Mitglieder und Einladungen

Mitglieder (/app/settings/members) listet alle im geöffneten Arbeitsbereich auf. Unter dem Titel zählt zum Beispiel „3 von 5 Plätzen belegt“ die Mitglieder plus die ausstehenden Einladungen gegen das Limit Ihres Tarifs (bei Tarifen ohne Limit nicht angezeigt); mit ausstehenden Einladungen lautet es „4 von 5 Plätzen belegt: 3 Mitglieder und 1 ausstehende Einladung“. Alle im Arbeitsbereich sehen dieselbe Zahl, auch Rollen, die die Einladungen selbst nicht sehen können. Die Anzeige Mitglieder pro Arbeitsbereich unter Einstellungen und Tarif & Nutzung zählt nur Mitglieder und gibt das darunter auch an. Jeder kann die Liste sehen; nur ein Inhaber oder Admin sieht die Steuerelemente zum Einladen, Ändern und Entfernen, mit Jemanden einladen oben über der Liste und Ausstehende Einladungen darunter. Mitglieder gelten pro Arbeitsbereich: Dieselbe Person kann in einem anderen Arbeitsbereich eine andere Rolle haben.

Die Liste

Jede Reihe zeigt den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitglieds, seine Rolle und seinen Zugriff:

• Inhaber und Administratoren zeigen Vollzugriff.
• Andere Rollen zeigen Chips pro Gruppe (Posteingang, Inhalte, Insights) mit den Aufgaben, die sie haben. Eine über die Rolle hinaus hinzugefügte Aufgabe ist hervorgehoben; eine der Rolle entzogene Aufgabe ist durchgestrichen.

Schritt für Schritt: Laden Sie jemanden ein

1. In Jemanden einladen gib die Adresse der Person in E-Mail ein.
2. Wählen Sie eine Rolle: Admin, Bearbeiter, Prüfer, Betrachter oder Agent (nur Inbox). Die Zeile unter dem Feld gibt an, was die Rolle bewirkt. (Inhaber darf nicht auf Einladung angegeben werden.)
3. Optional, für Editor, Reviewer, Viewer und Agent: Klicken Sie auf Zugriff anpassen (optional) (standardmäßig geschlossen; solange er geschlossen bleibt, erhält die Person genau die Aufgaben der Rolle). Es öffnet die Liste "Gewähren Sie dieser Person Zugriff auf..." mit angekreuzten Aufgaben der Rolle; Aktivieren oder deaktivieren Sie Aufgaben zum Anpassen. Rolle hakt die Aufgaben der neuen Rolle erneut an. Siehe Rollen und Berechtigungen.
4. Klicken Sie auf Einladen.
5. Das Ergebnis erscheint zuerst in Grün: "Wir haben die Einladung per E-Mail gesendet. Sie können auch diesen Link teilen:" mit dem Einladungslink und der Schaltfläche Link kopieren (nach dem Kopieren zeigt sie Kopiert). Wenn die E-Mail nicht gesendet werden konnte, steht dort "Die E-Mail konnte nicht gesendet werden. Teilen Sie diesen Link bitte selbst:"; klicken Sie auf Link kopieren und senden Sie den Link selbst. Wenn die Einladung abgelehnt wird (zum Beispiel weil die Person bereits Mitglied ist), steht der Grund direkt unter der Zeile mit E-Mail und Rolle.

Was passiert als Nächstes

• Die Person öffnet den Link und wählt auf der Seite Beitreten ... entweder einen Namen und ein Passwort (neuer Login, mindestens 10 Zeichen) oder, falls sie bereits einen OmniBrand-Login mit dieser Adresse hat, gibt sie das Passwort dieses Logins unter Ihr OmniBrand-Passwort ein und klickt auf Einladung annehmen. Siehe Einladungsprobleme.
• Eine Einladung ist 7 Tage gültig. Sie ist unter Ausstehende Einladungen (n) mit ihrer Rolle und "verfällt ..." Datum (zum Beispiel "läuft ab 27. Oktober 2026") aufgeführt, bis sie angenommen wird. Nach Ablauf der 7 Tage lautet in der Reihe "(Rolle) · abgelaufen am (Datum) · hält keinen Sitz", und wenn alle abgelaufen sind, trägt die Karte den Titel Einladungen (n ausstehend, n abgelaufen), sodass die ausstehende Zahl mit der Sitzanzahl unter dem Seitentitel übereinstimmt.

