Microsoft 365-Postfächer (inkl. freigegebener Postfächer)

Ein Microsoft 365-Postfach verbindet sich, indem man sich mit Microsoft anmeldet. OmniBrand liest dann jede Minute neue E-Mails und sendet Ihre Antworten von diesem Postfach. An Ihrer Mail-Einrichtung ändert sich nichts: keine Weiterleitung und kein IMAP.

Bevor Sie beginnen

• Das Microsoft-Konto, mit dem Sie sich anmelden, kann das Postfach öffnen: Es ist Ihr eigenes Konto oder ein gemeinsames Postfach, zu dem Sie Vollzugriff erhalten haben.
• Um von einem geteilten Postfach zu antworten, benötigt Ihr Konto außerdem Send As (oder Send in Because). Ihr Microsoft 365-Administrator gewährt beides unter den Delegierungseinstellungen des geteilten Postfachs.
• Ihre Organisation erlaubt Ihnen, der OmniBrand-App zuzustimmen, oder ein Administrator stimmt für alle einmal zu (siehe unten).

Schritt für Schritt

Sind Sie bei Microsoft am Handy statt am Computer angemeldet? Das Verbindungsfenster zeigt auch einen QR-Code: siehe Ein Konto vom Handy aus verbinden (QR-Code scannen).

1. Einrichtung → Konten → E-Mail (oder + Weiteres verbinden auf der E-Mail-Karte oder Mein Postfach hinzufügen).
2. Geben Sie die Mailbox-Adresse ein – Ihre eigene oder die geteilte wie support@yourcompany.com – und klicken Sie auf Weiter.
3. Anbieter: Microsoft 365 / Outlook wird angezeigt. Lassen Sie Mit Microsoft anmelden (empfohlen) ausgewählt und klicken Sie auf Mit Microsoft anmelden.
4. Microsofts Fenster öffnet sich. Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto an (auch für eine gemeinsame Mailbox) und akzeptieren Sie die Berechtigungen.
5. Das Konto erscheint unter E-Mail als "Ihr Name (Mailbox-Adresse)". Für ein gemeinsames Postfach prüft OmniBrand zuerst, ob Ihr Konto es öffnen kann.
6. Optional: Klicken Sie auf Einstellungen in der Zeile, um eine Signatur (optional) zu setzen, und klicken Sie auf Speichern.

Um mehrere gemeinsame Postfächer zu verbinden, wiederholen Sie diese Schritte einmal pro Adresse. Jeder wird zu einem eigenen Konto, selbst wenn alle Ihr einziges Microsoft-Login verwenden.

Felder und Optionen (Einstellungen in der Reihe)

• Zu überwachendes Postfach – das Postfach, aus dem dieses Konto liest und antwortet. Standardmäßig Ihr eigenes Postfach; geben Sie stattdessen ein gemeinsames Postfach ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Speichern. OmniBrand prüft die Adresse bei Microsoft, bevor es speichert.
• Signatur (optional) – unter jeder Antwort hinzugefügt. Wer kann diese beiden ändern: Inhaber und Administratoren sowie die Person, der dieses Postfach gehört (wenn es einem Agenten gegeben wurde). Alle anderen sehen das Postfach und die Signatur nur lesbar, mit "Nur ein Inhaber oder Administrator oder die Person, der dieses Postfach gehört, kann das Postfach oder die Signatur ändern."
• Ein Postfach, das einem Agenten gehört, liest die E-Mails mit dessen eigener Microsoft-Anmeldung, daher kann nur dieser Agent Zu überwachendes Postfach ändern. Ein Inhaber oder Administrator sieht die Adresse nur lesend, mit dem Hinweis "Nur die Person, der dieses Postfach gehört, kann es auf ein anderes Postfach umstellen. Sie können die Signatur ändern.", und kann weiterhin die Signatur (optional) ändern und auf Speichern klicken. Ein Team-Postfach (ohne Agent) kann jeder Inhaber oder Administrator ändern.
• Wer erhält dieses Postfach (Inhaber und Administratoren) – das ganze Team oder ein Agent. Siehe Einem Agenten ein eigenes Postfach geben.

Was OmniBrand von Microsoft verlangt

Sie anmelden und Ihr Grundprofil lesen; Ihre E-Mails lesen und E-Mails als Sie senden; aus mit Ihnen geteilten Postfächern lesen und senden; und den Zugriff behalten (damit es funktioniert, ohne dass Sie angemeldet sind). Dies sind delegierte Berechtigungen: OmniBrand erreicht nur Postfächer, die Ihr eigenes Konto öffnen kann.

Was der Microsoft-Administrator erlauben muss

• Einwilligung. Wenn die Anmeldung ansagt Erforderliche Administratorgenehmigung, meldet sich ein Administrator (Global Administrator oder ein Administrator, der die Zustimmung erteilen darf) einmal über denselben Button an und hakt Zustimmung im Namen Ihrer Organisation an oder erteilt der App im Microsoft Entra-Verwaltungszentrum die Admin-Erlaubnis. Niemand sonst wird erneut gefragt.
• Benutzerzuweisung. Wenn Ihre Organisation verlangt, dass Benutzer Apps zugewiesen werden, weist der Administrator jede Person zu, die sich mit der OmniBrand-App verbindet (Entra-Verwaltungszentrum → Enterprise-Anwendungen → die App → Benutzer und Gruppen).
• Bedingter Zugriff. Eine Richtlinie, die Anmeldungen von außerhalb des Firmennetzwerks oder von unverwalteten Geräten blockiert, blockiert dies ebenfalls; der Administrator muss dies zulassen.
• Mailbox-Rechte für geteilte Postfächer: Full Access und Send As wie oben.

