Anfragen: Buchungen

Öffnen Sie Anfragen → Buchungen (/app/requests/bookings).

Buchungen ansehen

1. Wählen Sie oben links Liste, Tag oder Woche.

• Liste: alle Buchungen ab dem Datum im Datumsfeld für 7 Tage, 31 Tage oder 90 Tage (das Menü Zeigen). Anfragen mit dem Status Wartet auf Genehmigung stehen zuerst, danach nach Uhrzeit.
• Tag und Woche: eine Spalte je Arzt, Stylist, Tisch oder Zimmer (Nicht festgelegt, wenn der Bot nicht danach gefragt hat). Anfragen, die auf Genehmigung warten, sind gelb, stornierte und abgelehnte sind blass dargestellt.

2. Blättern Sie mit ‹ und › oder klicken Sie auf Heute.
3. Schränken Sie die Liste ein: Name, Telefon, Leistung suchen, Alle Status, Alle Mitarbeiter und Orte (bei wem die Buchung stattfindet: Ärzte, Stylisten, Tische oder Zimmer Ihrer Buchungsbots) und Alle Leistungen (jede Leistung einmal, wie auch immer sie geschrieben wurde).

Die Uhrzeiten gelten in der Zeitzone des Unternehmens, die über der Liste genannt wird („Zeiten in Asia/Riyadh (Zeitzone des Unternehmens)“).

Tag, Woche und Heute folgen dem Tag des Unternehmens, egal wo Sie die Seite öffnen. Passen nicht alle Buchungen auf eine Seite, zeigt die Zeile über der Liste … von … angezeigt; tippen Sie auf Mehr laden für die nächsten.

Eine Anfrage genehmigen oder ablehnen

Wenn in den Anfrage-Einstellungen Jede Anfrage genehmigen gewählt ist, hält der Bot die Zeit frei und teilt dem Kunden mit: „Wir haben Ihre Buchungsanfrage erhalten…“. Die Buchung zeigt Wartet auf Genehmigung.

1. Klicken Sie auf die Buchung.
2. Lassen Sie Kunden informieren eingeschaltet, um dem Kunden in seiner Sprache zu schreiben.
3. Klicken Sie auf Genehmigen — der Status wird zu Bestätigt, und der Kunde erfährt, dass die Buchung bestätigt ist.
4. Oder klicken Sie auf Ablehnen, geben Sie optional unter Warum können Sie sie nicht annehmen? (optional) einen Grund ein (der Kunde liest ihn) und klicken Sie erneut auf Ablehnen. Die Zeit wird wieder frei.

Niemand hat entschieden? Zwei Stunden vor dem Termin erhält das Team eine Erinnerung. Zum Termin wird die Anfrage mit dem Grund "Not confirmed in time" abgelehnt, die Zeit wird frei, und der Kunde erhält „Es tut uns leid, wir konnten Ihre Buchungsanfrage für … nicht rechtzeitig bestätigen …“.

Eine Buchung auf eine andere Zeit verschieben

1. Öffnen Sie eine Buchung mit dem Status Wartet auf Genehmigung oder Bestätigt, die noch bevorsteht.
2. Klicken Sie auf Auf andere Zeit verschieben.
3. Der Tag beginnt am eigenen Buchungstag, also ist "eine Stunde später" ein Tipp. Ändern Sie ihn oder drücken Nächster Tag und wählen Sie dann eine der Freie Zeiten – nur Zeiten innerhalb Ihrer Öffnungszeiten, die noch Platz für die gesamte Buchungsdauer haben, werden angeboten.
4. Klicken Sie auf Buchung verschieben. Wenn Kunden informieren eingeschaltet ist, erhält der Kunde die neue Zeit.

