E-mail : connecter n’importe quelle boîte aux lettres

Un compte email amène une boîte aux lettres dans la boîte mail : chaque email devient une conversation, et votre réponse est envoyée par email dans le même fil. Il existe trois façons de se connecter ; la fenêtre Connecter une adresse e-mail choisit celle qui convient à votre fournisseur.

Qui peut ajouter une boîte aux lettres

Propriétaires et administrateurs, et toute personne qui répond à la boîte de réception. Une boîte aux lettres qu’un agent ajoute avec son propre mot de passe lui appartient : les autres agents ne voient pas son courrier (les propriétaires et administrateurs le font). Voir Donner à un agent sa propre boîte aux lettres.

Étape par étape

1. Configuration → Comptes → cliquez sur E-mail sous Connecter un compte, ou sur + Connecter un autre sur la carte E-mail. (Un agent qui n’a encore aucun compte voit Ajouter ma boîte aux lettres.)
2. Dans Connecter une adresse e-mail, saisissez l’adresse à laquelle vos clients écrivent, par exemple support@yourcompany.com, puis cliquez sur Continuer.
3. OmniBrand recherche le domaine et affiche Fournisseur : avec son nom (Microsoft 365 / Outlook, Gmail, Google Workspace, Zoho Mail, Yahoo Mail, iCloud Mail, Yandex Mail, Votre hébergeur de messagerie, ou fournisseur inconnu), ainsi que les méthodes qui y fonctionnent. La meilleure est marquée recommandé.
4. Choisissez une méthode et suivez son article :

• Se connecter avec Microsoft - Boîtes aux lettres Microsoft 365 et Outlook, y compris les boîtes partagées. Boîtes aux lettres Microsoft 365
• Mot de passe ou mot de passe d'application - Gmail, Google Workspace, Zoho, Yahoo, iCloud, Yandex et tout hébergeur de messagerie avec IMAP. Gmail et boîtes aux lettres IMAP
• Transfert - fonctionne avec tout fournisseur capable de transférer le courrier ; c’est aussi le seul moyen d’envoyer des newsletters. Transfert d’e-mails

Pour les adresses Microsoft 365, seules les options Se connecter avec Microsoft et Transfert sont proposées (Microsoft a désactivé la connexion par mot de passe via IMAP). Tous les autres fournisseurs se voient proposer Mot de passe ou mot de passe d'application et Transfert.

Comment vos réponses sont envoyées (Répondre-à)

• Microsoft 365 et IMAP : la réponse est envoyée par votre propre boîte aux lettres, depuis votre adresse, en réponse dans le fil du client. Le client répond à votre boîte comme d’habitude, et OmniBrand reprend la réponse dans la même conversation.
• Transfert : la réponse est envoyée par le service mail d’OmniBrand sous votre Nom de l'expéditeur, avec Répondre-To défini comme adresse privée de réexpédition du compte, de sorte que la réponse du client revient directement dans la même conversation.
• Le courrier entrant provenant des formulaires de contact et des systèmes de réservation du site web provient souvent d’une adresse sans réponse avec le vrai client dans Répondre-To. OmniBrand traite la personne de réponse comme le client, donc chaque soumission de formulaire est une conversation à part entière et votre réponse revient à la personne, pas au robot du formulaire. Cela s’applique quand l’expéditeur est clairement un robot (une adresse no-reply, forms, WordPress ou bookings, ou un service de formulaires) ou quand l’expéditeur et le Reply-To partagent le même domaine ; venant de quelqu’un d’autre, le message reste dans la conversation de l’expéditeur, pour que personne ne puisse écrire dans le fil d’un autre client en le nommant dans Reply-To.
• Changer d’objet lors de la réponse lance un nouveau fil de discussion au lieu de continuer l’ancien.

Bon à savoir

• Le nouveau courrier est vérifié toutes les minutes (le courrier réagéré arrive dès qu’il est réacheminé).
• Chaque compte peut avoir une Signature, ajoutée sous chaque réponse.
• Une adresse = un compte. Connectez chaque boîte aux lettres partagée ou personnelle séparément.