Wo der Bot speichert, was Kunden ihm mitteilen

Alles, was ein Kunde einem Bot sagt, bleibt in Ihrem Arbeitsbereich. Je nach Zeitpunkt und Art der Antwort wird es an diesen Orten aufbewahrt.

1. Im Thread, während der Bot spricht

Der Bot-Chip im Gesprächskopf zeigt an, wie viele Antworten er gesammelt hat; klicken Sie darauf, um sie unter Was der Kunde dem Bot mitgeteilt hat zu lesen (der Bot-Chip). Die eigenen Nachrichten des Kunden bleiben wie jede andere Nachricht im Thread.

2. In einer internen Anmerkung: Wenn die Sitzung endet

Wenn der Bot fertig ist, übergibt oder der Kunde nach mindestens einer Antwort nicht mehr antwortet, fügt der Bot dem Thread eine interne Notiz mit der Überschrift Collected by the bot / ما جمعه البوت: hinzu, mit einer Zeile pro Antwort (bis zu 30). Eine Übergabenotiz beginnt mit dem Grund; eine Notiz zu einem abgebrochenen Chat beginnt mit "The customer stopped replying…". Der Bot schreibt diese einleitenden Zeilen auf Englisch mit der arabischen Zeile darunter. Interne Notizen sind nur für Ihr Team sichtbar, nie für den Kunden.

Die Notiz lässt die eigene Buchführung des Bots (die rohe erste Nachricht, die Button-Labels, technische Zeitstempel) weg – ein gewählter Termin erscheint als Buchungszeit in lesbarer Form.

3. Beim Kontakt

Wenn die Sitzung endet oder übergeben wird, beantwortet der Bot als Name, Telefon und E-Mail, fülle das Profil des Kontakts in Kontakteaus:

• Ein Feld wird nur dann gefüllt, wenn es leer ist – der Bot überschreibt nie, was jemand aus Ihrem Team eingegeben hat;
• der Name wird nur ausgefüllt, wenn der Kontakt noch keinen echten Namen hat (zum Beispiel, wenn nur eine Telefonnummer oder eine Plattform-ID angezeigt wird).

Andere Antworten (Arzt, Budget, Bestellnummer…) bleiben in der Notiz — es sei denn, der Bot speichert sie in einem benutzerdefinierten Feld (nächster Abschnitt).

4. In Ihren benutzerdefinierten Feldern

Ein Bot kann eine Antwort in einem Ihrer eigenen benutzerdefinierten Felder (zum Beispiel Mitgliedsnummer oder Bevorzugte Filiale) im Datensatz der Person unter Kontakte speichern:

• Der Wert wird am Ende jedes Bot-Durchgangs bei der Person gespeichert (alle ihre zusammengeführten Kanäle teilen ihn) und erscheint unter Benutzerdefinierte Felder beim Kontakt und in den Gesprächsdetails des Posteingangs (der Kontaktdatensatz).
• Er wird wie ein von Ihrem Team eingegebener Wert geprüft: Ein Feld Ja / Nein nimmt Ja oder Nein (نعم/لا) an, ein Feld Einfachauswahl eine seiner Optionen (Mehrfachauswahl: durch Kommas getrennte Optionen), ein Feld Zahl eine Zahl, ein Feld Datum ein Datum im Format YYYY-MM-DD. Ein Wert, der nicht passt, wird nicht gespeichert, und sonst ist nichts betroffen. Ein archiviertes oder nicht vorhandenes Feld wird von einem Bot nie angelegt.
• Anders als Name, Telefonnummer und E-Mail oben ersetzt ein vom Bot gespeichertes benutzerdefiniertes Feld den aktuellen Wert.

Um das einrichten zu lassen, teilen Sie dem OmniBrand-Support mit, welche Antworten in welches Feld gehören (verwenden Sie den Schlüssel des Felds, der unter Kontakte → Benutzerdefinierte Felder angezeigt wird). Legen Sie die Felder zuerst selbst an.

Marketing-Einwilligung. Ein Bot kann auch fragen "Möchten Sie unsere Angebote auf WhatsApp erhalten?", mit den Schaltflächen Ja, Angebote senden und Nein, danke. Ja wird im Einwilligungsverlauf der Person für den Kanal des Chats gespeichert, mit der Quelle Bot und der Frage als Nachweis (Einwilligung und Abmeldung); Nein, danke speichert nichts. Bitten Sie den OmniBrand-Support, diesen Schritt Ihrem Bot hinzuzufügen.

5. In Ihren Listen

Ein Bot kann den Kunden auch in eine Ihrer Listen aufnehmen (Kontakte → Zielgruppen) — zum Beispiel alle, die nach der Preisliste gefragt oder einen ersten Besuch gebucht haben —, damit Sie ihnen später einen WhatsApp-Broadcast senden können:

• Die Person (alle ihre zusammengeführten Kanäle) wird am Ende des Bot-Durchgangs hinzugefügt und erscheint unter Listen in den Gesprächsdetails des Posteingangs (der Kontaktdatensatz) sowie in der Liste unter Kontakte → Zielgruppen.
• Nur Ihre eigenen Listen dieses Arbeitsbereichs: Ein Segment (seine Personen ergeben sich aus seinen Bedingungen), eine archivierte Liste oder eine Liste eines anderen Arbeitsbereichs wird von einem Bot nie verändert. Wer bereits in der Liste steht, bleibt einmal darin.
• Ein Bot entfernt nie jemanden aus einer Liste; das erledigt Ihr Team im Posteingang oder auf der Seite Zielgruppen.