Es sind keine Änderungen an den Weiterleitungsregeln, IMAP- oder SMTP-Einstellungen erforderlich.

Automatische Verlängerung

Der Zugriff von Microsoft dauert jeweils etwa eine Stunde. OmniBrand erneuert ihn kurz vor Ablauf von selbst und erneut, wenn Microsoft eine Anfrage ablehnt, sodass ein Postfach weiterfunktioniert, ohne dass sich jemand erneut anmeldet. Ein vorübergehendes Problem auf Microsofts Seite (besetzter Dienst, Netzwerk) trennt das Konto nicht; OmniBrand versucht es einfach erneut. Erst wenn Microsoft die Anmeldung wirklich beendet hat, benötigt das Konto Sie.

Wenn es eine Wiederverbindung braucht: die Gründe

Die Zeile zeigt dann Anmeldung abgelaufen und Nachrichten: Kommen nicht an mit unserer Erklärung, zum Beispiel Die Plattform akzeptiert diese Anmeldung nicht mehr. Klicken Sie auf Neu verbinden, um sich erneut anzumelden. Klicken Sie auf Details darunter, um Microsofts eigenen Grund zu sehen, zum Beispiel "Microsoft-Anmeldung fehlgeschlagen (400, AADSTS50173): Das Passwort wurde geändert oder zurückgesetzt..." Die Glocke sagt Ihnen auch mit. Was jeder Grund bedeutet und was zu tun ist:

• AADSTS50173 - das Passwort wurde geändert oder zurückgesetzt - Verbinden Sie sich erneut und melden Sie sich mit dem neuen Passwort an.
• AADSTS50055 – das Passwort ist abgelaufen – ändern Sie das Passwort bei Microsoft und verbinden Sie sich dann erneut.
• AADSTS50057 - das Konto ist deaktiviert - der Administrator aktiviert es wieder; oder verbinden Sie sich mit einem anderen Konto, das das Postfach öffnen kann.
• AADSTS50053 - das Konto ist gesperrt nach zu vielen falschen Passwörtern - warten oder den Administrator bitten, es zu entsperren, dann verbinden Sie sich erneut.
• AADSTS50126 - Benutzername oder Passwort ist falsch - Verbinden Sie sich mit den richtigen Details.
• AADSTS700082 - 90 Tage lang nicht genutzt und abgelaufen, oder AADSTS70008 / AADSTS700084 - die Anmeldung ist abgelaufen - Verbinden Sie sich erneut.
• AADSTS50076 / AADSTS50079 - Microsoft verlangt jetzt Mehrfaktor-Authentifizierung - Wieder verbinden und die MFA-Eingabe ausfüllen.
• AADSTS50158 - Eine Sicherheitsüberprüfung (bedingter Zugriff) muss abgeschlossen werden - Wiederverbinden und die Prüfung abschließen.
• AADSTS53003 – eine Conditional Access Policy blockiert sie – der Administrator muss OmniBrand in diese Policy erlauben; dann verbinden Sie sich erneut.
• AADSTS65001 - die Berechtigung für OmniBrand wurde entfernt - Wieder verbinden und erneut akzeptieren (oder der Admin erteilt erneut die Zustimmung).
• AADSTS50105 – das Konto ist nicht der OmniBrand-App zugeordnet – der Administrator weist Sie der App zu; dann verbinden Sie sich erneut.
• die Registrierung der OmniBrand-App wurde abgelehnt – ein Problem auf Seiten von OmniBrand; Verbindung nicht wieder herstellen, Kontakt zum Support.

Obwohl ein Postfach so markiert ist, versucht OmniBrand es trotzdem alle 30 Minuten erneut, sodass die Ursache auf Microsofts Seite aufgehoben wurde (zum Beispiel der Administrator hat den Zugriff wiederhergestellt), es von selbst zurückkommen kann.

Wie man wieder Kontakt aufnimmt

Klicken Sie in der Zeile des Postfachs auf Neu verbinden und melden Sie sich im Fenster von Microsoft erneut an. Für Ihr eigenes Postfach melden Sie sich mit diesem Konto an. Für ein freigegebenes Postfach melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto an, das Zugriff darauf hat: Neu verbinden übernimmt die freigegebene Adresse, sodass genau dieses Konto mit seinem Verlauf zurückkehrt (es wird nicht stattdessen Ihr eigenes Postfach hinzugefügt). Wenn Ihr Konto das freigegebene Postfach nicht mehr öffnen kann, wird die Anmeldung mit "... cannot open ..." abgelehnt: Bitten Sie Ihren Microsoft 365-Administrator, Vollzugriff wiederherzustellen, und klicken Sie dann erneut auf Neu verbinden.

Gut zu wissen

• Antworten werden per Postfach gesendet, unter der E-Mail des Kunden eingefädelt und erscheinen in den Gesendeten Artikeln. Anhänge bei Antworten: jeweils bis zu 3 MB. Eingehende Anhänge: jeweils bis zu 10 MB.
• Entwürfe, die vom Briefkasten selbst gesendete Post und automatische Post (Mailer-Daemon, Massen- und automatisch gesendete Nachrichten) werden nicht zu Konversationen.
• Neue Post wird in der Reihenfolge gelesen, in der sie angekommen ist, bis zu 10 Nachrichten pro Minute, sodass nach einer geschäftigen Stunde (oder wenn der Briefkasten erstmals verbunden ist) der Rest in den nächsten Minuten folgt. Bounces und die eigene Post des Postfachs hält die Nachrichten dahinter nie auf.
• Wenn Sie stattdessen Weiterleitung verwenden und Microsoft es mit 5.7.520 bounct, siehe Weiterleitung zurückgesprungen.