Membres et invitations

Membres (/app/settings/members) liste toutes les personnes de l’espace de travail ouvert. Sous le titre, « 3 sièges utilisés sur 5 » (par exemple) compte les membres plus les invitations en attente par rapport à la limite de votre forfait (non affiché sur les forfaits sans limite) ; avec des invitations en attente, il indique « 4 sur 5 places utilisées : 3 membres et 1 invitation en attente ». Tout le monde dans l’espace de travail voit le même compte, y compris les rôles qui ne peuvent pas voir les invitations elles-mêmes. Le compteur Membres par espace de travail dans Paramètres, Forfait et utilisation ne compte que les membres, et l’indique en dessous. Tout le monde peut voir la liste ; seul un Propriétaire ou un Admin voit les commandes pour inviter, modifier et retirer, avec Inviter quelqu'un en haut, au-dessus de la liste, et Invitations en attente en dessous. Les membres sont propres à chaque espace de travail : une même personne peut avoir un rôle différent dans un autre espace de travail.

La liste

Chaque ligne affiche le nom et l’adresse e-mail du membre, son Rôle et son Accès :

• Les propriétaires et administrateurs affichent Accès complet.
• Les autres rôles affichent des pastilles par groupe (Boîte de réception, Contenu, Analyses) avec les tâches qu'ils détiennent. Une tâche ajoutée au-delà du rôle est mise en évidence ; une tâche retirée du rôle est barrée.

Étape par étape : invite quelqu’un

1. Dans Inviter quelqu'un, tapez l’adresse de la personne dans E-mail.
2. Choisissez un Rôle : Admin, Éditeur, Réviseur, Lecteur ou Agent (boîte de réception uniquement). La ligne sous le champ indique à quoi sert le rôle. (Le rôle Propriétaire ne peut pas être attribué par invitation.)
3. Optionnel, pour l’éditeur, le critique, le visualiseur et l’agent : cliquez Personnaliser l’accès (facultatif) (fermé par défaut ; tant qu’il reste fermé, la personne obtient exactement les tâches du rôle). Cela ouvre la liste « Donner accès à cette personne à... » avec les tâches du rôle cochées ; cocher ou décocher les tâches pour ajuster. Changer de Rôle coche à nouveau les tâches du nouveau poste. Voir Rôles et permissions.
4. Cliquez Inviter.
5. Le résultat apparaît en premier, en vert : « Nous avons envoyé l’invitation par e-mail. Vous pouvez aussi partager ce lien : » avec le lien d’invitation et un bouton Copier le lien (il est indiqué Copié une fois copié). Si l’e-mail n’a pas pu être envoyé, il est indiqué « Nous n’avons pas pu envoyer l’email, partagez donc ce lien vous-même : » ; cliquez sur Copier le lien et envoyez le lien vous-même. Si l’invitation est refusée (par exemple, la personne est déjà membre), la raison apparaît juste sous la ligne E-mail et Rôle .

Que se passe-t-il ensuite

• La personne ouvre le lien et, sur la page Rejoindre ..., choisit soit un nom et un mot de passe (nouvelle connexion, au moins 10 caractères), soit, si elle possède déjà un identifiant OmniBrand avec cette adresse, saisit le mot de passe de cette connexion sous Votre mot de passe OmniBrand et clique sur Accepter l’invitation. Voir Problèmes d’invitation.
• Une invitation est valable pendant 7 jours. Elle est listée sous Invitations en attente (n) avec son rôle et « expire ... » date (par exemple « expire le 27 octobre 2026 ») jusqu’à son acceptation. Une fois ses 7 jours écoulés, sa ligne indique « (rôle) · expiré le (date) · ne détient pas de siège », et bien que certaines soient expirées, la carte s’intitule Invitations (n en attente, n expirée), de sorte que le numéro en attente correspond au nombre de sièges sous le titre de la page.

