Bots, die Ihre eigenen Systeme und Dokumente verwenden

Dies ist ein optionaler Teil eines Bots. OmniBrand-Ingenieure richten ihn auf Anfrage für Sie ein; es gibt nichts zu konfigurieren in Ihrem Arbeitsbereich.

Was es tun kann

• Senden Sie Ihre Standarddokumente: ein Firmenprofil, eine Preisliste, eine Speisekarte, eine Broschüre – Dateien, die Sie online aufbewahren. Sie geben jedem einen Namen und einen Link; der Bot schickt den, den der Kunde verlangt.
• Schlagen Sie Daten in Ihrem System nach während des Chats: Der Kunde gibt zum Beispiel eine Rechnung oder eine Bestellnummer an, der Bot fragt Ihr System und antwortet mit der Antwort — "Rechnung 204 ist bezahlt", "Ihre Bestellung ist zur Lieferung".
• Senden Sie ein Dokument, das Ihr System erstellt, wie zum Beispiel das PDF dieser Rechnung, über den Link, den Ihr System zurückgibt.
• Senden Sie die gesammelten Antworten an Ihr System, zum Beispiel um einen Lead in Ihrem CRM zu erstellen.

Das Dokument kommt als Datei im Chat an: auf WhatsApp als Dokumentnachricht, per E-Mail als Anhang und im Website-Chat als Datei, die der Besucher öffnen kann. In Ihrem Posteingang-Thread zeigt die Nachricht des Bots den Dateinamen mit 📄.

Was OmniBrand von Ihnen braucht

Für Standarddokumente:

• Den Namen jedes Dokuments, so wie Kunden danach fragen werden, und einen Link zur Datei, der mit https:// beginnt und ohne Anmeldung heruntergeladen werden kann. Auf WhatsApp, Instagram und Messenger ruft der Nachrichtendienst die Datei über diesen Link ab; für E-Mail und Website-Chat lädt OmniBrand sie herunter (höchstens 25 MB) und sendet sie aus dem eigenen Speicher.

Zum Nachschlagen von Daten in Ihrem System:

1. Die Adresse (URL) des Dienstes in Ihrem System, die eine Frage beantwortet, beginnend mit https:// – zum Beispiel https://erp.example.com/api/invoices/{number}, mit dem Ort, an dem der Wert des Kunden liegt.
2. Ob es mit GET oder POST bezeichnet wird.
3. Die Zugangsdaten: ein API-Schlüssel oder Token und der Name des Headers, in den er eingetragen wird (meistens Authorization). Senden Sie es über den Kanal, den der Support Ihnen gibt, nicht in einer öffentlichen Nachricht.
4. Ein Testwert, der existiert, und einer, der nicht existiert (zum Beispiel eine echte Rechnungsnummer und eine erfundene), sodass die Ingenieure mit Ihren echten Daten testen können, bevor sie live gehen.
5. Eine kurze Beschreibung der Antwort: Welche Felder sie enthält (zum Beispiel status, amount, pdf_url) und welche davon der Bot dem Kunden mitteilen darf.
6. Wie Ihr System "nicht gefunden" sagt: Es muss mit dem HTTP-Status 404 antworten. Jeder andere Fehler wird als "das System ist nicht verfügbar" behandelt.
7. Was der Kunde geben muss, um zu beweisen, wer er ist, bevor der Bot Daten (zum Beispiel die Telefonnummer auf der Rechnung) offenlegt, sodass der Bot danach fragt.

Wie Ihre Daten geschützt werden

• Nur https-Adressen werden akzeptiert.
• Ihre Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Nachdem sie gespeichert wurde, sehen die OmniBrand-Mitarbeiter nur die letzten vier Zeichen; sie werden nur zur Anfrage in Ihrem System hinzugefügt und den Kunden nie angezeigt.
• Die Werte, die Kunden eingeben, werden sicher in die Adresse kodiert; mit POST werden sie als JSON gesendet.
• Die Server von OmniBrand verweigern Aufrufe an interne oder private Netzwerkadressen und prüfen jede Weiterleitung erneut. Wenn Ihr System an eine andere Adresse weiterleitet, wird Ihr Zugangsschlüssel nicht dorthin gesendet.
• Jeder Anruf wartet höchstens 10 Sekunden und liest höchstens 256 KB der Antwort vor.
• Jede Änderung dieser Verbindungen und jeder Test wird mit dem Namen des Ingenieurs aufgezeichnet, der sie durchgeführt hat.

Wenn Ihr System nicht antwortet

Wenn Ihr System nicht erreichbar oder langsam ist, "nicht gefunden" antwortet oder einen Fehler zurückgibt, folgt der Bot dem für diesen Fall vorgesehenen Weg — zum Beispiel "Wir konnten diese Rechnung nicht finden" — oder übergibt die Konversation mit einer Notiz wie "Nothing found in invoices." oder "The invoices data source failed: …" (jeweils mit der arabischen Zeile darunter) an Ihr Team. Ihre Kunden bleiben nie ohne Antwort.

Wenn ein Dokument nicht über seinen Link heruntergeladen werden kann (bei E-Mail und Website-Chat: kein öffentlicher https-Link oder größer als 25 MB), übergibt der Bot die Konversation mit dem Tag bot-error und einer Notiz, die das Dokument nennt, an Ihr Team.

Verwandt

• Inbox-Bots: was sie tun und wie Sie einen erhalten
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