Zuweisung, Status, Priorität, Tags, Erinnerungen und Notizen

Diese Tools verhindern, dass ein Team denselben Kunden zweimal beantwortet oder einen vergisst. Die meisten befinden sich im Thread-Header und in Gesprächsdetails (der (i)-Button).

Beanspruchung und Abtretung

1. Öffnen Sie eine Unterhaltung, die Nicht zugewiesen ist, und drücken Sie Übernehmen (Thread-Kopfzeile oder der Bereich Zuweisung in Gesprächsdetails). Sie wechselt in Ihren Tab Meine.
2. Um es an die Warteschlange zurückzugeben, drücken Sie Zuweisung aufheben.
3. Um sie jemand anderem zu geben, öffnen Sie die Konversationsdetails → Zuweisung und wählen Sie einen Namen in Zugewiesen an aus. Nur Mitglieder, die Gespräche öffnen und beantworten können, werden aufgeführt (niemals ein Viewer oder ein Mitglied, dessen Antworten entzogen wurde); die App lehnt alle anderen mit "Diese Person kann keine Gespräche beantworten" ab. Nicht zugewiesen entfernt den Zugewiesenen. Der neue Zugewiesene erhält eine Zugewiesen per Klingel.
4. Bei einem Gespräch, das jemand anderem zugewiesen ist, entfernt Zuweisung entfernen (Kopfzeile) die aktuelle Zuweisung.

Jeder, der antworten darf, kann Übernehmen und Zuweisung aufheben nutzen. Um eine andere Person in Zugewiesen an zu wählen und für Zuweisung entfernen brauchen Sie die Posteingangsaufgabe Zuweisen (standardmäßig Inhaber und Administrator).

Status: Offen, ausstehend, gelöst

• Abschließen im Header markiert das Gespräch als abgeschlossen; es lässt die Zählungen auf den Tabs stehen. Wieder öffnen bringt es zurück. Wenn der Thread schmal ist (oft mit Gesprächsdetails daneben), Übernehmen / Zuweisung aufheben ist in Weitere Aktionen (⋯); auf einem Handy ist Abschließen / Wieder öffnen ebenfalls vorhanden.
• In Gesprächsdetails → Status können Sie direkt Öffnen, Ausstehend (warten auf den Kunden oder jemand anderen) oder Gelöst auswählen.
• Wenn der Kunde in einer Konversation mit dem Status Gelöst erneut schreibt, öffnet sie sich von selbst wieder.

Priorität

Wählen Sie unter Gesprächsdetails → Priorität die Option Niedrig, Normal (Standard), Hoch oder Dringend. Die Priorität ist die Entscheidung Ihres Teams darüber, was am wichtigsten ist; die Liste bleibt nach der letzten Aktivität sortiert. Um jeweils eine Priorität abzuarbeiten, wählen Sie sie im Prioritätsmenü neben dem Suchfeld (Jede Priorität zeigt alle).

Tags

1. In Gesprächsdetails → Tags tippen Sie ein Wort in Tag hinzufügen ein und drücken Sie + (oder Enter). Ein führendes # wird entfernt.
2. Entfernen Sie ein Tag mit dem × daneben (Tag ... entfernen). Tags, die Sie hinzufügen, während noch eines gespeichert wird, warten, bis sie an der Reihe sind, und zeigen Wird gespeichert…; keines geht verloren. Schlägt das Speichern fehl, zeigt das Tag Nicht gespeichert mit Diese Tags wurden nicht gespeichert.: Klicken Sie auf Erneut versuchen, um es noch einmal zu versuchen, oder auf Verwerfen, um es zu verwerfen.

Tags in einer Konversation sind getrennt von den Tags eines Kontakts in Kontakte. Gespräche, die während eines Gesprächs mit einem Bot abgebrochen werden, erhalten automatisch das Tag bot-abandoned (siehe Postfach-Bots).

Erinnerungen

1. Öffnen Sie Weitere Aktionen (⋯) im Header und wählen Sie Erinnern…, oder verwenden Sie Gesprächsdetails → Erinnerung → Erinnern….
2. Wählen Sie In 1 Stunde, In 3 Stunden, Morgen 9:00, Nächste Woche (gleicher Wochentag nächste Woche um 9:00) oder Benutzerdefiniertes Datum und Uhrzeit.
3. Schreiben Sie optional Notiz (optional) – worauf Sie nachhaken sollten.
4. Drücken Sie Erinnerung setzen. Sie sehen Erinnerung gesetzt für ... und einen Erinnerung · ... Chip in der Reihe und im Header.

