Microsoft 365 میل باکسز (بشمول مشترکہ میل باکسز)

Microsoft 365 میل باکس، Microsoft سے سائن اِن کر کے منسلک ہوتا ہے۔ اس کے بعد OmniBrand ہر منٹ نئی ڈاک پڑھتا ہے اور آپ کے جوابات اسی میل باکس سے بھیجتا ہے۔ آپ کے میل سیٹ اپ میں کچھ نہیں بدلتا: نہ فارورڈنگ اور نہ IMAP۔

شروع کرنے سے پہلے

• جس Microsoft اکاؤنٹ سے آپ سائن اِن کرتے ہیں وہ میل باکس کھول سکتا ہو: یا تو یہ آپ کا اپنا ہے، یا کوئی مشترکہ میل باکس جس کی آپ کو مکمل رسائی دی گئی ہے۔
• مشترکہ میل باکس سے جواب دینے کے لیے آپ کے اکاؤنٹ کو اس پر بطور بھیجیں (یا کی جانب سے بھیجیں) کی اجازت بھی چاہیے۔ آپ کا Microsoft 365 ایڈمن دونوں اجازتیں مشترکہ میل باکس کی ڈیلیگیشن سیٹنگز میں دیتا ہے۔
• آپ کی تنظیم آپ کو OmniBrand ایپ کے لیے رضامندی دینے دیتی ہے، یا کوئی ایڈمن سب کے لیے ایک بار رضامندی دے دیتا ہے (نیچے دیکھیں)۔

مرحلہ وار

کیا آپ نے کمپیوٹر کے بجائے اپنے فون پر مائیکروسافٹ میں سائن ان کیا ہے؟ کنیکٹ ونڈو میں بھی QR کوڈ دکھایا گیا ہے: دیکھیں: اپنے فون سے اکاؤنٹ کنیکٹ کریں۔

1. سیٹ اپ → اکاؤنٹس → ای میل (یا ای میل کارڈ پر + مزید منسلک کریں، یا میرا میل باکس شامل کریں)۔
2. میل باکس کا پتہ لکھیں - اپنا، یا مشترکہ پتہ جیسے support@yourcompany.com - اور جاری رکھیں پر کلک کریں۔
3. فراہم کنندہ: Microsoft 365 / Outlook دکھائی دیتا ہے۔ Microsoft سے سائن اِن کریں (تجویز کردہ) کو منتخب رہنے دیں اور Microsoft سے سائن اِن کریں پر کلک کریں۔
4. Microsoft کی ونڈو کھلتی ہے۔ اپنے اکاؤنٹ سے سائن اِن کریں (مشترکہ میل باکس کے لیے بھی) اور اجازتیں قبول کریں۔
5. اکاؤنٹ ای میل کے نیچے "آپ کا نام (میل باکس کا پتہ)" کی صورت میں ظاہر ہوتا ہے۔ مشترکہ میل باکس کے لیے OmniBrand پہلے چیک کرتا ہے کہ آپ کا اکاؤنٹ اسے کھول سکتا ہے۔
6. اختیاری: قطار پر سیٹنگز پر کلک کر کے دستخط (اختیاری) سیٹ کریں اور محفوظ کریں پر کلک کریں۔

کئی مشترکہ میل باکسز منسلک کرنے کے لیے ہر پتے کے لیے یہ مراحل ایک بار دہرائیں۔ ہر ایک اپنا الگ اکاؤنٹ بنتا ہے، چاہے سب ایک ہی Microsoft لاگ اِن استعمال کریں۔

فیلڈز اور اختیارات (قطار پر سیٹنگز)

