Solicitudes: reservas

Abra Solicitudes → Reservas (/app/requests/bookings).

Ver las reservas

1. Elija Lista, Día o Semana arriba a la izquierda.

• Lista: todas las reservas desde la fecha del cuadro de fecha durante 7 días, 31 días o 90 días (el menú Mostrar). Las solicitudes Pendiente de aprobación aparecen primero y después el resto por hora.
• Día y Semana: una columna por médico, estilista, mesa o habitación (Sin definir cuando el bot no lo preguntó). Las solicitudes pendientes de aprobación aparecen en amarillo; las canceladas y rechazadas, atenuadas.

2. Desplácese con ‹ y ›, o pulse Hoy.
3. Reduce la lista con Buscar nombre, teléfono, servicio, Todos los estados, Todo el equipo y los lugares (con quién es la reserva: los médicos, estilistas, mesas o habitaciones de tus bots de reserva) y Todos los servicios (cada servicio una vez, como se haya escrito).

Las horas están en la zona horaria del negocio, indicada encima de la lista («Horas en Asia/Riyadh (la zona horaria del negocio)»).

Día, Semana y Hoy siguen el día del negocio, desde donde abra la página. Cuando hay más reservas de las que caben en una página, la línea sobre la lista indica Mostrando … de …; pulse Cargar más para ver las siguientes.

Aprobar o rechazar una solicitud

Cuando los ajustes de Solicitudes indican Aprobar cada solicitud, el bot retiene la hora y le dice al cliente «Hemos recibido su solicitud de reserva…». La reserva muestra Pendiente de aprobación.

1. Pulse la reserva.
2. Deje Avisar al cliente activado para enviarle un mensaje en su idioma.
3. Pulse Aprobar — el estado pasa a Confirmada y se avisa al cliente de que está confirmada.
4. O pulse Rechazar, escriba opcionalmente el motivo en ¿Por qué no puede aceptarla? (opcional) (el cliente lo lee) y vuelva a pulsar Rechazar. La hora queda libre.

¿Nadie decidió? Dos horas antes de la hora, el equipo recibe un recordatorio. Cuando llega la hora, la solicitud se rechaza con el motivo "Not confirmed in time", el horario queda libre y el cliente recibe «Lo sentimos, no pudimos confirmar a tiempo su solicitud de reserva para el …».

Cambiar una reserva a otra hora

1. Abra una reserva que esté Pendiente de aprobación o Confirmada y que aún no haya llegado.
2. Pulse Cambiar a otra hora.
3. El Día comienza en el propio día de la reserva, así que "una hora después" es un toque. Cámbialo o pulsa Día siguiente, luego elige uno de los Horas libres — solo se ofrecen los horarios dentro de tu horario de apertura que aún tengan espacio para toda la duración de la reserva.
4. Pulse Cambiar la reserva. Con Avisar al cliente activado, el cliente recibe la nueva hora.

Con tu propio calendario activado (Configuración del calendario), las Horas libres siguen el horario, los descansos y los días libres del miembro del personal. Sin ningún calendario, escribes la Hora. Se permite una hora que ya ha pasado (para registrar una visita) y se avisa: “Esta hora ya ha pasado…”. Si ya hay otra reserva para la misma persona a esa hora, el diálogo muestra Ya hay una reserva a esta hora con quién y cuándo: pulsa Mover igualmente o Elegir otra hora.

Marcar quién asistió, cancelar

• Después de la hora de inicio de la reserva: Asistió o No asistió. Antes de esa hora estos botones no se ofrecen.
• Cancelar reserva abre una casilla que pregunta "Cancelar la reserva para ... ¿en ...? El tiempo queda libre para otros clientes." Escribe una razón en ¿Por qué se cancela? (opcional) Si quieres que el cliente la lea, pulsa Cancelar. Atrás mantiene la reserva. No hay segunda pregunta.
• Una reserva cancelada o rechazada que aún esté por delante puede confirmarse de nuevo con Confirmar de nuevo, si la hora aún queda disponible. Motivo de la cancelación y Motivo del rechazo , entonces deja los detalles; la razón antigua permanece en la línea temporal.