Wenn Ihr eigener Kalender eingeschaltet ist (Kalender einrichten), richten sich die Freie Zeiten nach den Arbeitszeiten, Pausen und freien Tagen des Mitarbeiters. Ganz ohne Kalender geben Sie die Zeit ein. Eine bereits vergangene Zeit ist erlaubt (um einen Besuch nachzutragen) und wird so gekennzeichnet: „Diese Zeit ist bereits vorbei…“. Wenn zu dieser Zeit bereits eine andere Buchung für dieselbe Person besteht, zeigt das Fenster Zu dieser Zeit gibt es bereits eine Buchung mit wer und wann: Drücken Sie Trotzdem verschieben oder Andere Zeit wählen.

Erscheinen markieren, stornieren

• Nach dem Beginn der Buchung: Erschienen oder Nicht erschienen. Vorher werden diese Schaltflächen nicht angeboten.
• Buchung stornieren öffnet ein Feld mit der Frage "Buchung für … am … stornieren? Die Zeit wird für andere Kunden frei." Geben Sie unter Warum wird storniert? (optional) einen Grund ein, wenn der Kunde ihn lesen soll, und klicken Sie dann auf Stornieren. Zurück behält die Buchung. Es gibt keine zweite Rückfrage.
• Eine stornierte oder abgelehnte Buchung, die noch offen ist, kann erneut mit Erneut bestätigen bestätigt werden, sofern noch Platz ist. Grund der Stornierung und Grund der Ablehnung , lassen dann die Details stehen; der alte Grund bleibt auf der Zeitleiste.

Eine Buchung von Hand hinzufügen (ohne Termin oder per Telefon)

1. Klicken Sie auf Buchung hinzufügen.
2. Unter Wer suchen Sie Ihre Kontakte nach Namen oder Telefon und drücken Sie Auswählen – oder geben Sie Name und Telefon ein. Eine eingegebene Telefonnummer wird mit ihrer Ländervorwahl gespeichert (eine lokale Nummer wird im Land Ihrer Organisation gelesen, dem Land in den Unternehmensdaten, /app/settings/company; ist keins festgelegt, im Land Ihrer Zeitzone). Die Person wird unter Kontakte über diese Nummer gefunden oder dort hinzugefügt, sodass die Buchung auf ihrer Kontaktseite angezeigt wird; wenn sie bereits mit Ihnen chattet, tritt die Buchung diesem Chat bei.
3. Wählen Sie den Kalender (wenn Sie mehr als einen Buchungsbot haben; es werden nur Bots aufgeführt, die Buchungen annehmen), Bei (ein Arzt, Friseur, Tisch…) und optional Leistung und Personen. Wenn der Bot des Kalenders eine Liste von Leistungen anbietet, ist Leistung diese Liste (oder Keine Leistung), sodass eine von Hand hinzugefügte Buchung und die Buchungen des Bots als dieselbe Leistung zählen. Mit Alle werden nur Zeiten angeboten, in denen mindestens einer von ihnen frei ist, und die Buchung geht an den ersten, der frei ist. Eine Behandlung, die ihre Dauer angibt (siehe unten), zeigt diese an, etwa „Bleaching (60 Min.)“, und es werden nur Zeiten angeboten, in die diese Dauer passt. Wenn Ihr eigener Kalender eingeschaltet ist (Kalender einrichten), ist er der einzige Kalender: Bei listet Ihre aktiven Mitarbeiter auf (nur diejenigen, welche die gewählte Leistung anbieten), Leistung listet Ihre Leistungen mit ihrer Dauer auf, etwa „Haarschnitt (30 Min.)“, die freien Zeiten richten sich nach den Arbeitszeiten, Pausen und freien Tagen jeder Person, und Alle geht an die erste freie Person.
4. Ohne Kalender (kein Buchungsbot und Ihr eigener Kalender ausgeschaltet) geben Sie Bei (optional) ein (ein Zahnarzt, Friseur, Stuhl oder Raum) und wählen die Buchungsdauer (15 bis 120 Min.), damit Tag und Woche den tatsächlichen Zeitblock zeigen.
5. Wählen Sie unter Wann einen Tag und eine der freien Zeiten. Ohne Kalender geben Sie die Zeit ein. Eine bereits vergangene Zeit ist erlaubt (um einen Kunden ohne Termin nachzutragen) und zeigt „Diese Zeit ist bereits vorbei…“.
6. Optional Notizen. Wenn Sie einen Kontakt ausgewählt haben, sendet Dem Kunden eine Bestätigung senden ihm eine Nachricht. Hat die gewählte Person keinen Chat mit Ihnen (zum Beispiel hat sie nur einen Beitrag kommentiert), zeigt das Fenster statt des Schalters Kein Chat mit dieser Person: Sie erhält zu dieser Anfrage keine Nachricht. und es wird nichts gesendet.
7. Drücken Sie Buchung hinzufügen. Sie ist sofort Bestätigt und öffnet sich in ihrem Seitenbereich. Abbrechen schließt das Fenster, ohne sie hinzuzufügen.

