کسی ایجنٹ کو ان کا اپنا میل باکس دیں

ہر ایجنٹ کا اپنا ای میل پتہ ہو سکتا ہے۔ اس پر بھیجی گئی ڈاک باقی سب کی طرح مشترکہ ان باکس میں آتی ہے، لیکن اسے صرف وہی ایجنٹ دیکھتا ہے - اور مالکان اور ایڈمنز، جو ہر میل باکس دیکھتے ہیں۔ ٹیم میں کسی اور کو پتہ نہیں چلتا کہ وہ آئی ہے۔

مرحلہ وار (ہر شخص کے لیے ایک بار)

1. اپنے میل فراہم کنندہ کے ہاں پتہ بنائیں۔ Microsoft 365 پر مشترکہ میل باکس مفت ہے: میل باکس ڈیلیگیشن میں ایجنٹ کو مکمل رسائی اور بطور بھیجیں دیں۔ لائسنس یافتہ صارف کا میل باکس بھی کام کرتا ہے، اور کوئی بھی IMAP میل باکس بھی۔
2. اس شخص کو مدعو کریں: سیٹنگز → ارکان → انہیں ایجنٹ (صرف ان باکس) کے کردار کے ساتھ مدعو کریں، سوائے اس کے کہ انہیں زیادہ اختیار درکار ہو۔ جس پتے سے وہ سائن اِن کرتے ہیں اس کا ان کا ٹکٹنگ پتہ ہونا ضروری نہیں۔
3. میل باکس منسلک کریں: سیٹ اپ → اکاؤنٹس → ای میل، میل باکس کا پتہ لکھیں اور اسے منسلک کریں (دیکھیں Microsoft 365 میل باکسز یا Gmail اور IMAP میل باکسز)۔
4. حوالے کریں: اکاؤنٹ کی قطار پر سیٹنگز پر کلک کریں، اور یہ میل باکس کون وصول کرتا ہے میں ایجنٹ منتخب کریں۔ (صرف مالکان اور ایڈمنز۔)

اس کے بعد وہ گفتگوئیں صرف اسی ایجنٹ اور مالکان و ایڈمنز کو نظر آتی ہیں، اور کاؤنٹرز، تلاش، لائیو اپ ڈیٹس اور رابطے کی تاریخ سب ایک جیسی رہتی ہیں - کسی کو ایسی ڈاک کے بارے میں نہیں بتایا جاتا جسے وہ کھول نہیں سکتا۔

فیلڈز اور اختیارات

• یہ میل باکس کون وصول کرتا ہے - اس ورک اسپیس میں موجود ہر کوئی (ایڈمن کے منسلک کیے گئے میل باکسز کے لیے پہلے سے طے شدہ): ان باکس پر کام کرنے والا ہر شخص اسے دیکھتا ہے۔ یا کوئی ایک رکن: یہاں ڈاک اس ایجنٹ کے ان باکس میں جاتی ہے۔ دوسرے ایجنٹس اسے نہیں دیکھ سکتے؛ مالکان اور ایڈمنز اب بھی دیکھ سکتے ہیں۔

جاننے کی باتیں

• جو میل باکس کوئی ایجنٹ اپنے پاس ورڈ (IMAP) سے منسلک کرے، یا میرا میل باکس شامل کریں سے شامل کرے، وہ شروع میں اسی کا ہوتا ہے؛ کوئی مالک یا ایڈمن ایک کلک میں اسے واپس ٹیم کے حوالے کر سکتا ہے۔
• ایڈمن پھر بھی کوئی ایک گفتگو کسی اور کو دے سکتا ہے، جو پھر اسے پڑھ کر جواب دے سکتا ہے۔
• کسی رکن کو ہٹانے سے اس کا میل باکس اور اس کی کھلی گفتگوئیں واپس ٹیم کو مل جاتی ہیں، تاکہ کسی کے جانے سے کچھ خاموش نہ رہ جائے۔