Dar a um agente a própria caixa de e-mail
Correspondências endereçadas a um agente permanecem deles: donos e administradores veem todas as caixas de correio, o resto da equipe não vê nada.
Cada agente pode ter seu próprio endereço de e-mail. A correspondência enviada para ela chega na caixa de entrada compartilhada como tudo o mais, mas só esse agente a vê – junto com donos e administradores, que veem todas as caixas de correio. Ninguém mais da equipe sabe que ela chegou.
Passo a passo (uma vez por pessoa)
- Crie o endereço com seu provedor de e-mail. Uma caixa de correio compartilhada não custa nada no Microsoft 365: conceda ao agente Acesso Total e Enviar Como na delegação de caixa de correio. Uma caixa de correio de usuário licenciada também funciona, assim como qualquer caixa de correio IMAP.
- Convide a pessoa: Configurações → Membros → convide-a com o papel Agente (apenas caixa de entrada), a menos que ela precise de mais informações. O endereço com o qual ela faz login não precisa ser o endereço de ticket.
- Conecte a caixa de correio: Configurar → Contas → E-mail, digite o endereço da caixa de correio e conecte-o (veja Caixas de correio Microsoft 365 ou Caixas de correio Gmail e IMAP).
- Entregue: na linha da conta clique em Configurações, e em Quem recebe esta caixa de e-mail escolha o agente. (Apenas proprietários e administradores.)
A partir daí, essas conversas aparecem apenas para aquele agente, para proprietários e administradores, e os contadores, buscas, atualizações ao vivo e histórico de contatos concordam – ninguém é informado sobre correspondências que não podem abrir.
Campos e opções
- Quem recebe esta caixa de e-mail - Todos neste espaço de trabalho (o padrão para caixas de correio que um administrador conecta): todos que trabalham na caixa de entrada a veem. Ou um membro: O correio aqui vai para a caixa de entrada desse agente. Outros agentes não podem vê-lo; proprietários e administradores ainda podem.
Bom saber
- Uma caixa de correio que um agente conecta com sua própria senha (IMAP), ou adiciona com Adicionar minha caixa de e-mail, começa como a deles; um proprietário ou administrador pode devolvê-la à equipe com um clique.
- Um administrador ainda pode passar uma única conversa para outra pessoa, que então pode lê-la e respondê-la.
- Remover um membro devolve a caixa de correio e as conversas abertas para a equipe, para que nada fique quieto porque alguém saiu.