute l’équipe et tous les lieux (avec qui est la réservation : les médecins, stylistes, tables ou salles de vos robots de réservation) et Toutes les prestations (chaque service une fois, quelle que soit sa rédaction).

Les heures sont dans le fuseau horaire de l’entreprise, indiqué au-dessus de la liste (« Heures en Asia/Riyadh (le fuseau horaire de l’entreprise) »).

Jour, Semaine et Aujourd’hui suivent la journée de l’entreprise, où que vous ouvriez la page. Quand les réservations ne tiennent pas sur une seule page, la ligne au-dessus de la liste indique … sur … affichés ; appuyez sur Charger plus pour voir les suivantes.

Approuver ou refuser une demande

Lorsque les paramètres des Demandes indiquent Approuver chaque demande, le bot bloque le créneau et dit au client « Nous avons bien reçu votre demande de réservation… ». La réservation affiche En attente d’approbation.

1. Appuyez sur la réservation.
2. Laissez Informer le client activé pour lui envoyer un message dans sa langue.
3. Appuyez sur Approuver — le statut devient Confirmée et le client est informé de la confirmation.
4. Ou appuyez sur Refuser, indiquez éventuellement la raison dans Pourquoi ne pouvez-vous pas l’accepter ? (facultatif) (le client la lit), puis appuyez de nouveau sur Refuser. Le créneau redevient libre.

Personne n’a décidé ? Deux heures avant l’horaire, l’équipe reçoit un rappel. À l’horaire, la demande est refusée avec le motif "Not confirmed in time", le créneau se libère et le client reçoit « Nous sommes désolés, nous n’avons pas pu confirmer à temps votre demande de réservation pour le … ».

Déplacer une réservation à un autre horaire

1. Ouvrez une réservation En attente d’approbation ou Confirmée qui n’a pas encore eu lieu.
2. Appuyez sur Déplacer à un autre horaire.
3. Le Jour commence le jour de la réservation, donc « une heure plus tard » est un seul clic. Changez-le, ou appuyez sur Jour suivant, puis choisissez l’un des Horaires libres — seuls les horaires disponibles dans vos heures d’ouverture qui ont encore de la place pour toute la durée de la réservation sont proposés.
4. Appuyez sur Déplacer la réservation. Si Informer le client est activé, le client reçoit le nouvel horaire.

Lorsque votre propre calendrier est activé (Configuration du calendrier), les Horaires libres suivent les horaires, les pauses et les jours d’absence du membre du personnel. Sans aucun calendrier, vous saisissez l’Heure. Une heure déjà passée est acceptée (pour enregistrer une visite) et le signale : « Cette heure est déjà passée… ». Si une autre réservation pour la même personne existe déjà à cette heure, la fenêtre affiche Il y a déjà une réservation à cette heure avec qui et quand : appuyez sur Déplacer quand même ou sur Choisir une autre heure.

Indiquer qui est venu, annuler

• Après l’heure de début de la réservation : Venu ou Absent. Avant, ces boutons ne sont pas proposés.
• Annuler la réservation ouvre une case qui demande « Annuler la réservation pour ... sur ... ? Le temps devient libre pour les autres clients. » Tapez une raison dans Pourquoi est-elle annulée ? (facultatif) Si vous voulez que le client la lise, appuyez sur Annuler. Retour conserve la réservation. Il n’y a pas de seconde question.
• Une réservation annulée ou refusée qui est encore en avance peut être confirmée à nouveau avec Confirmer à nouveau, si le temps reste de la place. Motif de l’annulation et Motif du refus , alors laissez les détails ; l’ancienne raison reste dans la chronologie.

