Einem Agenten ein eigenes Postfach geben
Post, die an einen Agenten adressiert ist, bleibt bei ihnen: Inhaber und Administratoren sehen jede Briefkaste, der Rest des Teams sieht nichts davon.
Jeder Agent kann eine eigene E-Mail-Adresse haben. Die an ihn gesendete Post kommt wie alles andere im gemeinsamen Posteingang an, aber nur dieser Agent sieht sie – zusammen mit Inhabern und Administratoren, die jede Mailbox sehen. Niemand sonst im Team weiß, dass sie angekommen ist.
Schritt für Schritt (einmal pro Person)
- Erstellen Sie die Adresse bei Ihrem Mail-Anbieter. Ein gemeinsames Postfach kostet bei Microsoft 365 nichts: Gewähren Sie dem Agenten Vollzugriff und Send As unter der Mailbox-Delegation. Ein lizenziertes Nutzer-Postfach funktioniert ebenfalls, und das gilt auch für jedes IMAP-Postfach.
- Laden Sie die Person ein: Einstellungen → Mitglieder → laden Sie sie mit der Rolle Agent (nur Inbox) ein, es sei denn, sie benötigt mehr. Die Adresse, mit der sie sich anmeldet, muss nicht ihre Ticketadresse sein.
- Mailbox verbinden: Einrichtung → Konten → E-Mail, die Mailbox-Adresse eingeben und sie verbinden (siehe Microsoft 365 Mailboxes oder Gmail und IMAP Mailboxes).
- Übergeben: Klicken Sie in der Kontozeile auf Einstellungen und wählen Sie unter Wer erhält dieses Postfach den Agenten. (Nur Inhaber und Administratoren.)
Von da an erscheinen diese Gespräche nur noch diesem Agenten sowie den Inhabern und Administratoren, und die Zähler, Suche, Live-Updates und der Kontaktverlauf stimmen alle zu – niemand wird über Mails informiert, die er nicht öffnen kann.
Felder und Optionen
- Wer erhält dieses Postfach - Alle in diesem Arbeitsbereich (der Standard für Postfächer, die ein Administrator verbindet): Jeder, der im Posteingang arbeitet, sieht es. Oder ein Mitglied: Die Post hier geht in den Posteingang dieses Agenten. Andere Agenten können sie nicht sehen; Inhaber und Administratoren können sie weiterhin sehen.
Gut zu wissen
- Ein Postfach, das ein Agent mit seinem eigenen Passwort (IMAP) verbindet oder mit Mein Postfach hinzufügen hinzufügt, gehört zunächst ihm; ein Inhaber oder Administrator kann es mit einem Klick an das Team zurückgeben.
- Ein Administrator kann eine einzelne Unterhaltung weiterhin an jemand anderen weiterleiten, der sie dann lesen und beantworten kann.
- Das Entfernen eines Mitglieds gibt seinen Briefkasten und die offenen Gespräche zurück an das Team, damit nichts still wird, weil jemand gegangen ist.