تفویض، اسٹیٹس، ترجیح، ٹیگز، یاد دہانیاں اور نوٹس

یہ ٹولز ٹیم کو ایک ہی صارف کو دو بار جواب دینے یا کسی کو بھول جانے سے بچاتے ہیں۔ ان میں سے زیادہ تر تھریڈ ہیڈر میں اور گفتگو کی تفصیلات (ⓘ بٹن) میں ہوتے ہیں۔

اپنے ذمے لینا اور تفویض کرنا

1. کوئی غیر تفویض شدہ گفتگو کھولیں اور اپنے ذمے لیں دبائیں (تھریڈ ہیڈر میں، یا گفتگو کی تفصیلات کے تفویض حصے میں)۔ یہ آپ کے میری ٹیب میں چلی جاتی ہے۔
2. اسے واپس قطار میں دینے کے لیے ذمہ داری چھوڑیں دبائیں۔
3. کسی اور کو دینے کے لیے، Conversation Details → Assignment کھولیں اور ذمہ دار میں نام منتخب کریں۔ صرف وہ ممبران لسٹ کیے جاتے ہیں جو گفتگو کھول سکتے ہیں اور جواب دے سکتے ہیں (کبھی بھی Viewer نہیں، اور نہ ہی ایسا ممبر جس جواب دیں ان باکس ٹاسک چھین لیا گیا ہو)؛ ایپ کسی اور کو "یہ شخص گفتگو کا جواب نہیں دے سکتا" لکھنے سے انکار کرتی ہے۔ غیر تفویض شدہ سے assignee ہٹا دیا جاتا ہے۔ نئے assignee کو گھنٹی میں تفویض شدہ نوٹیفکیشن ملتا ہے۔
4. کسی اور کو تفویض شدہ گفتگو پر تفویض ختم کریں (ہیڈر) موجودہ ذمہ دار کو ہٹا دیتا ہے۔

جو بھی جواب دے سکتا ہے وہ اپنے ذمے لیں اور ذمہ داری چھوڑیں استعمال کر سکتا ہے۔ ذمہ دار میں کسی دوسرے شخص کو منتخب کرنے اور تفویض ختم کریں کے لیے ان باکس کا ٹاسک تفویض کریں درکار ہے (بطورِ طے شدہ مالک اور ایڈمن)۔

اسٹیٹس: کھلی، زیر التوا، حل ہو گیا

• حل کریں گفتگو مکمل ہونے کی نشاندہی کرتا ہے؛ یہ کاؤنٹس ٹیبز پر چھوڑتا ہے۔ دوبارہ کھولیں اسے واپس لے آتا ہے۔ جب تھریڈ تنگ ہو (اکثر گفتگو کی تفصیلات اس کے ساتھ کھلی ہوتی ہیں)، اپنے ذمے لیں / ذمہ داری چھوڑیں مزید اقدامات (⋯); فون پر حل کریں / دوبارہ کھولیں بھی موجود ہوتا ہے۔
• گفتگو کی تفصیلات → اسٹیٹس میں آپ براہِ راست کھلی، زیر التوا (صارف یا کسی اور کا انتظار) یا حل ہو گیا منتخب کر سکتے ہیں۔
• جب صارف کسی حل ہو گیا گفتگو پر دوبارہ لکھتا ہے تو وہ خود بخود دوبارہ کھل جاتی ہے۔

ترجیح

گفتگو کی تفصیلات → ترجیح میں کم، نارمل (طے شدہ)، زیادہ یا فوری منتخب کریں۔ ترجیح آپ کی ٹیم کا فیصلہ ہے کہ سب سے اہم کیا ہے؛ فہرست تازہ ترین سرگرمی کے مطابق ہی ترتیب میں رہتی ہے۔ ایک وقت میں ایک ترجیح پر کام کرنے کے لیے اسے تلاش کے خانے کے ساتھ ترجیح کے مینو میں منتخب کریں (کوئی بھی ترجیح سب دکھاتا ہے)۔

ٹیگز

1. گفتگو کی تفصیلات → ٹیگز میں ٹیگ شامل کریں میں کوئی لفظ ٹائپ کریں اور + (یا Enter) دبائیں۔ شروع کا # ہٹا دیا جاتا ہے۔
2. کسی ٹیگ کو اس کے ساتھ والے × (ٹیگ ... ہٹائیں) سے ہٹائیں۔ جب ایک ٹیگ محفوظ ہو رہا ہو اس دوران شامل کیے گئے ٹیگ اپنی باری کا انتظار کرتے ہیں اور محفوظ ہو رہا ہے… دکھاتے ہیں؛ کوئی ضائع نہیں ہوتا۔ اگر محفوظ کرنا ناکام ہو جائے تو ٹیگ پر محفوظ نہیں ہوا اور یہ ٹیگز محفوظ نہیں کیے گئے۔ نظر آتا ہے: دوبارہ کوشش کے لیے دوبارہ کوشش کریں یا اسے ہٹانے کے لیے رد کریں دبائیں۔

