Boîtes aux lettres Microsoft 365 (y compris les boîtes aux lettres partagées)

Une boîte aux lettres Microsoft 365 se connecte en se connectant à Microsoft. OmniBrand lit ensuite les nouveaux messages à chaque minute et envoie vos réponses depuis cette boîte aux lettres. Rien ne change dans votre configuration de courrier : pas de transfert et pas d’IMAP.

Avant de commencer

• Le compte Microsoft avec lequel vous vous connectez peut ouvrir la boîte aux lettres : elle est la vôtre, ou bien une boîte partagée à laquelle vous avez obtenu un accès complet.
• Pour répondre depuis une boîte aux lettres partagée, votre compte doit également afficher Envoyer en tant que (ou Envoyer au nom de la lettre). Votre administrateur Microsoft 365 accorde les deux dans les paramètres de délégation de la boîte partagée.
• Votre organisation vous autorise à consentir à l’application OmniBrand, ou un administrateur consent une fois pour tous (voir ci-dessous).

Pas à pas

Vous êtes connecté à Microsoft sur votre téléphone plutôt que sur l’ordinateur ? La fenêtre de connexion affiche également un code QR : voir Connecter un compte depuis votre téléphone.

1. Configuration → Comptes → E-mail (ou + Connecter un autre sur la carte Email, ou Ajouter ma boîte aux lettres).
2. Tapez l’adresse de la boîte aux lettres - la vôtre, ou la commune comme « support@yourcompany.com » - et cliquez sur Continuer.
3. Fournisseur : Microsoft 365 / Outlook est affiché. Gardez Se connecter avec Microsoft (recommandé) sélectionné et cliquez sur Se connecter avec Microsoft.
4. La fenêtre de Microsoft s’ouvre. Connectez-vous avec votre propre compte (pour une boîte aux lettres partagée aussi) et acceptez les autorisations.
5. Le compte apparaît sous E-mail sous « Votre nom (adresse de boîte aux lettres) ». Pour une boîte aux lettres partagée, OmniBrand vérifie d’abord que votre compte peut l’ouvrir.
6. Optionnel : cliquez sur Paramètres sur la ligne pour définir une Signature (facultative) et cliquez sur Enregistrer.

Pour connecter plusieurs boîtes aux lettres partagées, répétez ces étapes une fois par adresse. Chacune devient son propre compte, même si elles utilisent toutes votre unique connexion Microsoft.

Champs et options (Paramètres sur la ligne)

• Boîte aux lettres à surveiller - la boîte aux lettres depuis laquelle ce compte lit et répond. Votre propre boîte aux lettres par défaut ; entrez une boîte partagée à laquelle vous avez accès et cliquez sur Enregistrer. OmniBrand vérifie l’adresse avec Microsoft avant de sauvegarder.
• Signature (facultative) - ajoutée sous chaque réponse. Qui peut changer ces deux éléments : les propriétaires et administrateurs, et la personne à qui appartient cette boîte aux lettres (lorsqu’elle a été donnée à un agent). Tous les autres voient la boîte aux lettres et la signature en lecture seule, avec « Seul un propriétaire ou un administrateur, ou la personne à qui appartient cette boîte aux lettres, peut changer la boîte aux lettres ou la signature. »
• Une boîte aux lettres appartenant à un agent lit les courriels avec la connexion Microsoft de cet agent, donc seul cet agent peut changer Boîte aux lettres à surveiller. Un propriétaire ou un administrateur voit l’adresse en lecture seule, avec la note « Seule la personne à qui appartient cette boîte peut la diriger vers une autre boîte aux lettres. Vous pouvez changer la signature. », et peut toujours changer sa Signature (facultative) et cliquer sur Enregistrer. Une boîte aux lettres d’équipe (sans agent) peut être modifiée par n’importe quel propriétaire ou administrateur.
• Qui reçoit cette boîte aux lettres (propriétaires et administrateurs) - toute l’équipe, ou un agent. Voir Donner à un agent sa propre boîte aux lettres.

Ce qu’OmniBrand demande à Microsoft

Connectez-vous et lisez votre profil de base ; lisez vos mails et envoyez des courriels en votre nom ; lisez et envoyez depuis les boîtes aux lettres partagées avec vous ; et gardez l’accès (pour que cela fonctionne sans que vous soyez connecté). Ce sont des autorisations déléguées : OmniBrand n’atteint que les boîtes aux lettres que votre propre compte peut ouvrir.

Ce que l’administrateur Microsoft doit autoriser

• Consentement. Si la connexion indique Besoin d’une approbation admin, un administrateur (Administrateur global, ou un administrateur autorisé à accorder son consentement) se connecte une fois via le même bouton et coche Consentement au nom de votre organisation, ou accorde le consentement administrateur à l’application dans le centre d’administration Microsoft Entra. Personne d’autre n’est interrogé à nouveau.
• Attribution d’utilisateur. Si votre organisation exige que les utilisateurs soient assignés à des applications, l’administrateur assigne chaque personne connectée à l’application OmniBrand (centre d’administration Entra → applications Enterprise → l’application → Utilisateurs et groupes).
• Accès conditionnel. Une politique qui bloque les connexions depuis l’extérieur du réseau de l’entreprise ou des appareils non gérés bloquera également cela ; l’administrateur doit l’autoriser.
• Droits de boîte aux lettres pour les boîtes aux lettres partagées : Accès complet et Envoi en guise, comme ci-dessus.

