Solicitações: reservas

Abra Solicitações → Reservas (/app/requests/bookings).

Ver as reservas

1. Escolha Lista, Dia ou Semana no canto superior esquerdo.

• Lista: todas as reservas a partir da data na caixa de data por 7 dias, 31 dias ou 90 dias (o menu Mostrar). As solicitações Aguardando aprovação vêm primeiro, depois por horário.
• Dia e Semana: uma coluna por médico, cabeleireiro, mesa ou quarto (Não definido quando o bot não perguntou). As solicitações aguardando aprovação ficam em amarelo; as canceladas e recusadas, esmaecidas.

2. Navegue com ‹ e ›, ou pressione Hoje.
3. Reduza a lista com Pesquisar nome, telefone, serviço, Todos os status, Toda a equipe e locais (com quem é a reserva: os médicos, estalieiros, mesas ou salas dos seus bots de agendamento) e Todos os serviços (cada serviço uma vez, seja qual for a escrita).

Os horários estão no fuso horário da empresa, indicado acima da lista ("Horários em Asia/Riyadh (o fuso horário da empresa)").

Dia, Semana e Hoje seguem o dia da empresa, onde quer que você abra a página. Quando há mais reservas do que cabem em uma página, a linha acima da lista mostra Mostrando … de …; toque em Carregar mais para ver as próximas.

Aprovar ou recusar uma solicitação

Quando as configurações de Solicitações estão em Aprovar cada solicitação, o bot reserva o horário e diz ao cliente "Recebemos o seu pedido de reserva…". A reserva mostra Aguardando aprovação.

1. Pressione a reserva.
2. Deixe Avisar o cliente ativado para enviar uma mensagem no idioma dele.
3. Pressione Aprovar — o status passa a Confirmada e o cliente é avisado de que está confirmada.
4. Ou pressione Recusar, opcionalmente escreva o motivo em Por que não pode aceitá-la? (opcional) (o cliente lê) e pressione Recusar novamente. O horário fica livre.

Ninguém decidiu? Duas horas antes do horário, a equipe recebe um lembrete. Quando chega o horário, o pedido é recusado com o motivo "Not confirmed in time", o horário fica livre e o cliente recebe “Lamentamos, não conseguimos confirmar a tempo seu pedido de reserva para …”.

Mudar uma reserva para outro horário

1. Abra uma reserva que esteja Aguardando aprovação ou Confirmada e que ainda não tenha acontecido.
2. Pressione Mudar para outro horário.
3. O Dia começa no próprio dia da reserva, então "uma hora depois" é um toque. Mude ou pressione Dia seguinte, depois escolha um dos Horários livres — apenas horários dentro do seu horário de funcionamento que ainda houver espaço para toda a duração da reserva são oferecidos.
4. Pressione Remarcar a reserva. Com Avisar o cliente ativado, ele recebe o novo horário.

Com a sua própria agenda ativada (Configuração da agenda), os Horários livres seguem o expediente, as pausas e as folgas do profissional. Sem nenhuma agenda, você digita o Horário. Um horário que já passou é permitido (para registrar uma visita) e isso é avisado: "Este horário já passou…". Se já houver outra reserva para a mesma pessoa nesse horário, a janela mostra Já existe uma reserva neste horário com quem e quando: pressione Mover mesmo assim ou Escolher outro horário.

Marcar quem compareceu, cancelar

• Depois do horário de início da reserva: Compareceu ou Não compareceu. Antes disso, esses botões não aparecem.
• Cancelar reserva abre uma caixa que pergunta "Cancelar a reserva para ... em ...? O tempo fica livre para outros clientes." Digite um motivo em Por que está sendo cancelada? (opcional) Se quiser que o cliente leia, pressione Cancelar. Voltar mantém a reserva. Não há segunda pergunta.
• Uma reserva cancelada ou recusada que ainda está adiantada pode ser confirmada novamente com Confirmar novamente, se ainda houver espaço. Motivo do cancelamento e Motivo da recusa , então deixe os detalhes; a razão antiga permanece na linha do tempo.

