Zuweisung, Status, Priorität, Tags, Erinnerungen und Notizen

Diese Tools verhindern, dass ein Team denselben Kunden zweimal beantwortet oder einen vergisst. Die meisten befinden sich im Thread-Header und in Gesprächsdetails (der (i)-Button).

Beanspruchung und Abtretung

1. Öffnen Sie eine Unterhaltung, die nicht zugewiesen ist, und drücken Sie Übernehmen (Thread-Kopfzeile oder der Bereich Zuweisung in Gesprächsdetails). Sie wechselt in Ihren Tab Meine.
2. Um es an die Warteschlange zurückzugeben, drücken Sie Zuweisung aufheben.
3. Um es jemand anderem zu geben, öffnen Sie Gesprächsdetails → Zuweisung und wählen Sie einen Namen in Zugewiesen an. Nur Mitglieder, die antworten dürfen, sind aufgeführt; Nicht zugewiesen entfernt die Zuweisung. Die neu zugewiesene Person erhält in der Glocke eine Benachrichtigung Zugeteilt.
4. Bei einem Gespräch, das jemand anderem zugewiesen ist, entfernt Zuweisung entfernen (Kopfzeile) die aktuelle Zuweisung.

Jeder, der antworten darf, kann Übernehmen und Zuweisung aufheben nutzen. Um eine andere Person in Zugewiesen an zu wählen und für Zuweisung entfernen brauchen Sie die Posteingangsaufgabe Zuweisen (standardmäßig Inhaber und Administrator).

Status: Offen, ausstehend, gelöst

• Resolve im Header markiert das Gespräch als beendet; es lässt die Zählungen auf den Tabs stehen. Wiederöffnen bringt es zurück.
• In Gesprächsdetails → Status können Sie direkt Öffnen, Ausstehend (warten auf den Kunden oder jemand anderen) oder Gelöst auswählen.
• Wenn der Kunde in einer Konversation mit dem Status Gelöst erneut schreibt, öffnet sie sich von selbst wieder.

Priorität

Wählen Sie unter Gesprächsdetails → Priorität die Option Niedrig, Normal (Standard), Hoch oder Dringend. Die Priorität ist die Entscheidung Ihres Teams darüber, was am wichtigsten ist; die Liste bleibt nach der letzten Aktivität sortiert. Um jeweils eine Priorität abzuarbeiten, wählen Sie sie im Prioritätsmenü neben dem Suchfeld (Jede Priorität zeigt alle).

Tags

1. In Gesprächsdetails → Tags tippen Sie ein Wort in Tag hinzufügen ein und drücken Sie + (oder Enter). Ein führendes # wird entfernt.
2. Entfernen Sie ein Tag mit dem × daneben (Tag entfernen ...).

Tags in einer Konversation sind getrennt von den Tags eines Kontakts in Kontakte. Gespräche, die während eines Gesprächs mit einem Bot abgebrochen werden, erhalten automatisch das Tag bot-abandoned (siehe Postfach-Bots).

Erinnerungen

1. Öffnen Sie Weitere Aktionen (⋯) im Header und wählen Sie Erinnern…, oder verwenden Sie Gesprächsdetails → Erinnerung → Erinnern….
2. Wählen Sie In 1 Stunde, In 3 Stunden, Morgen 9:00, Nächste Woche (gleicher Wochentag nächste Woche um 9:00) oder Benutzerdefiniert.
3. Schreiben Sie optional Notiz (optional) – worauf Sie nachhaken sollten.
4. Drücken Sie Erinnerung setzen. Sie sehen Erinnerung gesetzt für ... und einen Erinnerung · ... Chip in der Reihe und im Header.

Wenn die Zeit gekommen ist, erhält derjenige, der die Erinnerung gesetzt hat, ein Banner ganz oben auf der Liste – Folgt mit {name} mit Öffnen und Erinnerung verwerfen – dazu ein Klingelsignal, eine Desktop-Benachrichtigung, falls erlaubt, und eine Erinnerung in der Klingel. Ändern Sie sie über Erinnerung ändern... oder entfernen Sie sie mit Erinnerung entfernen (dem × auf dem Chip). Eine Zeit in der Vergangenheit wird mit Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Zukunft. abgelehnt. Eine Erinnerung wird pro Gespräch beibehalten.

Interne Notizen

1. Schalten Sie Interne Notiz unter dem Antwortfeld ein. Das Feld wird bernsteinfarben und sagt Interne Notiz schreiben (wird nicht an den Kontakt gesendet)….
2. Wählen Sie optional einen Kollegen in An; standardmäßig überlässt Alle in diesem Chat das für das ganze Team. Nur Kollegen, die dieses Gespräch eröffnen können, werden angeboten; Online-Gruppen haben einen Punkt.
3. Drücken Sie Notiz hinzufügen.

Die Notiz erscheint im Thread mit Notiz (und zu {name}, wenn adressiert); der adressierte Kollege bekommt sie in der Glocke unter Für Sie. Notizen bleiben in diesem Gespräch. Für etwas, das nicht einen Kunden betrifft, nutze Team Chat (siehe Team-Chat). Notizen schreiben erfordert die Posteingangs-Aufgabe Notizen.

Die Kontaktkarte

Ganz oben in Gesprächsdetails:

• Telefon (klicken, um anzurufen; WhatsApp öffnet einen WhatsApp-Chat mit der Nummer), E-Mail und Notizen.
• Kontakt bearbeiten öffnet Name, Telefon, E-Mail und Notizen; drücke Speichern (Kontakt aktualisiert).
• In Kontakten öffnen öffnet die Person auf der Seite Kontakte .
• Weitere Gespräche listet die anderen Gespräche dieser Person mit ihrem Status auf; klicken Sie auf eines, um es zu öffnen.
• Für WhatsApp-Chats listet Anrufe die Anrufhistorie auf (siehe WhatsApp-Anrufe).