گفتگو کے ٹیگز رابطے میں کسی رابطے کے ٹیگز سے الگ ہوتے ہیں۔ بوٹ سے بات کرتے ہوئے چھوڑ دی گئی گفتگوؤں کو خود بخود ٹیگ bot-abandoned ملتا ہے (دیکھیں ان باکس بوٹس)۔

یاد دہانیاں

1. ہیڈر میں مزید اقدامات (⋯) کھولیں اور مجھے یاد دلائیں… منتخب کریں، یا گفتگو کی تفصیلات → یاد دہانی → مجھے یاد دلائیں... استعمال کریں۔
2. 1 گھنٹے میں، 3 گھنٹے میں، کل 9:00، اگلے ہفتے (اگلے ہفتے اسی دن 9:00 بجے) یا حسب ضرورت تاریخ اور وقت منتخب کریں۔
3. اختیاری طور پر نوٹ (اختیاری) لکھیں — کس بات پر فالو اپ کرنا ہے۔
4. یاد دہانی سیٹ کریں دبائیں۔ آپ کو یاد دہانی سیٹ ہو گئی: ... نظر آتا ہے اور قطار اور ہیڈر میں یاد دہانی · ... کی چپ آ جاتی ہے۔

وقت آنے پر، جس نے یاد دہانی لگائی تھی اسے فہرست کے اوپر ایک بینر ملتا ہے — [نام] کے ساتھ فالو اپ کریں، ساتھ کھولیں اور یاد دہانی ہٹائیں — اور ساتھ ہی ایک گھنٹی کی آواز، اجازت ہو تو ڈیسک ٹاپ نوٹیفیکیشن، اور گھنٹی میں ایک یاد دہانی۔ اسے یاد دہانی تبدیل کریں… سے بدلیں یا یاد دہانی ہٹائیں (چپ پر ×) سے ہٹائیں۔ ماضی کا وقت مستقبل کا وقت منتخب کریں۔ کے ساتھ رد ہو جاتا ہے۔ ہر گفتگو پر ایک ہی یاد دہانی رکھی جاتی ہے۔

اندرونی نوٹس

1. جوابی باکس کے نیچے اندرونی نوٹ آن کریں۔ باکس عنبری رنگ میں بدل جاتا ہے اور کہتا ہے اندرونی نوٹ لکھیں (رابطے کو نہیں بھیجا جائے گا)… (فون یا ٹیبلٹ پر: نوٹ لکھیں…)۔ کمپیوٹر پر لائن اس گفتگو میں رہتا ہے۔ ایسی چیز کے لیے جو کسٹمر کے بارے میں نہ ہو، ٹیم استعمال کریں۔ سوئچ کے ساتھ دکھاتا ہے؛ فون پر اس قطار کے آخر میں (i) (اندرونی نوٹس کے بارے میں) دبائیں تاکہ اسے پڑھ سکیں۔
2. چاہیں تو بنام میں کوئی ساتھی منتخب کریں؛ ڈیفالٹ اس چیٹ میں موجود سب لوگ اسے پوری ٹیم کے لیے رکھتا ہے۔ صرف وہی ساتھی دکھائے جاتے ہیں جو یہ گفتگو کھول سکتے ہیں؛ آن لائن ساتھیوں کے ساتھ ایک نقطہ ہوتا ہے۔ گفتگو تفویض ہو جانے کے بعد یہ وہ شخص ہے جسے تفویض کی گئی اور وہ لوگ جو ہر میل باکس دیکھتے ہیں (مالکان، ایڈمنز اور ہر وہ شخص جسے ان باکس، سب دیکھیں دیا گیا ہو)۔
3. نوٹ شامل کریں دبائیں۔

نوٹ تھریڈ میں نوٹ کے نشان کے ساتھ آتا ہے (اور کسی کو مخاطب کیا گیا ہو تو [نام] کو)؛ مخاطب ساتھی کو یہ گھنٹی میں آپ کے لیے کے تحت ملتا ہے۔ اس چیٹ میں موجود سب لوگ کے لیے نوٹ آپ کے سوا ہر اس شخص کی گھنٹی بجاتا ہے جو گفتگو کھول سکتا ہے؛ تفویض شدہ گفتگو پر یہ صرف وہ شخص ہے جسے تفویض کی گئی اور وہ لوگ جو ہر میل باکس دیکھتے ہیں۔ نوٹس اسی گفتگو پر رہتے ہیں۔ جو بات کسی گاہک کے بارے میں نہ ہو اس کے لیے ٹیم چیٹ استعمال کریں (دیکھیں ٹیم چیٹ)۔ نوٹس لکھنے کے لیے ان باکس کا کام نوٹس درکار ہے۔

