Gmail, Google Workspace et autres boîtes aux lettres IMAP

Gmail, Google Workspace, Zoho, Yahoo, iCloud, Yandex et presque toutes les boîtes postales hébergées se connectent avec une adresse et un mot de passe via IMAP (lecture) et SMTP (envoi). OmniBrand vérifie les nouveaux mails à chaque minute et envoie vos réponses depuis la boîte aux lettres elle-même. Il n’y a pas de bouton de connexion Gmail séparé ; Gmail se connecte de cette façon.

Avant de commencer : trouvez un mot de passe qui fonctionne

La plupart des fournisseurs refusent votre mot de passe de connexion habituel depuis d’autres applications. Créez un mot de passe pour l’application (l’assistant montre aussi ces étapes) :

• Gmail / Google Workspace - Compte Google → Sécurité → Vérification en 2 étapes → Mots de passe d’application, créez-en un nommé « OmniBrand ». La vérification en 2 étapes doit être activée. Un administrateur de Google Workspace peut devoir autoriser l’IMAP pour l’organisation.
• Zoho Mail - activer IMAP (Paramètres → comptes Mail → accès IMAP) et, avec l’authentification à deux facteurs activée, créer un mot de passe spécifique à l’application.
• Yahoo - Sécurité du compte → Générer un mot de passe d’application.
• iCloud - appleid.apple.com → connexion et sécurité → mots de passe spécifiques à l’application.
• Yandex - activer l’IMAP dans les paramètres de Yandex Mail et créer un mot de passe d’application (Mots de passe d’application → de sécurité).
• Votre propre hôte de messagerie (cPanel, Plesk et autres) - utilisez le mot de passe de la boîte aux lettres ; la page « paramètres du client de messagerie » de l’hôte indique les noms exacts des serveurs.

Pas à pas

1. Configuration → Comptes → E-mail (ou + Connecter un autre, ou Ajouter ma boîte aux lettres).
2. Tapez l’adresse et cliquez Continuer.
3. Garder Mot de passe ou mot de passe d'application (recommandé) sélectionné.
4. Remplir Mot de passe ou mot de passe d'application et Nom de l'expéditeur (le nom que les clients voient, par exemple « Support team » ; l’adresse est utilisée si elle reste vide).
5. Seulement si nécessaire, ouvrir Avancé : paramètres du serveur (voir ci-dessous).
6. Cliquez sur Connecter. Le bouton indique Test de la connexion… tandis qu’OmniBrand se connecte à la fois au serveur entrant (IMAP) et au serveur sortant (SMTP). Le compte n’est sauvegardé que si les deux fonctionnent.

Champs et options

• Mot de passe ou mot de passe d'application - requis.
• Nom de l'expéditeur - indiqué comme l’expéditeur dans vos réponses.
• Avancé : paramètres du serveur - serveur IMAP et Port, serveur SMTP et Port. Préremplis pour les fournisseurs connus (Gmail : imap.gmail.com 993 et smtp.gmail.com 465 ; Zoho utilise les serveurs de votre région ; de même pour Yahoo, iCloud et Yandex ; y compris quand l’un d’eux gère la messagerie de votre propre domaine). Pour les autres domaines, les champs des serveurs sont vides au départ : le premier Connecter n’envoie votre mot de passe nulle part, vérifie sans lui lesquels des noms habituels (imap., smtp. et mail. devant votre domaine, et votre domaine lui-même) répondent comme serveur de messagerie, et les propose sous forme de boutons « Utiliser … » ; ou saisissez les noms exacts indiqués par votre hébergeur. Votre mot de passe n’est envoyé qu’aux serveurs affichés dans ces champs, jamais à un autre nom, et la ligne au-dessus de Connecter les nomme : « Votre mot de passe est envoyé uniquement à … (entrant) et à … (sortant). » Les ports 993 et 465 utilisent une connexion chiffrée dès le départ ; un autre port comme 143 ou 587 démarre en clair et doit passer au chiffrement (STARTTLS) avant l’envoi du mot de passe. Un serveur qui ne le propose pas est refusé, votre mot de passe ne circule donc jamais sans chiffrement.
• Identifiant (si différent de l'adresse) - uniquement lorsque la connexion de votre hôte n’est pas l’adresse e-mail.
• Signature (facultative) - ajoutée sous chaque réponse.

Après la connexion : Paramètres sur la rangée

Paramètres de la boîte aux lettres affiche les serveurs Adresse, Identifiant, Courrier entrant et Courrier sortant (pour utiliser un autre hôte mail, ajoutez à nouveau la boîte aux lettres). Vous pouvez changer Nom de l'expéditeur et Signature et cliquer sur Enregistrer. Lorsque vous changez le mot de passe chez votre fournisseur, tapez le nouveau sous Nouveau mot de passe de l’application et cliquez sur Vérifier et enregistrer : OmniBrand le teste avant de le conserver, et indique Mot de passe mis à jour. Cette boîte aux lettres fonctionne à nouveau.

Les propriétaires et administrateurs peuvent modifier n’importe quelle boîte aux lettres ; un agent ne peut modifier qu’une boîte aux lettres qui lui appartient (voir Qui reçoit cette boîte aux lettres). Sur une boîte aux lettres d’équipe, ou celle d’un collègue, un agent voit le nom Nom de l'expéditeur la signature de Signature seulement lus avec la mention « Seul un propriétaire ou un administrateur, ou la personne à qui appartient cette boîte aux lettres, peut changer le nom, la signature ou le mot de passe de l’expéditeur. », et pas de Reconnecter sur la ligne. Si les paramètres ne peuvent pas être chargés, vous voyez Les paramètres de la boîte aux lettres ne se sont pas chargés avec Réessayer.

