Gmail, Google Workspace und andere IMAP-Postfächer

Gmail, Google Workspace, Zoho, Yahoo, iCloud, Yandex und fast jedes gehostete Postfach verbinden sich mit einer Adresse und einem Passwort über IMAP (Lesen) und SMTP (Senden). OmniBrand überprüft neue Mails jede Minute und sendet Ihre Antworten direkt vom Postfach aus. Es gibt keinen separaten Gmail-Anmeldeknopf; Gmail verbindet sich auf diese Weise.

Bevor Sie anfangen: Holen Sie sich ein passendes Passwort, das funktioniert

Die meisten Anbieter lehnen Ihr normales Login-Passwort in anderen Apps ab. Erstellen Sie ein App-Passwort (der Wizard zeigt diese Schritte auch):

• Gmail / Google Workspace - Google-Konto → Sicherheit → 2-Schritte-Verifizierung → App-Passwörter, erstellen Sie eines namens "OmniBrand". Die 2-Schritte-Verifizierung muss aktiviert sein. Ein Google Workspace-Administrator muss möglicherweise IMAP für die Organisation zulassen.
• Zoho Mail – aktivieren Sie IMAP (Einstellungen → Mail-Konten → IMAP-Zugriff) und erstellen Sie bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung ein anwendungsspezifisches Passwort.
• Yahoo - Kontosicherheit → App-Passwort generieren.
• iCloud - appleid.apple.com → Anmeldung und Sicherheit → app-spezifische Passwörter.
• Yandex – aktivieren Sie IMAP in den Yandex Mail-Einstellungen und erstellen Sie ein App-Passwort (Sicherheits- → App-Passwörter).
• Ihr eigener Mail-Host (cPanel, Plesk und andere) – verwenden Sie das Mailbox-Passwort; die Seite "E-Mail-Client-Einstellungen" des Hosts listet die genauen Servernamen auf.

Schritt für Schritt

1. Einrichtung → Konten → E-Mail (oder + Weiteres verbinden oder Mein Postfach hinzufügen).
2. Geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf Weiter.
3. Lassen Sie Passwort oder App-Passwort (empfohlen) ausgewählt.
4. Füllen Sie Passwort oder App-Passwort und Absendername aus (der Name, den Kunden sehen, zum Beispiel "Support-Team"; die Adresse wird verwendet, wenn sie leer bleibt).
5. Nur bei Bedarf öffnen Sie Erweitert: Servereinstellungen (siehe unten).
6. Klicken Sie auf Verbinden. Der Button zeigt Verbindung wird getestet…, während OmniBrand sich sowohl beim eingehenden (IMAP) als auch beim ausgehenden (SMTP) Server anmeldet. Das Konto wird nur gespeichert, wenn beide funktionieren.

Felder und Optionen

• Passwort oder App-Passwort – erforderlich.
• Absendername – in Ihren Antworten als Absender angezeigt.
• Erweitert: Servereinstellungen - IMAP-Server und Port, SMTP-Server und Port. Für bekannte Anbieter vorausgefüllt (Gmail: imap.gmail.com 993 und smtp.gmail.com 465; Zoho nutzt die Server Ihrer Region; ebenso Yahoo, iCloud und Yandex; auch wenn einer von ihnen die E-Mails Ihrer eigenen Domain betreibt). Für andere Domains sind die Serverfelder zunächst leer: Das erste Verbinden sendet Ihr Passwort nirgendwohin, prüft ohne es, welche der üblichen Namen (imap., smtp. und mail. vor Ihrer Domain sowie Ihre Domain selbst) als Mailserver antworten, und bietet sie als Schaltflächen „… verwenden“ an; oder geben Sie die genauen Namen ein, die Ihr Mail-Anbieter nennt. Ihr Passwort wird nur an die Server gesendet, die in diesen Feldern stehen, nie an einen anderen Namen, und die Zeile über Verbinden nennt sie: „Ihr Passwort wird nur an … (eingehend) und … (ausgehend) gesendet.“ Die Ports 993 und 465 verwenden von Anfang an eine verschlüsselte Verbindung; ein anderer Port wie 143 oder 587 beginnt unverschlüsselt und muss vor dem Senden des Passworts auf Verschlüsselung (STARTTLS) umschalten. Ein Server, der das nicht anbietet, wird abgelehnt, sodass Ihr Passwort nie unverschlüsselt übertragen wird.
• Login-Name (falls abweichend von der Adresse) – nur wenn der Login Ihres Hosts nicht die E-Mail-Adresse ist.
• Signatur (optional) – unter jeder Antwort hinzugefügt.