رابطہ کارڈ

گفتگو کی تفصیلات کے اوپر:

• فون (کال کرنے کے لیے کلک کریں؛ WhatsApp اس نمبر کے ساتھ WhatsApp چیٹ کھولتا ہے)، ای میل اور نوٹس۔
• رابطے میں ترمیم کریں نام، فون، ای میل اور نوٹس کے خانے کھولتا ہے، ہر ایک کے اوپر اس کا نام؛ محفوظ کریں دبائیں (رابطہ اپ ڈیٹ کیا گیا)۔ نام میں زیادہ سے زیادہ 120 حروف آتے ہیں: حد پر خانہ مزید حروف نہیں لیتا اور اس کے نیچے نام 120 حروف تک ہو سکتا ہے۔ نظر آتا ہے۔ نوٹس میں زیادہ سے زیادہ 2,000 حروف آتے ہیں: حد پر خانہ مزید حروف نہیں لیتا اور اس کے نیچے نوٹس 2,000 حروف تک ہو سکتے ہیں۔ نظر آتا ہے۔ مقامی فون نمبر آپ کے اکاؤنٹ کے ملک کے مطابق پڑھا جاتا ہے اور + اور ملک کے کوڈ کے ساتھ محفوظ ہوتا ہے؛ جو متن فون نمبر نہ ہو اس پر خانے کے نیچے یہ فون نمبر نہیں ہے۔ مقامی نمبر درج کریں، یا + اور ملک کے کوڈ سے شروع ہونے والا مکمل نمبر۔ نظر آتا ہے، اور غلط ای میل ایڈریس پر name@example.com جیسا ای میل ایڈریس درج کریں۔ دونوں درست ہونے تک کچھ محفوظ نہیں ہوتا۔ پہلے سے محفوظ کیا گیا نام یا نوٹس اگر زیادہ لمبے ہوں تو ان کے خانے کے نیچے نام کے لیے زیادہ سے زیادہ 120 حروف استعمال کریں۔ یا نوٹس کے لیے زیادہ سے زیادہ 2000 حروف استعمال کریں۔ نظر آتا ہے؛ اسے مختصر کر کے دوبارہ محفوظ کریں دبائیں۔ کسی ایک خانے کے بارے میں سرور کی بتائی ہوئی کوئی اور وجہ بھی اسی خانے کے نیچے دکھائی جاتی ہے۔ فون یا ای میل خالی کر کے محفوظ کریں دبانے سے یہ صرف ان باکس سے نہیں بلکہ رابطے صفحے پر بھی اس شخص سے ہٹ جاتا ہے۔ جو خانہ پہلے سے خالی تھا وہ رابطے صفحے کو نہیں چھیڑتا: نام یا نوٹس محفوظ کرنے پر وہاں امپورٹ سے شامل کیا گیا فون یا ای میل برقرار رہتا ہے۔ تبدیل شدہ فون وہی نمبر ہے جس پر ٹیمپلیٹ بھیجیں اس کے بعد اس گفتگو کے WhatsApp ٹیمپلیٹس بھیجتا ہے، اس لیے بھیجنے سے پہلے اسے جانچ لیں۔ رابطے میں ترمیم کریں میں آپ کا ٹائپ کیا ہوا متن برقرار رہتا ہے چاہے گفتگو میں کچھ بھی بدلے (کوئی ٹیگ، اسٹیٹس، نیا پیغام)۔ اگر آپ کی ترمیم کے دوران کوئی اور یہ رابطہ محفوظ کر دے تو فارم کہتا ہے آپ کی ترمیم کے دوران یہ رابطہ تبدیل ہو گیا۔ آپ کی تبدیلیاں برقرار ہیں: اپنی تبدیلیاں رکھنے کے لیے محفوظ کریں دبائیں، یا نئی تفصیلات دیکھنے کے لیے دوبارہ لوڈ کریں دبائیں۔ محفوظ کریں صرف وہی خانے بھیجتا ہے جو آپ نے بدلے ہیں، اس لیے جس خانے کو آپ نے نہیں چھیڑا وہ کبھی وہ پرانا فون، ای میل یا نوٹس واپس نہیں لکھتا جو کسی ساتھی نے ابھی محفوظ کیا ہو۔ جب آپ کے پاس اس رابطے کی کوئی گفتگو کھلی ہو اور آپ ترمیم نہ کر رہے ہوں، تب کوئی ساتھی اسے محفوظ کرے تو کارڈ نئی تفصیلات خود ہی دکھا دیتا ہے۔ غیر محفوظ تبدیلیوں کے ساتھ گفتگو کی تفصیلات بند کرنے پر، یا کوئی دوسری گفتگو کھولنے پر (فہرست سے، واپس سے، تلاش، کسی یاد دہانی، کسی نوٹیفکیشن یا رابطے کی دوسری گفتگوؤں سے)، پوچھا جاتا ہے اس رابطے میں کی گئی اپنی تبدیلیاں رد کریں؟: ترمیم جاری رکھیں آپ کی تبدیلیوں کے ساتھ اسی گفتگو پر رہتا ہے، رد کریں انہیں ختم کر کے دوسری گفتگو کھولتا ہے۔ کمپنی کی تفصیلات (/app/settings/company) میں ملک نہ ہو تو فون صرف + اور ملک کے کوڈ سے شروع ہونے والا پورا نمبر لیتا ہے: مقامی نمبر پر خانے کے نیچے + اور ملک کے کوڈ سے شروع ہونے والا پورا نمبر درج کریں، مثلاً +44 7400 123456۔ آپ کے اکاؤنٹ کی کمپنی کی تفصیلات میں کوئی ملک نہیں ہے، اس لیے مقامی نمبر پڑھا نہیں جا سکتا۔ دکھائی دیتا ہے۔
• رابطوں میں کھولیں اس شخص کو رابطے صفحے پر کھولتا ہے۔
• دیگر گفتگو اس شخص کی دیگر گفتگوؤں کو ان کے اسٹیٹس کے ساتھ دکھاتا ہے؛ کسی کو کھولنے کے لیے اس پر کلک کریں۔
• WhatsApp چیٹس کے لیے کالز کالوں کی تاریخ دکھاتا ہے (دیکھیں WhatsApp کالز)۔ WhatsApp وائس کالز جلد آ رہی ہیں۔