Ajouter une réservation à la main (sans rendez-vous ou par téléphone)

1. Appuyez sur Ajouter une réservation.
2. Sous Qui, recherchez vos contacts par nom ou téléphone et appuyez sur Choisir — ou tapez Nom et Téléphone. Un numéro de téléphone tapé est enregistré avec son indicatif pays (un numéro local est lu dans le pays de votre organisation, les détails du Pays dans Informations de l'entreprise, /app/settings/company; sans aucun défini, dans le pays de votre fuseau horaire). La personne est trouvée dans les Contacts par ce numéro, ou ajoutée là, de sorte que la réservation apparaît sur sa page de contact ; lorsqu’elle discute déjà avec vous, la réservation rejoint ce chat.
3. Choisissez le Calendrier (si vous avez plusieurs bots de réservation ; seuls les bots qui prennent des réservations sont listés), Avec (un médecin, un coiffeur, une table…) et, si vous le souhaitez, Prestation et Personnes. Lorsque le bot du calendrier propose une liste de prestations, Prestation correspond à cette liste (ou Aucun service), de sorte qu’une réservation ajoutée à la main et celles du bot comptent comme la même prestation. Avec N’importe qui, seuls les horaires où au moins l’une de ces personnes est libre sont proposés, et la réservation va à la première personne libre. Un soin qui indique sa durée (voir ci-dessous) l’affiche, par exemple « Blanchiment (60 min) », et seuls les horaires où il reste assez de temps pour cette durée sont proposés. Lorsque votre propre calendrier est activé (Configuration du calendrier), c’est le seul calendrier : Avec liste votre personnel actif (uniquement les personnes qui assurent la Prestation choisie), Prestation liste vos prestations avec leur durée, par exemple « Coupe (30 min) », les horaires libres suivent les horaires, les pauses et les jours d’absence de chaque personne, et N’importe qui attribue la réservation à la première personne libre.
4. Sans calendrier (aucun bot de réservation et votre propre calendrier désactivé), saisissez Avec (facultatif) (un dentiste, un coiffeur, un fauteuil ou une salle) et choisissez la Durée du rendez-vous (de 15 à 120 min), pour que les vues Jour et Semaine affichent le créneau réel.
5. Sous Quand, choisissez un jour et l’un des horaires libres. Sans calendrier, vous saisissez l’Heure. Une heure déjà passée est acceptée (pour enregistrer un client venu sans rendez-vous) et indique « Cette heure est déjà passée… ».
6. Notes facultatives. Si vous avez choisi un contact, Envoyer une confirmation au client lui envoie un message. Si la personne choisie n’a pas de conversation avec vous (par exemple, elle a seulement commenté une publication), la fenêtre affiche Aucune conversation avec cette personne : elle ne recevra aucun message au sujet de cette demande. à la place de l’interrupteur, et rien n’est envoyé.
7. Appuyez sur Ajouter une réservation. Elle est immédiatement Confirmée et s’ouvre dans son panneau. Annuler ferme la fenêtre sans l’ajouter.

Sans calendrier, l’application ne sait pas combien de personnes vous pouvez recevoir en même temps. Si une réservation pour le même Avec (ou, si personne n’est indiqué, n’importe quelle réservation sans personne indiquée) existe déjà à cette heure, vous voyez Il y a déjà une réservation à cette heure avec le nom et les horaires. Appuyez sur Ajouter quand même pour un deuxième fauteuil, ou sur Choisir une autre heure. Lorsque votre propre calendrier est activé, ce même encadré ne s’affiche que si le membre du personnel n’a plus de place à cette heure (son Nombre de réservations simultanées, réservations des bots comprises).

Traitements et services avec leur propre durée

Dans les paramètres de votre bot de réservation, écrivez chaque traitement comme Nom | minutes | prix, par exemple Blanchiment | 60 | 200 USD (une étiquette comme « Blanchiment - 60 min - 200 USD » convient aussi). Le robot affiche alors « Blanchiment », enregistre « Blanchiment » sur la réservation, et occupe le dentiste pendant les 60 minutes : 10h00 et 10h30 sont toutes deux prises, et un traitement de 60 minutes n’est jamais proposé à 16h30 lorsque vous fermez à 17h00. Un traitement sans minutes prend la durée du rendez-vous (minutes).

Fois que le bot propose

Le bot indique jusqu’à 10 jours ou heures. Lorsqu’il y en a plus, il affiche 8 avec Plus tard (et Plus tôt sur les pages suivantes), ce qui permet de réserver les après-midis et les jours plus tardifs. Un client peut aussi taper un temps libre, comme « 16h00 » ou « 16h ».