Nach der Verbindung: Einstellungen in der Reihe

Postfach-Einstellungen zeigt Adresse, Login-Name sowie die Server für Eingehende E-Mails und Ausgehende E-Mails an (um einen anderen Mail-Host zu verwenden, fügen Sie das Postfach erneut hinzu). Sie können Absendername und Signatur ändern und auf Speichern klicken. Wenn Sie das Passwort bei Ihrem Anbieter ändern, geben Sie das neue unter Neues App-Passwort ein und klicken Sie auf Überprüfen und speichern: OmniBrand testet es, bevor es gespeichert wird, und meldet Passwort aktualisiert. Dieses Postfach funktioniert wieder.

Inhaber und Administratoren können jedes Postfach ändern; ein Agent nur ein Postfach, das ihm gehört (siehe Wer erhält dieses Postfach). In einem Team-Postfach oder dem eines Kollegen sieht ein Agent Absendername und Signatur nur lesend, mit dem Hinweis "Nur ein Eigentümer oder Administrator oder die Person, der dieses Postfach gehört, kann den Absendernamen, die Signatur oder das Passwort ändern.", und in der Zeile kein Neu verbinden. Wenn die Einstellungen nicht geladen werden können, sehen Sie Die Postfacheinstellungen wurden nicht geladen mit Erneut versuchen.

Neu verbinden in der Reihe eines IMAP-Postfachs öffnet diese Einstellungen, während der Cursor bereits im Neues App-Passwort steht; das Konto behält seinen Platz und seinen Verlauf. Nach Trennen (die Reihe zeigt Getrennt an) sind die Servereinstellungen verschwunden, sodass Neu verbinden stattdessen das E-Mail-Fenster an dieser Adresse öffnet, um es erneut hinzuzufügen.

