Dale a un agente su propio buzón
El correo dirigido a un agente sigue siendo suyo: los propietarios y administradores ven todos los buzones, el resto del equipo no ve nada.
Cada agente puede tener su propia dirección de correo electrónico. El correo enviado llega a la bandeja de entrada compartida como todo lo demás, pero solo ese agente lo ve, junto con los propietarios y administradores, que ven todos los buzones. Nadie más del equipo sabe que ha llegado.
Paso a paso (una vez por persona)
- Crea la dirección con tu proveedor de correo. Un buzón compartido no cuesta nada en Microsoft 365: concede al agente Acceso Completo y Enviar como bajo delegación de buzón. Un buzón de usuario con licencia también funciona, y cualquier buzón IMAP también.
- Invita a la persona: Configuración → Miembros → invitarla con el rol Agente (solo bandeja de entrada) a menos que necesite más. La dirección con la que inicia sesión no tiene que ser la dirección de ticketing.
- Conectar el buzón: Configurar → Cuentas → Correo electrónico, escribir la dirección del buzón y conectarla (véase buzones Microsoft 365 o Buzones de Gmail e IMAP).
- Entrégalo: en la fila de la cuenta haz clic en Configuración, y en Quién recibe este buzón elige el agente. (Solo propietarios y administradores.)
A partir de ahí, esas conversaciones solo aparecen para ese agente, para los propietarios y administradores, y los contadores, la búsqueda, las actualizaciones en tiempo real y el historial de contactos coinciden: nadie es informado de que no pueda abrir el correo.
Campos y opciones
- Quién recibe este buzón - Todos en este espacio de trabajo (por defecto para los buzones a los que se conecta un administrador): todos los que trabajan en la bandeja de entrada lo ven. O un miembro: El correo aquí va a la bandeja de entrada de este agente. Otros agentes no pueden verlo; los propietarios y administradores sí pueden.
Bueno saberlo
- Un buzón que un agente conecta con su propia contraseña (IMAP), o que añade con Añadir mi buzón, comienza siendo suyo; un propietario o administrador puede devolverlo al equipo con un solo clic.
- Un administrador aún puede pasar una sola conversación a otra persona, que luego puede leerla y responderla.
- Retirar a un miembro devuelve su buzón y sus conversaciones abiertas al equipo, para que nada se quede en silencio porque alguien se ha ido.