Um das einrichten zu lassen, legen Sie die Liste zuerst unter Kontakte → Zielgruppen → Neue Liste an und teilen Sie dem OmniBrand-Support dann ihren Namen mit und wann der Bot Personen hinzufügen soll.

6. Was der Bot lesen kann

Der Bot kann auch nutzen, was bereits in Ihrem Kontaktdatensatz steht: Name und Vorname der Person, E-Mail, Stadt, Land und Sprache, den Wert jedes benutzerdefinierten Felds und die Phase des Leads. Zum Beispiel "Willkommen zurück, Sara" oder ein anderes Menü für Kunden, deren Mitgliedsstufe Gold ist. Der Bot sendet Ihre benutzerdefinierten Felder nie an ein externes System.

WhatsApp-Vorlagen. Auf WhatsApp kann ein Bot eine Ihrer genehmigten Vorlagen senden — zum Beispiel Ihr Preislisten-Angebot mit Bild und einer Schaltfläche Jetzt einkaufen, einen Gutscheincode oder ein Angebot mit Countdown. Jede Variable der Vorlage wird so aus dem Kontaktdatensatz des Kunden gefüllt, wie es die Vorlage vorsieht (festgelegt unter Variablen im Vorlagen-Builder), sofern OmniBrand den Bot nicht so eingestellt hat, dass er sie mit einer Antwort des Kunden füllt. Die Vorlage erscheint im Thread unter dem Namen des Bots, wie seine anderen Nachrichten. Es gelten die Regeln des Posteingangs (eine Vorlage senden):

• Niemand, der mit STOP geantwortet hat, erhält von einem Bot eine Vorlage.
• Eine Marketing-Vorlage erfordert die Marketing-Einwilligung des Kunden. Ein Ja auf die eigene Frage des Bots Möchten Sie unsere Angebote erhalten… zählt sofort, sodass der Bot fragen und dann das Angebot senden kann.
• Ein Bot sendet keine Marketing-Vorlage an jemanden, der bereits so viele Marketingnachrichten erhalten hat, wie Ihre Grenzen unter Einstellungen → Nachrichtenregeln erlauben; anders als ein Agent wird ein Bot zurückgehalten. Was er sendet, zählt zu diesen Grenzen.
• Eine Utility-Vorlage ist innerhalb des Kundenservice-Fensters (immer offen, solange der Kunde mit dem Bot chattet) bis zum 30. September 2026 kostenlos; ab dem 1. Oktober 2026 berechnet Meta sie auch dort. Marketing-Vorlagen berechnet Meta, es sei denn, der Kunde kam über Ihre Anzeige. Meta rechnet direkt mit Ihrem WhatsApp Business-Konto ab (Meta für WhatsApp bezahlen).
• Wenn die Vorlage nicht gesendet werden kann (keine Einwilligung, über dem Limit, eine nicht mehr genehmigte Vorlage oder ein anderer Kanal als WhatsApp), tut der Bot, was OmniBrand für diesen Fall festgelegt hat — meist dasselbe Angebot als einfache Nachricht — oder übergibt den Chat mit einer Notiz zum Grund an Ihr Team.

Um das einrichten zu lassen, erstellen Sie die Vorlage unter WhatsApp → Vorlagen und lassen Sie sie genehmigen; teilen Sie dem OmniBrand-Support dann ihren Namen mit und wann der Bot sie senden soll.

7. Auf der Seite Buchungen

Jede Buchung, die der Bot vornimmt, erscheint in Buchungen mit der Uhrzeit, dem Arzt, dem Stylisten, dem Bereich oder dem Agenten, dem Service, der Anzahl der Personen sowie dem Namen und der Telefonnummer des Kunden (die Buchungsseite). Name und Telefonnummer stammen aus den Antworten des Kunden oder aus dem Kontaktprofil, wenn der Bot nicht gefragt hat.

8. Als Tags

Bots können das Gespräch markieren (zum Beispiel lead, after-hours), und das System fügt in diesen Situationen bot-abandoned oder bot-error ein. Verwenden Sie den Posteingangs-Tag-Filter, um sie zu finden.

9. In Ihrem eigenen System (nur wenn eingerichtet)

Wenn OmniBrand den Bot mit Ihrem eigenen System verbunden hat, könnte er die gesammelten Antworten dorthin senden oder Ihr System nach Informationen fragen (Ihre eigenen Systeme). Das passiert nur, wenn Sie danach gefragt haben.

Gut zu wissen

• Blockierte Kontakte und als Spam markierte Kontakte werden von einem Bot nie beantwortet.
• Das Exportieren und Löschen von Arbeitsflächendaten funktioniert wie für den Rest des Posteingangs (Ihre Daten).

Verwandt

• Was Ihr Team sieht, während ein Bot antwortet
• Kontakte und Hinweise
• Die Buchungsseite