Ohne Kalender weiß die App nicht, wie viele Personen Sie gleichzeitig empfangen können. Wenn zu dieser Zeit bereits eine Buchung für dasselbe Bei besteht (oder, wenn niemand angegeben ist, irgendeine Buchung ohne Angabe), sehen Sie Zu dieser Zeit gibt es bereits eine Buchung mit dem Namen und den Zeiten. Drücken Sie Trotzdem hinzufügen für einen zweiten Stuhl oder Andere Zeit wählen. Wenn Ihr eigener Kalender eingeschaltet ist, erscheint dasselbe Feld nur, wenn der Mitarbeiter zu dieser Zeit keinen Platz mehr hat (sein Wert Wie viele Buchungen gleichzeitig, wobei die Buchungen der Bots mitzählen).

Behandlungen und Dienstleistungen mit eigener Länge

In den Einstellungen Ihres Buchungsbots schreiben Sie jede Behandlung als Name | Minuten | Preis, zum Beispiel Aufhellung | 60 | USD 200 (ein Etikett wie "Aufhellen - 60 min - USD 200" funktioniert ebenfalls). Der Bot zeigt dann "Aufhellung" an, speichert "Aufhellung" in der Buchung und hält den Zahnarzt während der gesamten 60 Minuten beschäftigt: 10:00 und 10:30 Uhr sind beide belegt, und eine 60-minütige Behandlung wird um 16:30 Uhr beim Schließen um 17:00 nie angeboten. Eine Behandlung ohne Minuten dauert die Termindauer (Minuten).

Zeiten, die der Bot anbietet

Der Bot listet bis zu 10 Tage oder Zeiten auf. Wenn es mehr gibt, zeigt er 8 mit Später (und Früher auf den nächsten Seiten) an, sodass Nachmittags- und spätere Tage gebucht werden können. Ein Kunde kann auch eine freie Zeit eingeben, wie zum Beispiel "16:00" oder "16 Uhr".

Die Status

• Wartet auf Genehmigung — der Bot hält die Zeit frei; Sie genehmigen oder lehnen ab.
• Bestätigt — gebucht. Anfragen und bestätigte Buchungen belegen beide ihren Platz, sodass der Bot nie eine volle Zeit anbietet.
• Abgelehnt — Sie haben die Anfrage abgelehnt oder niemand hat vor dem Termin entschieden ("Not confirmed in time").
• Storniert — vom Kunden (im Chat oder durch die Antwort 2 auf eine Erinnerung) oder von Ihrem Team.

Im Chat zeigt Meine Buchungen einem Kunden nur seine eigenen Buchungen: die im selben Chat gemachten oder, auf WhatsApp, die mit der Nummer, von der er schreibt. Eine im Chat eingegebene Telefonnummer wird nie verwendet, um Buchungen zu finden. So kann niemand die Buchung einer anderen Person sehen oder stornieren, indem er deren Nummer eingibt. Ein Kunde, der auf einem anderen Kanal gebucht hat (oder den Ihr Team telefonisch gebucht hat) und seine Buchung nicht sieht, kann Ihr Team fragen. Ihr Team verschiebt oder storniert sie auf dieser Seite. Eine noch nicht genehmigte Anfrage ist in Meine Buchungen mit „(wartet auf Bestätigung)“ markiert.

