Di mana bot menyimpan apa yang dikatakan pelanggan
Jawaban masuk ke thread (chip dan catatan), kolom kontak kosong, pemesanan dan tag — tidak ada yang hilang saat bot menyerahkan atau pelanggan diam.
Semua yang dikatakan pelanggan kepada bot akan tetap berada di ruang kerja Anda. Tergantung pada momen dan jenis jawabannya, bot tersebut disimpan di tempat-tempat tersebut.
1. Di thread, saat bot sedang berbicara
Bot chip di header percakapan menunjukkan berapa banyak jawaban yang telah dikumpulkan; klik untuk membacanya di bawah Apa yang pelanggan katakan kepada bot (bot chip). Pesan pelanggan sendiri tetap ada di thread seperti pesan lainnya.
2. Dalam catatan internal, ketika sesi berakhir
Ketika bot selesai, menyerahkan, atau pelanggan berhenti membalas setelah memberikan setidaknya satu jawaban, bot menambahkan catatan internal ke thread berjudul Dikumpulkan oleh bot:, dengan satu baris per jawaban (hingga 30). Catatan serah terima dimulai dengan alasan; catatan obrolan ditinggalkan dimulai dengan "Pelanggan berhenti membalas...". Catatan internal hanya terlihat oleh tim Anda, bukan oleh pelanggan.
Misalnya, permintaan penerbangan berbunyi:
> Permintaan pemesanan Penerbangan Baru dari bot - silakan balas dengan opsi dan harga. > > Dikumpulkan oleh bot: > Layanan: Pemesanan tiket pesawat > Dari mana Anda akan terbang: Riyadh > Tanggal keberangkatan: 20 Des 2026 > Tanggal kembali: 30 Des 2026 > Nama lengkap: Ahmed Khan > Telepon: +966501234567 > Bahasa pelanggan: Arab
Cara menulis catatan:
- Bahasa tim Anda. Seluruh catatan menggunakan satu bahasa: bahasa aplikasi dari orang yang menerima serah terima bot (setiap orang mengatur bahasa mereka di akun Anda, Bahasa); ketika OmniBrand tidak mengatur orang serah terima, bahasa yang digunakan sebagian besar orang yang membaca kotak masuk. Pelanggan yang menulis dalam bahasa lain mendapatkan satu baris ekstra di akhir, misalnya bahasa Pelanggan: Arab, sehingga siapa pun yang menjawab tahu bahasa mana yang harus dijawab.
- Sesuai urutan yang dijawab pelanggan.
- Setiap jawaban dengan nama singkat — nama yang diberikan OmniBrand pada pertanyaan tersebut, atau pertanyaan itu sendiri dipersingkat (misalnya dari mana Anda terbang atau Nama lengkap). Menu pertama muncul sekali sebagai Layanan dengan opsi yang dipilih pelanggan.
- Jawaban menu menampilkan opsi yang dipilih pelanggan (misalnya Pemesanan Penerbangan, Ekonomi), bukan kode.
- Tanggal dalam kata-kata (misalnya 20 Des 2026), nomor telepon yang diberikan pelanggan, dan tidak ada pertanyaan yang ditinggalkan pelanggan kosong.
- Ditinggalkan: menu yang hanya mengarahkan obrolan (misalnya "Gunakan nomor ini / Nomor lain" atau "Ya / Lewati"), pemeriksaan akhir "Kirim permintaan?", dan pembukuan bot sendiri (pesan mentah pertama, cap waktu teknis). Janji yang dipilih akan muncul sebagai Waktu pemesanan dalam bentuk yang dapat dibaca. Jika tim Anda membutuhkan salah satu jawaban yang dihilangkan, minta OmniBrand untuk menampilkannya.
Di thread tersebut, catatan tersebut ditampilkan sebagai daftar dua kolom — nama di satu sisi, jawaban di sisi lain (dari kanan ke kiri dalam bahasa Arab dan Urdu) — dengan Salin ringkasan untuk menyalinnya sebagai teks, misalnya ke sistem pemesanan Anda atau email.