• دیکھنے کے لیے میل باکس - وہ میل باکس جسے یہ اکاؤنٹ پڑھتا ہے اور جس سے جواب دیتا ہے۔ پہلے سے آپ کا اپنا میل باکس؛ اس کی جگہ کوئی مشترکہ میل باکس درج کریں جس تک آپ کو رسائی ہو اور محفوظ کریں پر کلک کریں۔ OmniBrand محفوظ کرنے سے پہلے پتہ Microsoft سے چیک کرتا ہے۔
• دستخط (اختیاری) - ہر جواب کے نیچے شامل کیا جاتا ہے۔ کون ان دونوں کو تبدیل کر سکتا ہے: مالکان اور ایڈمنز، اور وہ شخص جس کا یہ میل باکس ہے (جب یہ ایک ایجنٹ کو دیا گیا تھا)۔ باقی سب لوگ میل باکس اور دستخط کو صرف پڑھے ہوئے دیکھتے ہیں، جس میں لکھا ہوتا ہے کہ "صرف مالک یا ایڈمن، یا جس شخص کا یہ میل باکس ہے، میل باکس یا دستخط تبدیل کر سکتا ہے۔"
• ایک میل باکس جو ایک ایجنٹ کا ہو وہ میل پڑھتا ہے جس میں اس ایجنٹ کا اپنا مائیکروسافٹ سائن ان ہوتا ہے، اس لیے صرف وہی دیکھنے کے لیے میل باکس تبدیل کر سکتا ہے۔ ایک مالک یا ایڈمن ایڈریس کو صرف پڑھا ہوا دیکھتا ہے، جس پر نوٹ ہوتا ہے "صرف وہ شخص جس کا یہ میل باکس ہے، وہ اسے کسی دوسرے میل باکس کی طرف اشارہ کر سکتا ہے۔ آپ دستخط تبدیل کر سکتے ہیں۔"، اور پھر بھی اس دستخط (اختیاری) تبدیل کر سکتا ہے اور محفوظ کریں پر کلک کر سکتا ہے۔ ٹیم میل باکس (کوئی ایجنٹ نہیں) کسی بھی مالک یا ایڈمن کے ذریعے تبدیل کیا جا سکتا ہے۔
• یہ میل باکس کون وصول کرتا ہے (مالکان اور ایڈمنز) - پوری ٹیم، یا ایک ایجنٹ۔ دیکھیں کسی ایجنٹ کو ان کا اپنا میل باکس دیں۔

OmniBrand، Microsoft سے کیا مانگتا ہے

آپ کو سائن اِن کرنا اور آپ کی بنیادی پروفائل پڑھنا؛ آپ کی ڈاک پڑھنا اور آپ کی طرف سے ڈاک بھیجنا؛ آپ کے ساتھ شیئر کیے گئے میل باکسز پڑھنا اور ان سے بھیجنا؛ اور رسائی برقرار رکھنا (تاکہ یہ آپ کے سائن اِن ہوئے بغیر بھی کام کر سکے)۔ یہ تفویض کردہ اجازتیں ہیں: OmniBrand صرف انہی میل باکسز تک پہنچتا ہے جو آپ کا اپنا اکاؤنٹ کھول سکتا ہے۔

Microsoft ایڈمن کو کیا اجازت دینی ہوگی

• رضامندی۔ اگر سائن اِن پر ایڈمن کی منظوری درکار ہے لکھا آئے، تو کوئی ایڈمن (Global Administrator، یا وہ ایڈمن جسے رضامندی دینے کی اجازت ہو) اسی بٹن سے ایک بار سائن اِن کرتا ہے اور اپنی تنظیم کی جانب سے رضامندی پر نشان لگاتا ہے، یا Microsoft Entra ایڈمن سینٹر میں ایپ کو ایڈمن رضامندی دیتا ہے۔ اس کے بعد کسی اور سے دوبارہ نہیں پوچھا جاتا۔
• صارف کی تفویض۔ اگر آپ کی تنظیم میں صارفین کو ایپس پر تفویض کرنا لازمی ہے، تو ایڈمن ہر منسلک کرنے والے شخص کو OmniBrand ایپ پر تفویض کرتا ہے (Entra ایڈمن سینٹر → Enterprise applications → ایپ → Users and groups)۔
• مشروط رسائی۔ جو پالیسی کمپنی نیٹ ورک سے باہر یا غیر منظم آلات سے سائن اِن روکتی ہے وہ اسے بھی روکے گی؛ ایڈمن کو اس کی اجازت دینی ہوگی۔
• مشترکہ میل باکسز کے لیے میل باکس کے حقوق: مکمل رسائی اور بطور بھیجیں، جیسا کہ اوپر بتایا گیا۔