Wenn die Zeit gekommen ist, erhält die Person, welche die Erinnerung gesetzt hat, ganz oben in der Liste ein Banner – Bei [Name] nachfassen mit Öffnen und Erinnerung verwerfen – dazu einen Signalton, eine Desktop-Benachrichtigung, falls erlaubt, und eine Erinnerung in der Glocke. Ändern Sie sie über Erinnerung ändern… oder entfernen Sie sie mit Erinnerung entfernen (dem × auf dem Chip). Eine Zeit in der Vergangenheit wird mit Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Zukunft. abgelehnt. Pro Gespräch wird eine Erinnerung gespeichert.

Interne Notizen

1. Schalten Sie Interne Notiz unter dem Antwortfeld ein. Das Feld wird bernsteinfarben und zeigt Interne Notiz schreiben (wird nicht an den Kontakt gesendet) … (auf einem Handy oder Tablet: Notiz schreiben…). Auf einem Computer erscheint neben dem Schalter die Zeile Bleibt bei diesem Gespräch. Für etwas, das keinen Kunden betrifft, verwenden Sie Team.; auf einem Handy drücken Sie (i) (Über interne Notizen) am Ende dieser Zeile, um sie zu lesen.
2. Wählen Sie optional unter An einen Kollegen; die Standardeinstellung Alle in diesem Chat richtet die Notiz an das ganze Team. Angeboten werden nur Kollegen, die dieses Gespräch öffnen können; wer online ist, hat einen Punkt. Sobald das Gespräch zugewiesen ist, sind das die zugewiesene Person und die Personen, die alle Postfächer sehen (Inhaber, Admins und alle mit Inbox, Alle anzeigen).
3. Drücken Sie Notiz hinzufügen.

Die Notiz erscheint im Verlauf mit der Markierung Notiz (und an [Name], wenn sie adressiert ist); der adressierte Kollege erhält sie in der Glocke unter Für Sie. Eine Notiz an Alle in diesem Chat lässt bei allen, die das Gespräch öffnen können, die Glocke läuten, außer bei Ihnen; bei einem zugewiesenen Gespräch sind das nur die zugewiesene Person und die Personen, die alle Postfächer sehen. Notizen bleiben in diesem Gespräch. Für etwas, das keinen Kunden betrifft, verwenden Sie den Team-Chat (siehe Team-Chat). Zum Schreiben von Notizen ist die Inbox-Aufgabe Notizen nötig.

Die Kontaktkarte

Ganz oben in Gesprächsdetails:

• Telefon (klicken, um anzurufen; WhatsApp öffnet einen WhatsApp-Chat mit der Nummer), E-Mail und Notizen.
• Kontakt bearbeiten öffnet die Felder Name, Telefon, E-Mail und Notizen, jeweils mit ihrem Namen darüber; klicken Sie auf Speichern (Kontakt aktualisiert). Name nimmt bis zu 120 Zeichen auf: Am Limit nimmt das Feld nichts mehr an, und darunter erscheint Ein Name kann bis zu 120 Zeichen sein. Notizen nimmt bis zu 2.000 Zeichen auf: Am Limit nimmt das Feld nichts mehr an, und darunter erscheint Notizen dürfen höchstens 2.000 Zeichen lang sein. Eine lokale Telefon-Nummer wird im Land Ihres Kontos interpretiert und mit + und Ländervorwahl gespeichert; bei Text, der keine Telefonnummer ist, erscheint unter dem Feld Das ist keine Telefonnummer. Geben Sie eine lokale Nummer ein oder die vollständige Nummer, beginnend mit + und der Ländervorwahl., und bei einer ungültigen E-Mail-Adresse Geben Sie eine E-Mail-Adresse wie name@example.com ein. Es wird nichts gespeichert, bis beides stimmt. Ein früher gespeicherter, längerer Name oder längere Notizen zeigen Verwenden Sie höchstens 120 Zeichen für den Namen. oder Verwenden Sie höchstens 2000 Zeichen für die Notizen. unter dem jeweiligen Feld; kürzen Sie den Text und klicken Sie erneut auf Speichern. Jeder andere Grund, den der Server zu einem Feld meldet, wird ebenfalls unter diesem Feld angezeigt. Wenn Sie Telefon oder E-Mail leeren und auf Speichern klicken, wird der Wert auch auf der Seite Kontakte bei dieser Person entfernt, nicht nur in der Inbox. Ein Feld, das schon leer war, ändert nichts auf der Seite Kontakte: Eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die ein Import dort hinzugefügt hat, bleibt erhalten, wenn Sie den Namen oder die Notizen speichern. An eine geänderte Telefon-Nummer sendet Vorlage senden ab dann die WhatsApp-Vorlagen für dieses Gespräch; prüfen Sie sie also, bevor Sie eine senden. Was Sie unter Kontakt bearbeiten eingeben, bleibt erhalten, während sich das Gespräch drumherum ändert (ein Tag, ein Status, eine neue Nachricht). Speichert jemand diesen Kontakt, während Sie ihn bearbeiten, zeigt das Formular Dieser Kontakt wurde geändert, während Sie ihn bearbeitet haben. Ihre Änderungen bleiben erhalten: Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Fassung zu behalten, oder auf Neu laden, um die neuen Angaben zu sehen. Speichern sendet nur die Felder, die Sie geändert haben, sodass ein Feld, das Sie nicht angefasst haben, nie eine ältere Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Notiz zurückschreibt, die ein Teammitglied gerade gespeichert hat. Speichert ein Teammitglied diesen Kontakt, während Sie eines seiner Gespräche geöffnet haben und nicht bearbeiten, zeigt die Karte die neuen Angaben von selbst. Wenn Sie Gesprächsdetails mit nicht gespeicherten Änderungen schließen oder ein anderes Gespräch öffnen (aus der Liste, über Zurück, die Suche, eine Erinnerung, eine Benachrichtigung oder die anderen Gespräche des Kontakts), erscheint Ihre Änderungen an diesem Kontakt verwerfen?: Weiterbearbeiten bleibt mit Ihren Änderungen in diesem Gespräch, Verwerfen verwirft sie und öffnet das andere. Ohne Land in den Unternehmensdaten (/app/settings/company) nimmt Telefon nur eine vollständige Nummer mit + und Ländervorwahl an: Eine lokale Nummer zeigt Geben Sie die vollständige Nummer mit + und Ländervorwahl ein, zum Beispiel +44 7400 123456. Ihr Konto hat kein Land in den Unternehmensdaten, daher kann eine lokale Nummer nicht gelesen werden. unter dem Feld.
• In Kontakten öffnen öffnet die Person auf der Seite Kontakte .
• Weitere Gespräche listet die anderen Gespräche dieser Person mit ihrem Status auf; klicken Sie auf eines, um es zu öffnen.
• Für WhatsApp-Chats listet Anrufe die Anrufhistorie auf (siehe WhatsApp-Anrufe). WhatsApp-Sprachanrufe folgen in Kürze.

Der Kontaktdatensatz

Unter der Kontaktkarte zeigt Gesprächsdetails, was die Seite Kontakte über diese Person weiß — derselbe Datensatz, über alle in ihm zusammengeführten Kanäle hinweg:

• Kontaktdatensatz: Sprache, Ort (Stadt und Land), Ortszeit des Kontakts (die aktuelle Ortszeit und Zeitzone der Person — nützlich, bevor Sie anrufen oder "heute" versprechen), Quelle (zum Beispiel Inbox, Importieren oder Click-to-WhatsApp-Anzeige, mit Aus Anzeige: … und der Anzeigenüberschrift, wenn die Person über eine Anzeige kam) und Lead (die Phase, Wert und Inhaber oder Kein Lead). Vollständiger Datensatz ↗ öffnet die Person auf der Seite Kontakte.
• Marketing-Einwilligung: Ein Chip pro Kanal, der eine Entscheidung dokumentiert hat – zum Beispiel WhatsApp: Vereinbart, E-Mail: Rückgezogen oder WhatsApp: Alle Nachrichten gestoppt. Auf keinem Kanal ist eine Einwilligung erfasst. Das bedeutet, dass niemand eine aufgenommen hat. Um die Zustimmung aufzunehmen, drücken Sie Einwilligung in Kontakten erfassen ↗ und verwenden dort Einwilligung erfassen (siehe Einwilligung).
• Benutzerdefinierte Felder: die eigenen Felder des Arbeitsbereichs (siehe Benutzerdefinierte Felder) mit den Werten dieser Person. So ändern Sie sie:

1. Klicken Sie auf Felder bearbeiten.
2. Füllen Sie die Werte aus oder ändern Sie sie; leeren Sie ein Feld, um einen Wert zu entfernen.
3. Klicken Sie auf Felder speichern. Ein Wert, der nicht zu seinem Feld passt (etwa ein Wort in einem Zahlenfeld), wird mit Begründung abgelehnt, und es wird nichts gespeichert.

• Listen: die Listen (statische Zielgruppen, siehe Zielgruppen), auf denen diese Person steht, als Chips — Auf keiner Liste., wenn es keine gibt. Klicken Sie auf den Namen einer Liste, um sie unter Kontakte → Zielgruppen zu öffnen. Unter Segmente, zu denen die Person aktuell passt sehen Sie außerdem die Segmente, deren Bedingungen in diesem Moment auf diese Person zutreffen; sie folgen ihren Bedingungen, daher gibt es hier nichts hinzuzufügen oder zu entfernen (klicken Sie auf eines, um alle darin auf der Seite Kontakte zu sehen). Segmente werden jeweils 100 auf einmal geprüft; gibt es mehr, prüft Weitere Segmente prüfen die nächsten 100. So ändern Sie die Listen:

1. Um die Person hinzuzufügen, wählen Sie eine Liste in Zu einer Liste hinzufügen… und klicken Sie auf Hinzufügen. Der Chip erscheint sofort.
2. Um sie von einer Liste zu nehmen, klicken Sie auf das × an ihrem Chip (Von der Liste nehmen …). Sonst ändert sich nichts an der Person, und Sie können sie wieder hinzufügen.
3. Hat der Arbeitsbereich noch keine Listen, sehen Sie Dieser Arbeitsbereich hat noch keine Listen. mit In Zielgruppen eine erstellen ↗.

• WhatsApp-Broadcasts: die letzten 10 WhatsApp-Broadcasts, die diese Person erreicht haben, mit Datum und Ergebnis (Gesendet, Zugestellt, Gelesen, Geantwortet, Fehlgeschlagen, Übersprungen oder In der Warteschlange). Klicken Sie auf den Namen eines Broadcasts, um ihn auf der Seite WhatsApp-Broadcasts zu öffnen; gibt es keinen, steht dort Diese Person hat noch keinen WhatsApp-Broadcast erhalten.

Felder bearbeiten, Einwilligung in Kontakten erfassen, Zu einer Liste hinzufügen… und das × an einer Liste werden nur Mitgliedern angezeigt, die Kontakte ändern dürfen (die Aufgabe Kontakte verwalten: standardmäßig Inhaber, Administrator und Editor). Alle, die die Unterhaltung lesen können — auch die reine Posteingangsrolle Agent —, können den Datensatz lesen und die Listen sehen; Agenten erhalten keine Links zu Kontakte, Zielgruppen oder WhatsApp-Broadcasts, weil diese Seiten für sie gesperrt sind.

Hat die Person noch keinen Datensatz, zeigt der Abschnitt Diese Person hat noch keinen Kontaktdatensatz. Der Datensatz wird mit ihrer nächsten Nachricht erstellt oder wenn Sie die Kontaktkarte oben speichern.

Wenn etwas schiefgeht

• Aktion fehlgeschlagen → der Server abgelehnt wurde (oft eine fehlende Aufgabe wie Zuweisen). Fragen Sie einen Inhaber oder Administrator.
• Das Menü Zugewiesen an ist reiner Text statt eines Menüs → Sie haben die Aufgabe Zuweisen nicht.
• Kontakt konnte nicht aktualisiert werden → Überprüfen Sie das E-Mail- und Telefonformat und versuchen Sie es erneut.

Verwandt

• Die Inbox: ein Rundgang durch den Bildschirm
• Archivieren, blockieren, spammen und löschen
• Live-Updates und Benachrichtigungen