Añadir una reserva a mano (presencial o por teléfono)

1. Pulse Añadir reserva.
2. En Quién, busca tus contactos por nombre o teléfono y pulsa Elegir — o escribe Nombre y Teléfono. Un número de teléfono escrito se guarda con su código de país (un número local se lee en el país de tu organización, los datos del País en la Detalles de la empresa, /app/settings/company; sin ningún activado, en el país de tu zona horaria). La persona se encuentra en Contactos por ese número, o se añade allí, de modo que la reserva aparece en su página de contacto; cuando ya chatean contigo, la reserva se une a ese chat.
3. Elige el Calendario (cuando tienes más de un bot de reservas; solo aparecen los bots que aceptan reservas), Con (un médico, un estilista, una mesa…) y, opcionalmente, Servicio y Personas. Cuando el bot del calendario ofrece una lista de servicios, Servicio es esa lista (o Sin servicio), de modo que una reserva añadida a mano y las reservas del bot cuentan como el mismo servicio. Con Cualquiera, solo se ofrecen horas en las que al menos uno de ellos está libre, y la reserva va al primero que esté libre. Un tratamiento que indica su duración (ver más abajo) la muestra, por ejemplo “Blanqueamiento (60 min)”, y solo se ofrecen horas con espacio para esa duración. Cuando tu propio calendario está activado (Configuración del calendario), es el único calendario: Con muestra tu personal activo (solo quienes hacen el Servicio elegido), Servicio muestra tus servicios con su duración, por ejemplo “Corte de pelo (30 min)”, las horas libres siguen el horario, los descansos y los días libres de cada persona, y Cualquiera va a la primera persona libre.
4. Sin calendario (sin bot de reservas y con tu propio calendario desactivado), escribe Con (opcional) (un dentista, un estilista, un sillón o una sala) y elige la Duración de la reserva (de 15 a 120 min), para que Día y Semana muestren el bloque real.
5. En Cuándo, elige un día y una de las horas libres. Sin calendario, escribes la Hora. Se permite una hora que ya ha pasado (para registrar a un cliente sin cita) y se avisa con “Esta hora ya ha pasado…”.
6. Notas opcionales. Si eligió un contacto, Enviar una confirmación al cliente le envía un mensaje. Si la persona elegida no tiene una conversación con usted (por ejemplo, solo comentó una publicación), la ventana muestra No hay conversación con esta persona: no recibirá mensajes sobre esta solicitud. en lugar del interruptor, y no se envía nada.
7. Pulsa Añadir reserva. Queda Confirmada al instante y se abre en su panel. Cancelar cierra la ventana sin añadirla.

Sin calendario, la aplicación no sabe a cuántas personas puedes atender a la vez. Si ya hay una reserva a esa hora para el mismo Con (o, si no se indica a nadie, cualquier reserva sin nadie indicado), ves Ya hay una reserva a esta hora con el nombre y las horas. Pulsa Añadir igualmente para un segundo sillón, o Elegir otra hora. Con tu propio calendario activado, el mismo recuadro solo aparece cuando el miembro del personal no tiene más espacio a esa hora (su Cuántas reservas a la vez, contando también las reservas de los bots).

Tratamientos y servicios con su propia duración

En la configuración de tu bot de reserva, escribe cada tratamiento como Nombre | minutos | precio, por ejemplo Blanqueamiento | 60 | USD 200 (una etiqueta como "Blanqueamiento - 60 min - USD 200" también sirve). El bot muestra "Blanqueamiento", almacena "Blanqueamiento" en la reserva y mantiene ocupado al dentista durante los 60 minutos completos: se toman ambas las 10:00 y las 10:30, y nunca se ofrece un tratamiento de 60 minutos a las 16:30 cuando cierras a las 17:00. Un tratamiento sin minutos dura la cita (minutos).

Tiempos que ofrece el bot

El bot indica hasta 10 días o horarios. Cuando hay más, muestra 8 con Después (y Antes en las siguientes páginas), por lo que se pueden reservar tardes y días posteriores. Un cliente también puede escribir un tiempo libre, como "16:00" o "4 pm".