Adicionar uma reserva manualmente (presencial ou por telefone)

1. Pressione Adicionar reserva.
2. Em Quem, pesquise seus contatos por nome ou telefone e pressione Escolher — ou digite Nome e Telefone. Um número de telefone digitado é salvo com seu código de país (um número local é lido no país da sua organização, os dados do País na Detalhes da empresa, /app/settings/company; sem nenhum definido, no país do seu fuso horário). A pessoa é encontrada em Contatos por esse número, ou adicionada lá, para que a reserva apareça na página de contato; quando ela já conversa com você, a reserva entra nesse chat.
3. Escolha o Calendário (quando você tem mais de um bot de reservas; só aparecem os bots que aceitam reservas), Com (um médico, cabeleireiro, mesa…) e, se quiser, Serviço e Pessoas. Quando o bot da agenda oferece uma lista de serviços, Serviço é essa lista (ou Sem serviço), de modo que uma reserva adicionada manualmente e as reservas do bot contam como o mesmo serviço. Com Qualquer pessoa, só são oferecidos horários em que pelo menos um deles está livre, e a reserva vai para o primeiro que estiver livre. Um tratamento que informa a sua duração (veja abaixo) a mostra, como "Clareamento (60 min)", e só são oferecidos horários com espaço para essa duração. Quando a sua própria agenda está ativada (Configuração da agenda), ela é a única agenda: Com lista os seus profissionais ativos (só os que fazem o Serviço escolhido), Serviço lista os seus serviços com a duração, como "Corte de cabelo (30 min)", os horários livres seguem o expediente, as pausas e as folgas de cada pessoa, e Qualquer pessoa vai para a primeira pessoa livre.
4. Sem agenda (sem bot de reservas e com a sua própria agenda desativada), digite Com (opcional) (um dentista, cabeleireiro, cadeira ou sala) e escolha a Duração da reserva (de 15 a 120 min), para que Dia e Semana mostrem o bloco real.
5. Em Quando, escolha um dia e um dos horários livres. Sem agenda, você digita o Horário. Um horário que já passou é permitido (para registrar um cliente que chegou sem marcar) e mostra "Este horário já passou…".
6. Observações opcionais. Quando você escolheu um contato, Enviar uma confirmação ao cliente envia uma mensagem para ele. Se a pessoa escolhida não tem conversa com você (por exemplo, só comentou uma publicação), a janela mostra Não há conversa com esta pessoa: ela não receberá mensagens sobre este pedido. no lugar da chave, e nada é enviado.
7. Pressione Adicionar reserva. Ela fica Confirmada na hora e abre no seu painel lateral. Cancelar fecha a janela sem adicioná-la.

Sem agenda, o app não sabe quantas pessoas você consegue atender ao mesmo tempo. Se já houver nesse horário uma reserva para o mesmo Com (ou, sem ninguém indicado, qualquer reserva sem ninguém indicado), você vê Já existe uma reserva neste horário com o nome e os horários. Pressione Adicionar mesmo assim para uma segunda cadeira, ou Escolher outro horário. Com a sua própria agenda ativada, a mesma caixa só aparece quando o profissional não tem mais espaço nesse horário (o seu Quantos agendamentos ao mesmo tempo, contando também as reservas dos bots).

Tratamentos e serviços com sua própria duração

Nas configurações do seu bot de agendamento, escreva cada tratamento como Nome | minutos | preço, por exemplo Clareamento | 60 | USD 200 (um rótulo como "Clareamento - 60 min - USD 200" também funciona). O bot então mostra "Clareamento", armazena "Clareamento" na reserva e mantém o dentista ocupado durante os 60 minutos: 10:00 e 10:30 são ambas feitas, e um tratamento de 60 minutos nunca é oferecido às 16:30 quando você fecha às 17:00. Um tratamento sem minutos ocupa o tempo da consulta (minutos).