• Erschienen, Nicht erschienen — nach dem Besuch.

Wenn die Liste leer ist

• Ohne Bot, der Buchungen annimmt: Noch keine Buchungen und „Richten Sie Ihren Kalender ein (Personal, Leistungen und Öffnungszeiten), damit Ihr Team und Ihre Bots freie Zeiten buchen, oder drücken Sie auf Buchung hinzufügen, um jetzt jemanden einzutragen…“. Buchungen einrichten öffnet die Kalendereinrichtung (/app/requests/settings/calendar), Buchung hinzufügen trägt jetzt jemanden ein, und Bot einrichten (Bots verwalten, wenn Sie Bots haben) öffnet die Seite Inbox-Bots, im Menü unter Interagieren.
• Wenn Ihr eigener Kalender eingeschaltet ist: „Ihr Kalender ist an. Drücken Sie auf Buchung hinzufügen, um einen Kunden in einer freien Zeit zu buchen…“, mit Buchung hinzufügen und der Schaltfläche für die Bots.
• Mit einem Bot, der Buchungen annimmt, oder mit Buchungen in einem anderen Status: Keine Buchungen in diesem Zeitraum — ändern Sie die Daten oder Filter.

Anfragen, die auf Ihre Entscheidung warten

Die Zahl auf dem Tab Buchungen zählt alle noch bevorstehenden Anfragen, die auf Genehmigung warten, an jedem Datum. Tippen Sie auf den Tab, wenn er eine Zahl zeigt, um genau diese Anfragen zu sehen. Auf der Seite zeigt sie auch die Schaltfläche über der Liste, und Alle Buchungen anzeigen kehrt zu den Daten zurück.

Regeln für eine Entscheidung

Eine Anfrage, die auf Genehmigung wartet, kann nicht als erschienen oder nicht erschienen markiert werden: Genehmigen oder lehnen Sie sie zuerst ab. Eine abgelehnte Anfrage bleibt abgelehnt. Sie kann nur erneut bestätigt werden.

Verschobene Buchungen und Buchungen eines getrennten Bots

Eine Buchung, die auf eine andere Zeit verschoben wurde, erhält erneut Erinnerungen für die neue Zeit.

Wenn Sie jede Anfrage selbst genehmigen (Anfragen > Einstellungen) und ein Kunde die Uhrzeit im Chat ändert (Meine Termine > Termin ändern), fragt der Bot nicht erneut nach Name, Telefonnummer oder Behandlung. Die bisherige Buchung bleibt Bestätigt, und der Bot schreibt: "Ihre bisherige Buchung bleibt bestehen, bis wir den neuen Termin bestätigen." Wenn Sie die neue Zeit genehmigen, wird die alte Buchung storniert ("Moved to a new time by the customer"). Lehnen Sie sie ab oder entscheidet niemand rechtzeitig, bleibt die alte Buchung bestehen. Wurde der Bot, der eine Buchung aufgenommen hat, getrennt, ist sein Kalender weg: Wählen Sie beim Verschieben den Tag und geben Sie die Uhrzeit ein.

Antworten 1 oder 2 auf eine Erinnerung

Eine Antwort 1 oder 2 beantwortet eine Erinnerung, wenn diese Erinnerung die letzte an den Kunden gesendete Nachricht war. Das gilt auch, wenn ein Teammitglied den Chat im Posteingang übernommen hat, während ein Gespräch mit einem Bot läuft und während Bots pausiert sind. Wurde nach der Erinnerung etwas anderes gesendet, etwa ein Bot-Menü oder eine Nachricht Ihres Teams, ist die 1 oder 2 eine normale Nachricht. Der Chat erhält eine Notiz mit der Antwort.