3. Mengenai kontak
Ketika sesi selesai atau diserahkan, menjawab bot yang disimpan sebagai nama, telepon, dan email mengisi profil kontak di Kontak:
- sebuah bidang hanya diisi ketika kosong — bot tidak pernah menimpa apa yang dimasukkan oleh anggota tim Anda;
- nama hanya diisi ketika kontak belum memiliki nama asli (misalnya ketika hanya menampilkan nomor telepon atau ID platform).
Jawaban lain (dokter, anggaran, nomor pesanan…) tetap berada di catatan — kecuali bot menyimpannya ke kolom kustom (bagian berikutnya).
4. Di kolom kustom Anda
Bot dapat menyimpan jawaban ke salah satu kolom kustom Anda sendiri (misalnya Nomor keanggotaan atau Cabang pilihan), pada catatan orang tersebut di Kontak:
- Nilai disimpan di akhir setiap giliran bot, pada orang tersebut (semua saluran yang digabungkan berbagi nilai yang sama), dan muncul di bawah Kolom kustom pada kontak dan di Detail percakapan inbox (catatan kontak).
- Nilai diperiksa seperti nilai yang diketik oleh tim Anda: kolom Ya / tidak menerima ya atau tidak (نعم/لا), kolom Satu pilihan salah satu opsinya (Beberapa pilihan: opsi dipisahkan koma), kolom Angka sebuah angka, kolom Tanggal sebuah tanggal dengan format YYYY-MM-DD. Nilai yang tidak sesuai tidak disimpan, dan tidak ada hal lain yang terpengaruh. Kolom yang diarsipkan atau tidak ada tidak pernah dibuat oleh bot.
- Berbeda dengan nama, telepon, dan email di atas, kolom kustom yang disimpan bot menggantikan nilai saat ini.
Untuk menyiapkannya, beri tahu dukungan OmniBrand jawaban mana yang masuk ke kolom mana (gunakan Kunci kolom, yang ditampilkan di Kontak → Kolom kustom). Buat kolomnya sendiri terlebih dahulu.
Persetujuan pemasaran. Bot juga dapat bertanya "Apakah Anda ingin menerima penawaran kami di WhatsApp?" dengan tombol Ya, kirimi saya penawaran dan Tidak, terima kasih. Ya disimpan di riwayat persetujuan orang tersebut untuk saluran chat, dengan sumber Bot dan pertanyaan tersebut sebagai bukti (Persetujuan dan opt-out); Tidak, terima kasih tidak menyimpan apa pun. Minta dukungan OmniBrand untuk menambahkan langkah ini ke bot Anda.
5. Di daftar Anda
Bot juga dapat memasukkan pelanggan ke salah satu daftar Anda (Kontak → Audiens) — misalnya semua orang yang meminta daftar harga, atau yang memesan kunjungan pertama — sehingga Anda dapat mengirimi mereka siaran WhatsApp nanti:
- Orang tersebut (semua saluran yang digabungkan) ditambahkan di akhir giliran bot, dan muncul di bawah Daftar di Detail percakapan inbox (catatan kontak) dan di daftar pada Kontak → Audiens.
- Hanya daftar Anda sendiri di workspace ini: segmen (orang-orangnya berasal dari kondisinya), daftar yang diarsipkan, atau daftar dari workspace lain tidak pernah diubah oleh bot. Orang yang sudah ada di daftar tetap tercantum satu kali.
- Bot tidak pernah mengeluarkan siapa pun dari daftar; tim Anda yang melakukannya di inbox atau di halaman Audiens.
Untuk menyiapkannya, buat daftar terlebih dahulu di Kontak → Audiens → Daftar baru, lalu beri tahu dukungan OmniBrand namanya dan kapan bot harus menambahkan orang ke dalamnya.