رابطے کا ریکارڈ

رابطہ کارڈ کے نیچے گفتگو کی تفصیلات وہ دکھاتا ہے جو رابطے صفحہ اس شخص کے بارے میں جانتا ہے — وہی ریکارڈ، ان تمام چینلز پر جو اس میں ضم کیے گئے ہیں:

• رابطے کا ریکارڈ: زبان، مقام (شہر اور ملک)، ان کا وقت (اس شخص کا موجودہ مقامی وقت اور ٹائم زون — کال کرنے یا "آج" کا وعدہ کرنے سے پہلے مفید)، ذریعہ (مثلاً ان باکس، امپورٹ یا Click-to-WhatsApp اشتہار، اور اگر وہ کسی اشتہار سے آئے ہوں تو اشتہار سے: … اور اشتہار کی سرخی) اور لیڈ (مرحلہ، قدر اور مالک، یا لیڈ نہیں)۔ مکمل ریکارڈ ↗ اس شخص کو رابطوں کے صفحے پر کھولتا ہے۔
• مارکیٹنگ رضامندی: ہر چینل کے لیے ایک چپ جس کا فیصلہ ریکارڈ پر ہو — مثلا WhatsApp: اتفاق شدہ، ای میل: واپس لیا گیا یا WhatsApp: تمام پیغامات روک دیے گئے۔ کسی چینل پر کوئی رضامندی درج نہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ کسی نے کوئی رضامندی ریکارڈ نہیں کی۔ رضامندی ریکارڈ کرنے کے لیے، رابطوں ↗ میں رضامندی ریکارڈ کریں اور وہاں رضامندی درج کریں استعمال کریں (دیکھیں رضامندی)۔
• حسب ضرورت فیلڈز: ورک اسپیس کے اپنے فیلڈز (دیکھیں حسب ضرورت فیلڈز) اس شخص کی قدروں کے ساتھ۔ انہیں بدلنے کے لیے:

1. فیلڈز میں ترمیم کریں دبائیں۔
2. قدریں پُر کریں یا بدلیں؛ کوئی قدر ہٹانے کے لیے خانہ خالی کر دیں۔
3. فیلڈز محفوظ کریں دبائیں۔ جو قدر اپنے فیلڈ میں فٹ نہ ہو (مثلاً عددی فیلڈ میں کوئی لفظ) وہ وجہ کے ساتھ مسترد ہو جاتی ہے، اور کچھ بھی محفوظ نہیں ہوتا۔