فارورڈنگ کے اصولوں، IMAP یا SMTP سیٹنگز میں کوئی تبدیلی درکار نہیں۔

خودکار تجدید

Microsoft کی رسائی ایک وقت میں تقریباً ایک گھنٹہ رہتی ہے۔ OmniBrand اسے ختم ہونے سے کچھ پہلے خود ہی تجدید کر دیتا ہے، اور اگر Microsoft کوئی درخواست رد کرے تو دوبارہ بھی، اس لیے میل باکس کسی کے دوبارہ سائن اِن کیے بغیر کام کرتا رہتا ہے۔ Microsoft کی طرف کا کوئی عارضی مسئلہ (مصروف سروس، نیٹ ورک) اکاؤنٹ کو منقطع نہیں کرتا؛ OmniBrand بس دوبارہ کوشش کرتا ہے۔ صرف تب اکاؤنٹ کو آپ کی ضرورت ہوتی ہے جب Microsoft نے واقعی سائن اِن ختم کر دیا ہو۔

جب دوبارہ منسلک کرنا پڑے: وجوہات

اس کے بعد قطار سائن اِن کی مدت ختم، اور ہماری وضاحت کے ساتھ پیغامات: موصول نہیں ہو رہے دکھاتی ہے، مثلا پلیٹ فارم اب اس سائن ان کو قبول نہیں کرتا۔ دوبارہ سائن ان کرنے کے لیے دوبارہ منسلک کریں پر کلک کریں۔ مائیکروسافٹ کی اپنی وجہ دیکھنے کے لیے اس کے نیچے تفصیلات پر کلک کریں، مثلا "مائیکروسافٹ سائن ان ناکام (400, AADSTS50173): پاس ورڈ تبدیل یا ری سیٹ ہو گیا..."۔ بیل بھی آپ کو بتاتی ہے۔ ہر وجہ کا مطلب کیا ہے اور کیا کرنا چاہیے:

• AADSTS50173 - پاس ورڈ بدل دیا گیا یا ری سیٹ کیا گیا - دوبارہ منسلک کریں اور نئے پاس ورڈ سے سائن اِن کریں۔
• AADSTS50055 - پاس ورڈ کی میعاد ختم ہو گئی ہے - Microsoft میں پاس ورڈ بدلیں، پھر دوبارہ منسلک کریں۔
• AADSTS50057 - اکاؤنٹ غیر فعال ہے - ایڈمن اسے دوبارہ فعال کرے؛ یا کسی اور اکاؤنٹ سے منسلک کریں جو میل باکس کھول سکتا ہو۔
• AADSTS50053 - اکاؤنٹ لاک ہے بہت زیادہ غلط پاس ورڈز کے بعد - انتظار کریں یا ایڈمن سے اسے ان لاک کروائیں، پھر دوبارہ منسلک کریں۔
• AADSTS50126 - صارف نام یا پاس ورڈ غلط ہے - درست تفصیلات کے ساتھ دوبارہ منسلک کریں۔
• AADSTS700082 - 90 دن استعمال نہ ہونے پر ختم ہو گیا، یا AADSTS70008 / AADSTS700084 - سائن اِن کی میعاد ختم ہو گئی ہے - دوبارہ منسلک کریں۔
• AADSTS50076 / AADSTS50079 - Microsoft اب کثیر مرحلہ تصدیق (MFA) مانگتا ہے - دوبارہ منسلک کریں اور MFA کا مرحلہ مکمل کریں۔
• AADSTS50158 - ایک حفاظتی جانچ (مشروط رسائی) مکمل کرنی ہے - دوبارہ منسلک کریں اور جانچ مکمل کریں۔
• AADSTS53003 - مشروط رسائی کی کوئی پالیسی اسے روک رہی ہے - ایڈمن اس پالیسی میں OmniBrand کی اجازت دے؛ پھر دوبارہ منسلک کریں۔
• AADSTS65001 - OmniBrand کی اجازت ہٹا دی گئی - دوبارہ منسلک کریں اور پھر سے قبول کریں (یا ایڈمن دوبارہ رضامندی دے)۔
• AADSTS50105 - اکاؤنٹ OmniBrand ایپ پر تفویض نہیں ہے - ایڈمن آپ کو ایپ پر تفویض کرے؛ پھر دوبارہ منسلک کریں۔
• OmniBrand ایپ کی رجسٹریشن رد کر دی گئی - یہ OmniBrand کی طرف کا مسئلہ ہے؛ دوبارہ منسلک نہ کریں، سپورٹ سے رابطہ کریں۔