Invitations en attente

• Renvoyer : envoie un lien neuf valable encore 7 jours et l’envoie à nouveau par email ; l’ancien lien cesse de fonctionner. Utilisez-le pour une invitation expirée (sa rangée indique « expiré le ... »). Une invitation expirée ne contient pas de siège, donc la renvoyer nécessite une place gratuite : bien que chaque place soit prise, Renvoyer est grisée sur les rangées expirées et la rangée indique « Pas de place libre pour renvoyer cette invitation expirée. Retirez un membre ou révoquez une invitation en attente, ou choisissez un forfait plus grand. » avec un lien Voir les forfaits (la même phrase apparaît en rouge si les places se sont remplies après le chargement de la page). Les invitations expirées sont effacées une fois par jour, donc si elles ne sont plus listées, invitez à nouveau la personne. La rangée propre à l’invitation indique alors « Une nouvelle invitation a été envoyée à (adresse). Le lien ci-dessous est le nouveau ; l’ancien lien ne fonctionne plus. » avec le nouveau lien et un bouton Copier le lien en dessous (ou, si l’email n’a pas pu être envoyé, « Un nouveau lien d’invitation a été créé pour (adresse), mais l’email n’a pas pu être envoyé. Partagez ce lien vous-même ; l’ancien lien ne fonctionne plus. »). Une ligne d’invitation en attente n’a pas de Copier le lien : OmniBrand ne conserve qu’une empreinte du lien envoyé, donc seul le lien frais de Renvoyer peut être copié. Pour protéger les personnes que vous invitez contre les inondations d’emails, une invitation peut être envoyée à nouveau toutes les 10 minutes et au maximum 5 fois par heure, et un compte envoie au maximum 100 emails d’invitation par jour.
• Révoquer : demande « Révoquer l’invitation pour (adresse) ? » Le lien déjà envoyé cesse de fonctionner immédiatement. Pour les inviter à nouveau, envoyez une nouvelle invitation. » La fenêtre s’intitule Révoquer l’invitation ? ; cliquez sur Révoquer pour annuler l’invitation ; le lien cesse de fonctionner et un message en bas de l’écran indique « Invitation pour (adresse) révoquée ». Annuler le conserve. Si Renvoyer ou Révoquer échoue, la raison apparaît en rouge sur la rangée de cette invitation. « Ne peut pas encore être accepté : les membres ont déjà occupé tous les sièges de votre forfait. Retirer un membre, ou choisir un plan plus grand. » Une invitation en attente signifie accepter nécessite un siège gratuit et les membres seuls utilisent tous les sièges (par exemple après un passage à un plan plus petit) : l’invité serait refusé jusqu’à ce qu’un membre soit retiré ou que le plan se développe ; Voir les forfaits ouvre les plans.

Changer de rôle ou d’accès

1. Choisissez un nouveau rôle dans la boîte Rôle du membre. Rien n’est encore sauvegardé : la fenêtre Accès pour ... s’ouvre avec le nouveau rôle et ses propres tâches cochées, et indique « Changer (ancien rôle) en (nouveau rôle) réinitialise les tâches à ce que (nouveau rôle) inclut. Cochez les tâches supplémentaires, puis appuyez sur Enregistrer accès - rien ne change tant que vous ne l’avez pas fait. » Admin et Propriétaire n’ont aucune tâche à cocher : choisir Admin indique plutôt « Changer (ancien rôle) en Admin donne à (nom) un accès complet à toutes les zones de cet espace de travail : membres et rôles, comptes connectés, facturation et paramètres. Il n’y a pas de tâches à cocher. Rien ne change tant que vous n’appuyez pas sur Enregistrer accès. » Choisir Propriétaire indique, sur fond rouge, que la personne devient propriétaire et peut aussi archiver ou supprimer des espaces de travail et créer ou supprimer d’autres propriétaires et, en tant que propriétaire du premier espace de travail du compte, demander la suppression de tout le compte (un propriétaire de n’importe quel autre espace de travail ne peut pas) ; le bouton de la fenêtre affiche alors « Nommer propriétaire » (en rouge) au lieu de Enregistrer l’accès.
2. Cochez les tâches supplémentaires que la personne doit conserver, ou décochez les tâches par défaut que vous voulez lui retirer.
3. Cliquez sur Enregistrer. Un avis vert « Accès mis à jour pour ... » le confirme en bas de l’écran, où que la page soit faite défiler. Annuler laisse le membre tel qu’il était. Si la sauvegarde échoue, la raison apparaît en rouge à l’intérieur de la fenêtre, au-dessus de ses boutons, et la fenêtre reste ouverte pour que vous puissiez réessayer.