Wenn etwas schiefgeht

• "… hat das Passwort abgelehnt. Die meisten Anbieter benötigen ein App-Passwort (nicht das normale Login-Passwort) und IMAP ist eingeschaltet." – Erstellen Sie ein App-Passwort und stellen Sie sicher, dass IMAP beim Anbieter aktiviert ist.
• „Wir brauchen den Server für eingehende E-Mails (IMAP) Ihrer Domain. Ihr Passwort wurde an keinen Server gesendet.“ (oder „den Server für ausgehende E-Mails (SMTP)“) - das Serverfeld ist leer, wie anfangs bei einer Domain, deren Mail-Anbieter OmniBrand nicht kennt. Wählen Sie eine Schaltfläche „… verwenden“ oder geben Sie den Namen ein, wie unten beschrieben. „Wir konnten den Server für eingehende E-Mails (IMAP) … nicht finden. Ihr Passwort wurde an keinen anderen Server gesendet.“ (oder „den Server für ausgehende E-Mails (SMTP)“) - der Servername im Formular existiert nicht. Erweitert: Servereinstellungen öffnet sich von selbst. Hat ein anderer Name als Mailserver für Ihre Domain geantwortet (ohne Ihr Passwort geprüft), nennt die Meldung ihn und zeigt eine Schaltfläche „… verwenden“ mit diesem Namen: Klicken Sie nur darauf, wenn es der Server Ihres Mail-Anbieters ist, prüfen Sie ihn unter Erweitert: Servereinstellungen und klicken Sie erneut auf Verbinden. Andernfalls geben Sie den Servernamen ein, den Ihr Mail-Anbieter auf seiner Einstellungsseite für E-Mail-Apps nennt, und klicken Sie auf Verbinden, oder klicken Sie auf Stattdessen Weiterleitung nutzen, um das Postfach weiterzuleiten. „Server … does not exist.“ bedeutet dasselbe für einen einzelnen Servernamen.
• "Konnte ... nicht erreichen. Prüfen Sie den Servernamen und den Port." - Falscher Port, oder der Host blockiert Verbindungen von außen.
• "Mailserver ... ist kein öffentlicher Host" – OmniBrand verbindet sich nur mit Servern im öffentlichen Internet. Dies wird jedes Mal überprüft, wenn OmniBrand Verbindung verbindet (Lesen, Antworten und E-Mail-Kampagnen), nicht nur beim Hinzufügen des Postfachs.
• "… bot an diesem Port keine verschlüsselte Verbindung (STARTTLS) an, daher wurde das Passwort nicht gesendet." - Verwenden Sie Port 993 für IMAP und 465 für SMTP unter Erweitert: Servereinstellungen oder bitten Sie Ihren Mail-Host, die Verschlüsselung einzuschalten. Eine E-Mail-Kampagne, die von einem solchen Postfach gesendet wird, stoppt aus demselben Grund, bis sie wieder verbunden wird.
• Die Zeile zeigt nach bisher funktionierendem Betrieb Nachrichten: Kommen nicht an – meist wurde das Passwort beim Anbieter geändert. Verwenden Sie Neues App-Passwort.
• "Zu viele fehlgeschlagene Anmeldungen mit diesen Angaben. Das Verbinden ist für bis zu 15 Minuten pausiert. Prüfen Sie Adresse und Passwort und versuchen Sie es dann erneut." - Der Mailserver hat innerhalb einer Stunde 10 Passwörter für dieses Postfach abgelehnt, daher versucht OmniBrand es 15 Minuten lang nicht mehr (das schützt das Postfach und verhindert, dass Ihr Anbieter OmniBrand sperrt). Warten Sie, prüfen Sie das App-Passwort und versuchen Sie es dann noch einmal. Dieselbe Wartezeit gilt für Konto verbinden bei Bluesky, Mastodon und Telegram sowie für Überprüfen und speichern.

Gut zu wissen

• Antworten werden von Ihrem Postfach mit Ihrer Adresse als Absender gesendet und unter der E-Mail des Kunden eingeblendet. Ob eine Kopie im Ordner "Gesendet" des Postfachs erscheint, hängt vom Anbieter ab (Gmail und Google Workspace speichern eine Kopie automatisch).
• Ein Postfach, das mit dem eigenen Passwort einer Person verbunden ist, beginnt als ihres; ein Inhaber oder Administrator kann es dem Team unter Wer erhält dieses Postfach übergeben.
• Jede Nachricht, die im INBOX des Briefkastens ankommt, wird in der Reihenfolge gelesen, bis zu 10 pro Minute; nach einem arbeitsreichen Tag folgen die übrigen in den nächsten Minuten. Post in anderen Ordnern oder Etiketten wird nicht gelesen.
• Eine E-Mail größer als 15 MB wird nicht vollständig heruntergeladen: Sie kommt mit Absender, Betreff und dem Text "[Diese E-Mail ist zu groß zum Importieren (... MB). Öffnen Sie sie in Ihrem Postfach, um sie und ihre Anhänge zu lesen.]". Öffnen Sie sie in Ihrem Mail-Programm.
• Die auf einer Nachricht im Posteingang angezeigte Zeit entspricht, wann Ihr Mailserver sie empfangen hat, nicht dem Datum, das der Absendercomputer darauf geschrieben hat (eine falsche Uhr auf deren Seite kann eine Nachricht nicht aus der Reihenfolge verschieben).