एक एजेंट को अपना मेलबॉक्स दें

हर एजेंट का अपना एक ईमेल पता हो सकता है। उस पर भेजा गया मेल बाकी सब की तरह साझा इनबॉक्स में आता है, लेकिन उसे केवल वही एजेंट देखता है - और मालिक व एडमिन, जो हर मेलबॉक्स देखते हैं। टीम में किसी और को पता नहीं चलता कि वह आया।

चरण दर चरण (हर व्यक्ति के लिए एक बार)

1. अपने मेल प्रदाता के यहाँ पता बनाएँ। Microsoft 365 पर साझा मेलबॉक्स का कोई शुल्क नहीं है: मेलबॉक्स डेलिगेशन में एजेंट को फ़ुल एक्सेस और सेंड ऐज़ दें। लाइसेंस वाला उपयोगकर्ता मेलबॉक्स भी काम करता है, और कोई भी IMAP मेलबॉक्स भी।
2. व्यक्ति को आमंत्रित करें: सेटिंग्स → सदस्य → उन्हें एजेंट (केवल इनबॉक्स) भूमिका के साथ आमंत्रित करें, जब तक उन्हें इससे ज़्यादा की ज़रूरत न हो। जिस पते से वे साइन इन करते हैं, उसका उनका टिकटिंग पता होना ज़रूरी नहीं है।
3. मेलबॉक्स कनेक्ट करें: सेटअप → खाते → ईमेल, मेलबॉक्स का पता टाइप करें और उसे कनेक्ट करें (देखें Microsoft 365 मेलबॉक्स या Gmail और IMAP मेलबॉक्स)।
4. सौंप दें: खाते की पंक्ति पर सेटिंग्स पर क्लिक करें, और यह मेलबॉक्स किसे मिलता है में एजेंट चुनें। (केवल मालिक और एडमिन।)

इसके बाद वे बातचीत केवल उस एजेंट को और मालिकों व एडमिन को दिखती हैं, और काउंटर, खोज, लाइव अपडेट और संपर्क इतिहास सब इसी के अनुसार चलते हैं - किसी को ऐसे मेल के बारे में नहीं बताया जाता जिसे वह खोल नहीं सकता।

फ़ील्ड और विकल्प

• यह मेलबॉक्स किसे मिलता है - इस वर्कस्पेस में सभी (एडमिन द्वारा कनेक्ट किए गए मेलबॉक्स के लिए डिफ़ॉल्ट): इनबॉक्स पर काम करने वाला हर व्यक्ति इसे देखता है। या कोई एक सदस्य: यहां मेल इस एजेंट के इनबॉक्स में जाता है। अन्य एजेंट इसे नहीं देख सकते; मालिक और व्यवस्थापक अभी भी कर सकते हैं।

जानने योग्य बातें

• कोई एजेंट अपने पासवर्ड (IMAP) से जो मेलबॉक्स कनेक्ट करता है, या मेरा मेलबॉक्स जोड़ें से जोड़ता है, वह शुरू में उसी का होता है; मालिक या एडमिन एक क्लिक में उसे वापस टीम को सौंप सकता है।
• एडमिन फिर भी किसी एक बातचीत को किसी और को दे सकता है, जो फिर उसे पढ़ और उसका जवाब दे सकता है।
• किसी सदस्य को हटाने पर उसका मेलबॉक्स और उसकी खुली बातचीत वापस टीम को मिल जाती हैं, ताकि किसी के जाने से कुछ भी अनदेखा न रह जाए।