Reconnecter sur la ligne d’une boîte aux lettres IMAP ouvre ces paramètres avec le curseur déjà dans Nouveau mot de passe de l’application ; le compte conserve sa place et son historique. Après Déconnecter (la ligne affiche Déconnecté), les paramètres du serveur ont disparu, donc Reconnecter ouvre à la place la fenêtre Email à cette adresse pour l’ajouter à nouveau.

En cas de problème

• "… Refusé le mot de passe. La plupart des fournisseurs ont besoin d’un mot de passe d’application (pas le mot de passe de connexion normal) et qu’IMAP soit activé. » - Créez un mot de passe d’application et assurez-vous qu’IMAP est activé chez le fournisseur.
• « Il nous faut le serveur de courrier entrant (IMAP) de votre domaine. Votre mot de passe n’a été envoyé à aucun serveur. » (ou « le serveur de courrier sortant (SMTP) ») - le champ du serveur est vide, comme au départ pour un domaine dont OmniBrand ne connaît pas l’hébergeur de messagerie. Choisissez un bouton « Utiliser … » ou saisissez le nom, comme ci-dessous. « Nous n’avons pas trouvé le serveur de courrier entrant (IMAP) … Votre mot de passe n’a été envoyé à aucun autre serveur. » (ou « le serveur de courrier sortant (SMTP) ») - le nom de serveur du formulaire n’existe pas. Avancé : paramètres du serveur s’ouvre tout seul. Si un autre nom a répondu comme serveur de messagerie pour votre domaine (vérifié sans votre mot de passe), le message l’indique et affiche un bouton « Utiliser … » avec ce nom : cliquez dessus uniquement s’il s’agit du serveur de votre hébergeur de messagerie, vérifiez-le sous Avancé : paramètres du serveur, puis cliquez à nouveau sur Connecter. Sinon, saisissez le nom de serveur que votre hébergeur indique sur sa page de paramètres pour les applications de messagerie et cliquez sur Connecter, ou cliquez sur Utiliser plutôt le transfert pour transférer la boîte. « Server … does not exist. » signifie la même chose pour un seul nom de serveur.
• « Impossible de joindre ... Vérifiez le nom du serveur et le port. » - mauvais port, ou l’hôte bloque les connexions extérieures.
• « Serveur de messagerie ... n’est pas un hébergeur public » - OmniBrand ne se connecte qu’aux serveurs sur Internet public. Cela est vérifié à chaque connexion OmniBrand (lecture des courriels, réponses et campagnes d’email), pas seulement lors de l’ajout de la boîte aux lettres.
• "… n’a pas proposé de connexion chiffrée (STARTTLS) sur ce port, donc le mot de passe n’a pas été envoyé. » - utiliser le port 993 pour IMAP et 465 pour SMTP dans Avancé : paramètres du serveur, ou demander à votre hôte de messagerie d’activer le chiffrement. Une campagne d’e-mails envoyée depuis une telle boîte mail s’arrête pour la même raison jusqu’à ce qu’elle soit reconnectée.
• La ligne affiche Messages : Non reçus alors qu’elle fonctionnait - généralement, le mot de passe a été changé chez le fournisseur. Utilisez Nouveau mot de passe de l’application.
• « Trop d’échecs de connexion avec ces informations. La connexion est en pause jusqu’à 15 minutes. Vérifiez l’adresse et le mot de passe, puis réessayez. » - Le serveur de messagerie a refusé 10 mots de passe pour cette boîte mail en moins d’une heure, donc OmniBrand arrête d’essayer pendant 15 minutes (cela protège la boîte aux lettres et empêche votre fournisseur de bloquer OmniBrand). Attendez, vérifiez le mot de passe de l’application, puis essayez à nouveau. La même attente s’applique au Connecter un compte pour Bluesky, Mastodon et Telegram, et pour Vérifier et enregistrer.

Bon à savoir

• Les réponses sont envoyées par votre boîte aux lettres avec votre adresse comme expéditeur, enfilées sous l’adresse du client. La présence d’une copie dans le dossier Envoyé de la boîte correspond au fournisseur (Gmail et Google Workspace en conservent automatiquement une).
• Une boîte aux lettres connectée au mot de passe de quelqu’un commence comme le sien ; un propriétaire ou un administrateur peut la remettre à l’équipe sous Qui reçoit cette boîte aux lettres.
• Chaque message arrivant dans la INBOX de la boîte aux lettres est lu, dans l’ordre d’arrivée, jusqu’à 10 par minute ; après une journée chargée, le reste suit dans les minutes suivantes. Le courrier dans d’autres dossiers ou étiquettes n’est pas lu.
• Un e-mail de plus de 15 Mo n’est pas téléchargé en entier : il arrive avec son expéditeur et son objet ainsi que le texte « [Cet e-mail est trop grand pour être importé (... Mo). Ouvrez-le dans votre boîte aux lettres pour le lire ainsi que ses pièces jointes.] ». Ouvrez-le dans votre programme de messagerie.
• L’heure indiquée sur un message dans la boîte de réception correspond au moment où votre serveur de messagerie l’a reçu, et non la date à laquelle l’ordinateur de l’expéditeur a écrit dessus (une mauvaise horloge de leur côté ne peut pas déplacer un message dans le désordre).