• Modifier l'accès (affiché pour tous les membres sauf les propriétaires et les administrateurs) ouvre la même fenêtre sans changer le rôle. Il n’est pas affiché sur votre propre ligne. Changer le rôle dans cette fenêtre réinitialise aussi les cases cochées selon les tâches du nouveau rôle.
• Un changement de rôle part toujours des tâches du nouveau rôle : un Administrateur passé Éditeur ne conserve aucune tâche d'administration, et un Lecteur passé Éditeur reçoit toutes les tâches de l'Éditeur.

Retirez un membre

1. Cliquez sur Retirer sur sa ligne. Une fenêtre Retirer (nom) ? demande "Retirer ... de cet espace de travail ? Tout ce qui lui est attribué est rendu à l’équipe." ; cliquez sur Retirer pour confirmer.
2. Leurs conversations ouvertes et toute boîte mail qui leur appartenait retournent à l’équipe, leurs prospects retournent dans le pool, et leur adresse est retirée des rapports programmés. Un message en bas de l’écran indique « (nom) supprimé » et combien de conversations ont été renvoyées. Si la suppression échoue, la raison apparaît en rouge à la place.
3. Retirer quelqu’un d’un espace de travail ne l’exclut pas des autres.

Sièges

Chaque forfait autorise un certain nombre de membres par espace de travail ; le total est affiché sous le titre de la page, par exemple « 3 sièges utilisés sur 5 ». Les invitations en attente occupent un siège jusqu’à ce qu’elles soient acceptées, révoquées ou expirées. Quand l’espace de travail est plein, inviter (ou accepter) est refusé avec « La limite de votre forfait est atteinte pour cela. » (la limite est un nombre fixe de sièges, pas une allocation mensuelle : attendre ne libère donc pas de siège) ; retirez un membre, révoquez les invitations inutilisées ou consultez la page des tarifs. Une personne invitée refusée au moment d’accepter a besoin d’un siège de membre libre : les invitations en attente ne le réservent pas, donc seuls le retrait d’un membre ou un forfait supérieur lui permettent d’entrer. Tant que tous les sièges sont pris, Inviter quelqu'un affiche « Les [limite] places sont toutes utilisées » avec les membres et invitations en attente qui les occupent et un lien Voir les forfaits, à la place du formulaire. Si plus de sièges sont utilisés que le forfait n’en inclut (par exemple après un passage à un forfait inférieur), il l’indique plutôt avec le nombre réel, par exemple « 7 sièges utilisés sur 5 », « Votre forfait comprend 5 sièges et vous avez 6 membres et 1 invitation en attente : 2 de plus. Rien n’est supprimé. » et le nombre de sièges à libérer avant de pouvoir envoyer une invitation : « Pour inviter quelqu’un, libérez 3 places : retirez des membres ou révoquez les invitations en attente, ou choisissez un forfait supérieur. »

Si quelque chose tourne mal

• « Une invitation à cette adresse est déjà en attente. Utilisez Réenvoyer ou Révoquer dessus dans Invitations en attente. » (en rouge sous le formulaire d’invitation) : utilisez Renvoyer ou Révoquer sur la lettre en attente.
• « Cette personne est déjà membre de cet espace de travail. Changez son rôle dans la liste des membres à la place. » (en rouge sous le formulaire d’invitation) : Changez plutôt son rôle dans la liste.
• Votre propre ligne : sa zone Rôle et Retirer sont grisés avec "C’est vous. Votre propre rôle et votre adhésion sont modifiés par un autre propriétaire ou administrateur." Un autre propriétaire ou administrateur doit le faire.
• Les administrateurs ne peuvent pas modifier les propriétaires : le rôle Propriétaire n’est pas proposé à un administrateur, et la ligne d’un propriétaire est grisée avec "Seul un propriétaire peut modifier ou retirer un propriétaire."
• « Un espace de travail a besoin d'au moins un propriétaire. Faites d'abord d'un autre membre un propriétaire. » (quand vous changez le rôle du dernier propriétaire ou le retirez) : donnez d'abord le rôle Propriétaire à un autre membre. La boîte de rôle du dernier propriétaire et le bouton Retirer sont grisés.

Liés

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