Aucun changement dans les règles de transmission, les paramètres IMAP ou SMTP n’est nécessaire.

Renouvellement automatique

L’accès de Microsoft dure environ une heure à la fois. OmniBrand le renouvelle lui-même peu avant qu’il ne s’épuise et à nouveau si Microsoft refuse une demande, donc une boîte aux lettres continue de fonctionner sans que personne ne se reconnecte. Un problème temporaire du côté de Microsoft (service occupé, réseau) ne déconnecte pas le compte ; OmniBrand essaie simplement à nouveau. Ce n’est que lorsque Microsoft a vraiment mis fin à la connexion que le compte a besoin de vous.

Quand il faut se reconnecter : les raisons

La ligne affiche alors Connexion expirée et Messages : Non reçus avec notre explication, par exemple La plateforme n’accepte plus cette connexion. Cliquez sur Reconnecter pour vous reconnecter. Cliquez sur Détails en dessous pour voir la raison propre de Microsoft, par exemple « Échec de connexion Microsoft (400, AADSTS50173) : le mot de passe a été changé ou réinitialisé... ». La cloche vous indique également. Ce que chaque raison signifie et quoi faire :

• AADSTS50173 - Le mot de passe a été changé ou réinitialisé - Reconnectez-vous et connectez-vous avec le nouveau mot de passe.
• AADSTS50055 - le mot de passe a expiré - changez le mot de passe avec Microsoft, puis Reconnectez-vous.
• AADSTS50057 - le compte est désactivé - l’administrateur le réactive ; ou connecte-toi avec un autre compte pouvant ouvrir la boîte aux lettres.
• AADSTS50053 - le compte est verrouillé après trop de mauvais mots de passe - attendez ou demandez à l’administrateur de le déverrouiller, puis reconnectez-vous.
• AADSTS50126 - le nom d’utilisateur ou le mot de passe est incorrect - Reconnectez-vous avec les bons détails.
• AADSTS700082 - non utilisé pendant 90 jours et expiré, ou AADSTS70008 / AADSTS700084 - la connexion a expiré - Reconnecter.
• AADSTS50076 / AADSTS50079 - Microsoft exige désormais une authentification multi-facteurs - Reconnecter et remplir l’invite MFA.
• AADSTS50158 - Un contrôle de sécurité (accès conditionnel) doit être effectué - Reconnecter et compléter la vérification.
• AADSTS53003 - une politique d’accès conditionnel la bloque - l’administrateur doit autoriser OmniBrand dans cette politique ; puis se reconnecter.
• AADSTS65001 - l’autorisation pour OmniBrand a été retirée - Reconnecter et accepter à nouveau (ou l’administrateur accorde à nouveau son consentement).
• AADSTS50105 - le compte n’est pas assigné à l’application OmniBrand - l’administrateur vous assigne à l’application ; puis Reconnectez-vous.
• l’inscription à l’application OmniBrand a été refusée - un problème du côté d’OmniBrand ; ne pas reconnecter, contactez le support.

Même si une boîte aux lettres est marquée ainsi, OmniBrand la réessaie toutes les 30 minutes, donc si la cause a été levée du côté de Microsoft (par exemple, l’administrateur a rétabli l’access), elle peut revenir d’elle-même.

Comment se reconnecter

Cliquez sur Reconnecter sur la ligne de la boîte mail et connectez-vous à nouveau dans la fenêtre de Microsoft. Pour votre propre boîte mail, connectez-vous avec ce compte. Pour une boîte mail partagée, connectez-vous avec votre propre compte qui y a accès : Reconnecter transmet l'adresse partagée, de sorte que ce même compte revient avec son historique (votre propre boîte mail n'est pas ajoutée à la place). Si votre compte ne peut plus ouvrir la boîte mail partagée, la connexion est refusée avec « ... cannot open ... » : demandez à votre administrateur Microsoft 365 de rétablir l'Accès total (Full Access), puis cliquez à nouveau sur Reconnecter.

Bon à savoir

• Les réponses sont envoyées par la boîte aux lettres, filées sous l’email du client, et apparaissent dans ses Articles envoyés. Pièces jointes sur les réponses : jusqu’à 3 Mo chacune. Pièces jointes entrantes : jusqu’à 10 Mo chacune.
• Les brouillons, le courrier envoyé par la boîte mail elle-même, et le courrier automatique (mailer-daemon, messages en masse et auto-soumis) ne deviennent pas des conversations.
• Le nouveau courrier est lu dans l’ordre d’arrivée, jusqu’à 10 messages par minute, donc après une heure chargée (ou lorsque la boîte aux lettres est connectée), les autres suivent au fil des minutes. Les rebonds et le courrier de la boîte aux lettres ne retardent jamais les messages derrière eux.
• Si vous utilisez le transfert à la place et que Microsoft le rebondit avec la 5.7.520, voir Redirection refoulée.