Der Kontaktdatensatz

Unter der Kontaktkarte zeigt Gesprächsdetails, was die Seite Kontakte über diese Person weiß — derselbe Datensatz, über alle in ihm zusammengeführten Kanäle hinweg:

- Kontaktdatensatz: Sprache, Ort (Stadt und Land), Ortszeit des Kontakts (die aktuelle Ortszeit und Zeitzone der Person — nützlich, bevor Sie anrufen oder "heute" versprechen), Quelle (zum Beispiel Inbox, Importieren oder Click-to-WhatsApp-Anzeige, mit Aus Anzeige: … und der Anzeigenüberschrift, wenn die Person über eine Anzeige kam) und Lead (die Phase, Wert und Inhaber oder Kein Lead). Vollständiger Datensatz ↗ öffnet die Person auf der Seite Kontakte. - Marketing-Einwilligung: ein Chip pro Kanal, für den eine Entscheidung erfasst ist — zum Beispiel WhatsApp: Zugestimmt, E-Mail: Widerrufen oder WhatsApp: Alle Nachrichten abbestellt. Auf keinem Kanal ist eine Einwilligung erfasst. bedeutet, dass niemand eine erfasst hat. Um eine Einwilligung zu erfassen, klicken Sie auf Einwilligung in Kontakten erfassen ↗ und verwenden Sie dort Einwilligung erfassen (siehe Einwilligung). - Benutzerdefinierte Felder: die eigenen Felder des Arbeitsbereichs (siehe Benutzerdefinierte Felder) mit den Werten dieser Person. So ändern Sie sie: 1. Klicken Sie auf Felder bearbeiten. 2. Füllen Sie die Werte aus oder ändern Sie sie; leeren Sie ein Feld, um einen Wert zu entfernen. 3. Klicken Sie auf Felder speichern. Ein Wert, der nicht zu seinem Feld passt (etwa ein Wort in einem Zahlenfeld), wird mit Begründung abgelehnt, und es wird nichts gespeichert. - Listen: die Listen (statische Zielgruppen, siehe Zielgruppen), auf denen diese Person steht, als Chips — Auf keiner Liste., wenn es keine gibt. Klicken Sie auf den Namen einer Liste, um sie unter Kontakte → Zielgruppen zu öffnen. Unter Segmente, zu denen die Person aktuell passt sehen Sie außerdem die Segmente, deren Bedingungen in diesem Moment auf diese Person zutreffen; sie folgen ihren Bedingungen, daher gibt es hier nichts hinzuzufügen oder zu entfernen (klicken Sie auf eines, um alle darin auf der Seite Kontakte zu sehen). Segmente werden jeweils 100 auf einmal geprüft; gibt es mehr, prüft Weitere Segmente prüfen die nächsten 100. So ändern Sie die Listen: 1. Um die Person hinzuzufügen, wählen Sie eine Liste in Zu einer Liste hinzufügen… und klicken Sie auf Hinzufügen. Der Chip erscheint sofort. 2. Um sie von einer Liste zu nehmen, klicken Sie auf das × an ihrem Chip (Von der Liste nehmen …). Sonst ändert sich nichts an der Person, und Sie können sie wieder hinzufügen. 3. Hat der Arbeitsbereich noch keine Listen, sehen Sie Dieser Arbeitsbereich hat noch keine Listen. mit In Zielgruppen eine erstellen ↗. - WhatsApp-Broadcasts: die letzten 10 WhatsApp-Broadcasts, die diese Person erreicht haben, mit Datum und Ergebnis (Gesendet, Zugestellt, Gelesen, Beantwortet, Fehlgeschlagen, Übersprungen oder In Warteschlange). Klicken Sie auf den Namen eines Broadcasts, um ihn auf der Seite WhatsApp-Broadcasts zu öffnen; gibt es keinen, steht dort Diese Person hat noch keinen WhatsApp-Broadcast erhalten.

Felder bearbeiten, Einwilligung in Kontakten erfassen, Zu einer Liste hinzufügen… und das × an einer Liste werden nur Mitgliedern angezeigt, die Kontakte ändern dürfen (die Aufgabe Kontakte verwalten: standardmäßig Inhaber, Administrator und Editor). Alle, die die Unterhaltung lesen können — auch die reine Posteingangsrolle Agent —, können den Datensatz lesen und die Listen sehen; Agenten erhalten keine Links zu Kontakte, Zielgruppen oder WhatsApp-Broadcasts, weil diese Seiten für sie gesperrt sind.

Hat die Person noch keinen Datensatz, zeigt der Abschnitt Diese Person hat noch keinen Kontaktdatensatz. Der Datensatz wird mit ihrer nächsten Nachricht erstellt oder wenn Sie die Kontaktkarte oben speichern.

Wenn etwas schiefgeht

• Aktion fehlgeschlagen → der Server abgelehnt wurde (oft eine fehlende Aufgabe wie Zuweisen). Fragen Sie einen Inhaber oder Administrator.
• Das Menü Zugewiesen an ist reiner Text statt eines Menüs → Sie haben die Aufgabe Zuweisen nicht.
• Kontakt konnte nicht aktualisiert werden → Überprüfen Sie das E-Mail- und Telefonformat und versuchen Sie es erneut.

Verwandt

• Der Posteingang: eine Führung durch den Bildschirm
• Archivieren, blockieren, spammen und löschen
• Live-Updates und Benachrichtigungen