6. Apa yang dapat dibaca bot
Bot juga dapat menggunakan apa yang sudah tercantum di catatan kontak Anda: nama dan nama depan orang tersebut, email, kota, negara dan bahasa, nilai kolom kustom apa pun, dan tahap prospek. Misalnya "Selamat datang kembali, Sara" atau menu yang berbeda untuk pelanggan yang Tingkat keanggotaan-nya Gold. Bot tidak pernah mengirim kolom kustom Anda ke sistem luar.
Template WhatsApp. Di WhatsApp, bot dapat mengirim salah satu template Anda yang disetujui — misalnya penawaran daftar harga Anda beserta gambarnya dan tombol Belanja sekarang, kode kupon, atau penawaran dengan hitungan mundur. Setiap variabel template diisi dari catatan kontak pelanggan sesuai ketentuan template (diatur di bawah Variabel di pembuat template), kecuali OmniBrand mengatur bot untuk mengisinya dengan jawaban yang diberikan pelanggan. Template muncul di thread dengan nama bot, seperti pesan-pesannya yang lain. Aturannya sama dengan aturan inbox (mengirim template):
- Tidak ada orang yang membalas STOP yang menerima template dari bot.
- Template Pemasaran memerlukan persetujuan pemasaran pelanggan. Jawaban Ya pada pertanyaan bot sendiri Apakah Anda ingin menerima penawaran kami… langsung berlaku, sehingga bot dapat bertanya lalu mengirim penawaran.
- Bot tidak mengirim template Pemasaran kepada orang yang sudah menerima pesan pemasaran sebanyak yang diizinkan batas Anda di Pengaturan → Aturan pesan; berbeda dengan agen, bot akan ditahan. Apa yang dikirimnya dihitung dalam batas tersebut.
- Template Utilitas gratis di dalam jendela layanan pelanggan, yang selalu terbuka selama pelanggan mengobrol dengan bot (Meta tidak mengenakan biaya untuknya). Balasan biasa dari bot juga gratis. Template Pemasaran dikenai biaya oleh Meta kecuali pelanggan datang dari iklan Anda. Meta menagih akun WhatsApp Business Anda secara langsung (Membayar Meta untuk WhatsApp).
- Jika template tidak dapat dikirim (tidak ada persetujuan, melebihi batas, template tidak lagi disetujui, atau saluran selain WhatsApp), bot melakukan apa yang ditetapkan OmniBrand untuk kasus tersebut — biasanya penawaran yang sama sebagai pesan biasa — atau menyerahkan chat ke tim Anda dengan catatan yang menjelaskan alasannya.
Untuk menyiapkannya, buat template dan dapatkan persetujuannya di WhatsApp → Template, lalu beri tahu dukungan OmniBrand namanya dan kapan bot harus mengirimnya.
7. Di halaman Pemesanan
Setiap pemesanan yang dilakukan bot akan muncul di Pemesanan dengan waktu, dokter, penata rambut, area, atau agen, layanan, jumlah orang, serta nama dan telepon pelanggan (halaman Pemesanan). Nama dan telepon berasal dari jawaban pelanggan, atau dari profil kontak ketika bot tidak bertanya.
8. Sebagai tag
Bot dapat menandai percakapan (misalnya lead, after-hours), dan sistem menambahkan bot-abandoned atau bot-error dalam situasi tersebut. Gunakan filter tag inbox untuk menemukannya.
9. Di sistem Anda sendiri (hanya jika disiapkan)
Jika OmniBrand menghubungkan bot ke sistem Anda sendiri, ia mungkin mengirimkan jawaban yang dikumpulkan ke sana, atau meminta informasi dari sistem Anda (sistem Anda sendiri). Ini hanya terjadi ketika Anda memintanya.
Bagus untuk diketahui
- Kontak yang diblokir dan kontak yang ditandai sebagai spam tidak pernah dijawab oleh bot.
- Mengekspor dan menghapus data workspace bekerja sama seperti untuk bagian lain dari kotak masuk (data Anda).