Vezes que o bot oferece

O bot lista até 10 dias ou horários. Quando há mais, mostra 8 com Depois (e Antes nas páginas seguintes), então tardes e dias posteriores podem ser reservados. O cliente também pode digitar um tempo livre, como "16:00" ou "16h".

Os status

• Aguardando aprovação — o bot reserva o horário; você aprova ou recusa.
• Confirmada — reservado. Solicitações e reservas confirmadas ocupam a vaga, então o bot nunca oferece um horário lotado.
• Recusada — você recusou a solicitação, ou ninguém decidiu antes do horário ("Not confirmed in time").
• Cancelada — pelo cliente (na conversa ou respondendo 2 a um lembrete) ou pela sua equipe.

No chat, Minhas reservas mostra ao cliente apenas suas próprias reservas: as feitas no mesmo chat ou, em WhatsApp, as que têm o número de onde está escrevendo. Um número de telefone digitado no chat nunca é usado para encontrar reservas, então ninguém pode ver ou cancelar a reserva de outra pessoa digitando o número dessa pessoa. Um cliente que fez a reserva em outro canal (ou que sua equipe reservou por telefone) e não pode ver a reserva pode perguntar à sua equipe, que muda ou cancela na página. Um pedido ainda não aprovado aparece com “(aguardando confirmação)” em Minhas reservas.

• Compareceu, Não compareceu — depois da visita.

Quando a lista está vazia

• Sem nenhum bot que faça reservas: Ainda não há reservas e "Configure seu calendário (equipe, serviços e horário de funcionamento) para que sua equipe e seus bots reservem horários livres, ou aperte Adicionar reserva para agendar alguém agora…". Configurar agendamentos abre a configuração da agenda (/app/requests/settings/calendar), Adicionar reserva agenda alguém agora e Configurar seu bot (Gerenciar seus bots quando você tem bots) abre a página Bots da caixa de entrada, no menu em Engajar.
• Com a sua própria agenda ativada: "Seu calendário está ligado. Pressione Adicionar reserva para reservar um cliente em um horário livre…", com Adicionar reserva e o botão dos bots.
• Com um bot que faz reservas, ou com reservas em outro status: Nenhuma reserva neste período — mude as datas ou os filtros.

Solicitações que aguardam sua decisão

O número na aba Reservas conta todas as solicitações aguardando aprovação que ainda estão por vir, em qualquer data. Toque na aba quando ela mostrar um número para ver exatamente essas solicitações. Na página, o botão acima da lista também as mostra, e Mostrar todas as reservas volta para as datas.

Regras de uma decisão

Uma solicitação aguardando aprovação não pode ser marcada como compareceu ou não compareceu: aprove-a ou recuse-a primeiro. Uma solicitação recusada continua recusada. Ela só pode ser confirmada novamente.

Reservas movidas e reservas de um bot desconectado

Uma reserva movida para outro horário recebe novamente seus lembretes para a nova época.

Quando você aprova cada solicitação (Solicitações > Configurações) e um cliente muda o horário no chat (Meus compromissos > Alterar o horário), o bot não pergunta novamente o nome, telefone ou o tratamento. A reserva atual permanece Confirmada e o bot diz "Sua reserva atual permanece como está até confirmarmos o novo horário." Quando você aprova o novo horário, a reserva antiga é cancelada ("Movida para um novo horário pelo cliente"). Se você recusar, ou ninguém decidir a tempo, a reserva antiga permanece. Se o bot que aceitou a reserva foi desconectado, o calendário dele desaparece: quando você mover a reserva, escolha o dia e digite o horário.

Respostas 1 ou 2 a um lembrete

Uma resposta 1 ou 2 responde a um lembrete quando esse lembrete foi a última mensagem enviada ao cliente. Isso também vale quando um membro da equipe está com a conversa na caixa de entrada, durante uma conversa com um bot e enquanto os bots estão pausados. Se outra coisa foi enviada depois do lembrete, como um menu do bot ou uma mensagem da sua equipe, o 1 ou o 2 é uma mensagem comum. A conversa recebe uma nota com a resposta.