Les statuts

• En attente d’approbation — le bot bloque le créneau ; vous approuvez ou refusez.
• Confirmée — réservée. Les demandes comme les réservations confirmées bloquent leur place, de sorte que le bot ne propose jamais un créneau complet.
• Refusée — vous avez refusé la demande, ou personne n’a décidé avant l’horaire ("Not confirmed in time").
• Annulée — par le client (dans la conversation ou en répondant 2 à un rappel) ou par votre équipe.

Dans le chat, Mes réservations affiche au client uniquement ses propres réservations : celles faites dans le même chat, ou, en WhatsApp, celles avec le numéro depuis lequel il écrit. Un numéro de téléphone tapé dans le chat n’est jamais utilisé pour trouver des réservations, donc personne ne peut voir ou annuler la réservation de quelqu’un d’autre en tapant le numéro de cette personne. Un client qui a réservé sur un autre canal (ou que votre équipe a réservé par téléphone) et ne peut pas voir sa réservation peut demander à votre équipe, qui la déplace ou l’annule sur cette page. Une demande pas encore approuvée est marquée « (en attente de confirmation) » dans Mes réservations.

• Venu, Absent — après la visite.

Lorsque la liste est vide

• Sans bot qui prend des réservations : Pas encore de réservations et « Configurez votre calendrier (personnel, services et horaires d’ouverture) pour que votre équipe et vos bots réservent des créneaux libres, ou appuyez sur Ajouter la réservation pour réserver quelqu’un maintenant… ». Configurer les réservations ouvre la configuration du calendrier (/app/requests/settings/calendar), Ajouter une réservation réserve quelqu’un tout de suite, et Configurer votre bot (Gérer vos bots si vous avez des bots) ouvre la page Bots de messagerie, dans le menu sous Interagir.
• Lorsque votre propre calendrier est activé : « Votre calendrier est activé. Appuyez sur Ajouter la réservation pour réserver un client sur un créneau libre… », avec Ajouter une réservation et le bouton des bots.
• Avec un bot qui prend des réservations, ou des réservations dans un autre statut : Aucune réservation sur cette période — modifiez les dates ou les filtres.

Les demandes qui attendent votre décision

Le nombre sur l’onglet Réservations compte toutes les demandes en attente d’approbation encore à venir, à n’importe quelle date. Appuyez sur l’onglet quand il affiche un nombre pour voir exactement ces demandes. Sur la page, le bouton au-dessus de la liste les affiche aussi, et Afficher toutes les réservations revient aux dates.

Règles d’une décision

Une demande en attente d’approbation ne peut pas être marquée comme venue ou absente : approuvez-la ou refusez-la d’abord. Une demande refusée reste refusée. Elle peut seulement être confirmée à nouveau.

Réservations déplacées et réservations d’un bot déconnecté

Une réservation déplacée à un autre moment reçoit à nouveau ses rappels pour la nouvelle heure.

Lorsque vous approuvez chaque demande (Demandes > Paramètres) et qu’un client change l’heure dans le chat (Mes rendez-vous > Changer l’heure), le bot ne demande plus son nom, son téléphone ou son traitement. Sa réservation actuelle reste Confirmée et le bot lui dit « Votre réservation actuelle reste telle qu’elle est jusqu’à confirmation de la nouvelle heure. » Lorsque vous approuvez la nouvelle heure, l’ancienne réservation est annulée (« Déplacée à une nouvelle heure par le client »). Si vous la refusez, ou si personne ne décide à temps, l’ancienne réservation reste. Si le bot qui a pris une réservation a été déconnecté, son calendrier disparaît : lorsque vous déplacez la réservation, choisissez le jour et tapez l’heure à la place.

Réponses 1 ou 2 à un rappel

Une réponse 1 ou 2 répond à un rappel quand ce rappel était le dernier message envoyé au client. Cela fonctionne aussi quand un membre de l’équipe a la conversation dans la boîte de réception, pendant une conversation avec un bot et pendant que les bots sont en pause. Si autre chose a été envoyé après le rappel, comme un menu du bot ou un message de votre équipe, le 1 ou le 2 est un message ordinaire. La conversation reçoit une note avec la réponse.