جب تک میل باکس پر یہ نشان لگا ہو، OmniBrand پھر بھی ہر 30 منٹ بعد اسے آزماتا رہتا ہے، اس لیے اگر وجہ Microsoft کی طرف سے دور ہو جائے (مثلاً ایڈمن نے رسائی بحال کر دی) تو یہ خود ہی واپس آ سکتا ہے۔

دوبارہ منسلک کیسے کریں

میل باکس کی قطار پر دوبارہ منسلک کریں پر کلک کریں اور Microsoft کی ونڈو میں دوبارہ سائن اِن کریں۔ اپنے میل باکس کے لیے اسی اکاؤنٹ سے سائن اِن کریں۔ مشترکہ میل باکس کے لیے اپنے اس اکاؤنٹ سے سائن اِن کریں جسے اس تک رسائی ہے: دوبارہ منسلک کریں مشترکہ پتہ ساتھ لے جاتا ہے، اس لیے وہی اکاؤنٹ اپنی تاریخ کے ساتھ واپس آتا ہے (اس کی جگہ آپ کا اپنا میل باکس شامل نہیں ہوتا)۔ اگر آپ کا اکاؤنٹ اب مشترکہ میل باکس نہیں کھول سکتا تو سائن اِن "... cannot open ..." کے ساتھ رد ہو جاتا ہے: اپنے Microsoft 365 ایڈمن سے مکمل رسائی بحال کروائیں، پھر دوبارہ دوبارہ منسلک کریں پر کلک کریں۔

جاننے کی باتیں

• جوابات میل باکس سے بھیجے جاتے ہیں، کسٹمر کی ای میل کے تھریڈ میں، اور اس کے بھیجی گئی اشیاء میں نظر آتے ہیں۔ جوابات کے ساتھ اٹیچمنٹس: ہر ایک زیادہ سے زیادہ 3 MB۔ آنے والے اٹیچمنٹس: ہر ایک زیادہ سے زیادہ 10 MB۔
• ڈرافٹس، وہ ڈاک جو میل باکس نے خود بھیجی، اور خودکار ڈاک (میلر ڈیمن، بلک اور خودکار طور پر بھیجے گئے پیغامات) گفتگو نہیں بنتی۔
• نئی ڈاک اس ترتیب میں پڑھی جاتی ہے جس میں وہ آئی تھی، زیادہ سے زیادہ 10 پیغامات فی منٹ، لہٰذا مصروف گھنٹے کے بعد (یا جب میل باکس پہلی بار کنیکٹ ہوتا ہے) باقی پیغامات اگلے منٹوں میں آتے ہیں۔ باؤنس اور میل باکس کی اپنی میل کبھی بھی پیغامات کو پیچھے نہیں روکتی۔
• اگر آپ اس کی بجائے فارورڈنگ استعمال کرتے ہیں اور Microsoft اسے 5.7.520 کے ساتھ باؤنس کر دیتا ہے، تو دیکھیں فارورڈنگ باؤنس ہو گئی۔