Los estados

• Pendiente de aprobación — el bot retiene la hora; usted la aprueba o la rechaza.
• Confirmada — reservada. Tanto las solicitudes como las reservas confirmadas ocupan su lugar, así que el bot nunca ofrece una hora completa.
• Rechazada — usted rechazó la solicitud, o nadie decidió antes de su hora ("Not confirmed in time").
• Cancelada — por el cliente (en la conversación o respondiendo 2 a un recordatorio) o por su equipo.

En el chat, Mis reservas muestra al cliente solo sus propias reservas: las hechas en el mismo chat o, en WhatsApp, las que tienen el número desde el que escribe. Un número de teléfono escrito en el chat nunca se usa para encontrar reservas, por lo que nadie puede ver o cancelar la reserva de otra persona escribiendo el número de esa persona. Un cliente que haya reservado en otro canal (o que tu equipo haya reservado por teléfono) y no pueda ver su reserva puede preguntar a tu equipo quién la mueve o cancela en esta página. Una solicitud aún no aprobada aparece marcada «(pendiente de confirmación)» en Mis reservas.

• Asistió, No asistió — después de la visita.

Cuando la lista está vacía

• Sin ningún bot que haga reservas: Aún no hay reservas y “Configura tu calendario (personal, servicios y horarios) para que tu equipo y tus bots reserven los horarios libres, o pulsa Añadir reserva para reservar a alguien ahora…”. Configurar reservas abre la configuración del calendario (/app/requests/settings/calendar), Añadir reserva sirve para reservar a alguien ahora y Configurar su bot (Gestionar sus bots cuando tienes bots) abre la página Bots de la bandeja de entrada, en el menú dentro de Interactuar.
• Con tu propio calendario activado: “Tu calendario está activado. Pulsa Añadir reserva para reservar a un cliente en una hora libre…”, con Añadir reserva y el botón de los bots.
• Con un bot que hace reservas, o con reservas en otro estado: No hay reservas en este periodo — cambia las fechas o los filtros.

Solicitudes que esperan tu decisión

El número de la pestaña Reservas cuenta todas las solicitudes pendientes de aprobación que aún no han llegado, en cualquier fecha. Pulsa la pestaña cuando muestre un número para ver exactamente esas solicitudes. En la página, el botón situado encima de la lista también las muestra, y Mostrar todas las reservas vuelve a las fechas.

Reglas de una decisión

Una solicitud pendiente de aprobación no se puede marcar como que vino o no vino: apruébala o recházala primero. Una solicitud rechazada sigue rechazada. Solo se puede volver a confirmar.

Reservas movidas y reservas de un bot desconectado

Una reserva trasladada a otro momento vuelve a recibir sus recordatorios para la nueva hora.

Cuando apruebas cada solicitud (Solicitudes > Configuración) y un cliente cambia la hora en el chat (Mis citas > Cambiar la hora), el bot no vuelve a preguntar su nombre, teléfono o tratamiento. Su reserva actual permanece Confirmada y el bot les dice: "Tu reserva actual permanece igual hasta que confirmemos la nueva hora." Cuando apruebas la nueva hora, la reserva antigua se cancela ("Movida a una nueva hora por el cliente"). Si la rechazas, o nadie decide a tiempo, la reserva antigua se mantiene. Si el bot que tomó una reserva fue desconectado, su calendario desaparecerá: cuando mueves la reserva, elige el día y escribe la hora en su lugar.

Respuestas 1 o 2 a un recordatorio

Una respuesta 1 o 2 responde a un recordatorio cuando ese recordatorio fue el último mensaje enviado al cliente. También funciona cuando un miembro del equipo tiene el chat en la bandeja de entrada, mientras hay una conversación con un bot y mientras los bots están en pausa. Si después del recordatorio se envió otra cosa, como un menú del bot o un mensaje de tu equipo, el 1 o el 2 es un mensaje normal. El chat recibe una nota con la respuesta.