• فہرستیں: وہ فہرستیں (جامد سامعین، دیکھیں فہرستیں اور سیگمنٹس (سامعین)) جن میں یہ شخص ہے، چِپس کی صورت میں — کوئی نہ ہو تو کسی فہرست میں نہیں۔۔ کسی فہرست کے نام پر کلک کر کے اسے رابطے → سامعین پر کھولیں۔ سیگمنٹس جن سے یہ ابھی مطابقت رکھتے ہیں کے نیچے آپ وہ سیگمنٹس بھی دیکھتے ہیں جن کی شرائط اس وقت اس شخص پر پوری اترتی ہیں؛ وہ اپنی شرائط کے مطابق چلتے ہیں، اس لیے یہاں شامل کرنے یا ہٹانے کو کچھ نہیں (کسی ایک پر کلک کر کے رابطوں کے صفحے پر اس کے سب لوگ دیکھیں)۔ سیگمنٹس ایک وقت میں 100 چیک کیے جاتے ہیں؛ زیادہ ہوں تو مزید سیگمنٹس چیک کریں اگلے 100 چیک کرتا ہے۔ فہرستیں بدلنے کے لیے:

1. اس شخص کو شامل کرنے کے لیے فہرست میں شامل کریں… میں کوئی فہرست منتخب کریں اور شامل کریں دبائیں۔ چپ فوراً نظر آ جاتی ہے۔
2. انہیں کسی فہرست سے ہٹانے کے لیے اس کی چپ پر × دبائیں (فہرست … سے ہٹائیں)۔ اس شخص کے بارے میں اور کچھ نہیں بدلتا، اور آپ انہیں دوبارہ شامل کر سکتے ہیں۔
3. جب ورک اسپیس میں ابھی کوئی فہرست نہ ہو تو آپ کو اس ورک اسپیس میں ابھی کوئی فہرست نہیں۔ کے ساتھ سامعین میں ایک بنائیں ↗ نظر آتا ہے۔

• WhatsApp نشریات: آخری 10 واٹس ایپ نشریات جو اس شخص تک پہنچیں، تاریخ اور جو ہوا اس کے ساتھ (بھیجا گیا، ڈیلیور ہوا، پڑھا گیا، جواب دیا، ناکام، چھوڑ دیا گیا یا قطار میں)۔ کسی نشریہ کو واٹس ایپ نشریات صفحے پر کھولنے کے لیے اس کے نام پر کلک کریں؛ کوئی نہ ہو تو لکھا ہوتا ہے کوئی WhatsApp نشریہ اس شخص تک نہیں پہنچی۔

فیلڈز میں ترمیم کریں، رابطوں میں رضامندی درج کریں، فہرست میں شامل کریں… اور فہرست پر × صرف ان ممبرز کو دکھائے جاتے ہیں جو رابطوں میں تبدیلی کر سکتے ہیں (رابطوں کا انتظام ٹاسک: بطورِ طے شدہ مالک، ایڈمن اور ایڈیٹر)۔ ہر وہ شخص جو گفتگو پڑھ سکتا ہے — صرف ان باکس والا ایجنٹ رول بھی — ریکارڈ پڑھ سکتا ہے اور فہرستیں دیکھ سکتا ہے؛ ایجنٹس کو رابطوں، سامعین یا واٹس ایپ نشریات کے لنکس نہیں ملتے، کیونکہ وہ صفحات ان کے لیے بند ہیں۔

جب اس شخص کا ابھی کوئی ریکارڈ نہ ہو تو حصے میں لکھا ہوتا ہے اس شخص کا ابھی کوئی رابطہ ریکارڈ نہیں۔ ریکارڈ ان کے اگلے پیغام کے ساتھ بنتا ہے، یا جب آپ اوپر رابطہ کارڈ محفوظ کریں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• کارروائی ناکام ہوئی → سرور نے انکار کر دیا (اکثر کسی غائب ٹاسک کی وجہ سے، جیسے تفویض کریں)۔ کسی مالک یا ایڈمن سے پوچھیں۔
• ذمہ دار مینو کی جگہ سادہ متن ہے → آپ کے پاس تفویض کریں ٹاسک نہیں ہے۔
• رابطہ اپ ڈیٹ نہیں ہو سکا → ای میل اور فون کی شکل چیک کریں اور دوبارہ کوشش کریں۔

متعلقہ

• ان باکس: اسکرین کا ایک جائزہ
• آرکائیو، بلاک، اسپام اور حذف کرنا
• لائیو اپ ڈیٹس اور الرٹس