Ausstehende Einladungen

• Erneut senden: erstellt einen neuen Link, der weitere 7 Tage gültig ist, und sendet ihn erneut per E-Mail; der alte Link funktioniert dann nicht mehr. Verwenden Sie es für eine abgelaufene Einladung (in ihrer Zeile steht "abgelaufen am ..."). Eine abgelaufene Einladung belegt keinen Sitz, daher braucht das erneute Senden einen freien: Solange alle Sitze belegt sind, ist Erneut senden in abgelaufenen Zeilen ausgegraut, und die Zeile sagt "Kein freier Sitz, um diese abgelaufene Einladung erneut zu senden. Entfernen Sie ein Mitglied oder widerrufen Sie eine ausstehende Einladung oder wählen Sie einen größeren Plan." mit einem Link Tarife ansehen (derselbe Satz erscheint in Rot, wenn die Sitze nach dem Laden der Seite belegt wurden). Abgelaufene Einladungen werden einmal täglich entfernt; wenn sie also nicht mehr aufgeführt ist, laden Sie die Person erneut ein. In der Zeile der Einladung steht dann "Eine neue Einladung wurde an (Adresse) gesendet. Der Link unten ist der neue; der alte Link funktioniert nicht mehr." mit dem neuen Link und einer Schaltfläche Link kopieren darunter (oder, wenn die E-Mail nicht gesendet werden konnte, "Für (Adresse) wurde ein neuer Einladungslink erstellt, aber die E-Mail konnte nicht gesendet werden. Teilen Sie diesen Link selbst; der alte Link funktioniert nicht mehr."). Die Zeile einer ausstehenden Einladung hat kein Link kopieren: OmniBrand speichert nur einen Fingerabdruck des gesendeten Links, daher kann nur der neue Link aus Erneut senden kopiert werden. Um die eingeladenen Personen vor E-Mail-Fluten zu schützen, kann eine Einladung einmal alle 10 Minuten und höchstens 5-mal pro Stunde erneut gesendet werden, und ein Konto sendet höchstens 100 Einladungs-E-Mails pro Tag.
• Widerrufen: fragt "Einladung für (Adresse) widerrufen? Der bereits gesendete Link funktioniert sofort nicht mehr. Um sie erneut einzuladen, senden Sie eine neue Einladung." Das Fenster heißt Einladung widerrufen?; klicken Sie Widerrufen , um die Einladung zu stornieren; der Link funktioniert nicht mehr und am unteren Bildschirmrand lautet eine Nachricht "Einladung für (Adresse) widerrufen". Abbrechen behält sie. Wenn Erneut senden oder Widerrufen fehlschlägt, erscheint der Grund rot in der Reihe dieser Einladung. "Noch nicht angenommen: Die Mitglieder besetzen bereits alle Sitze in Ihrem Plan. Entfernen Sie ein Mitglied oder wählen Sie einen größeren Plan." Bei einer ausstehenden Einladung bedeutet die Annahme einen freien Sitz, und nur die Mitglieder nutzen alle (zum Beispiel nach einem Wechsel zu einem kleineren Plan): Der Eingeladene wird abgewiesen, bis ein Mitglied entfernt wird oder der Plan wächst; Tarife ansehen öffnet die Pläne.

Ändere eine Rolle oder einen Zugang

1. Wählen Sie im Feld Rolle des Mitglieds eine neue Rolle. Noch wird nichts gespeichert: Das Fenster Zugriff für ... öffnet sich mit der neuen Rolle und ihren eigenen angehakten Aufgaben und zeigt „Wenn Sie (alte Rolle) in (neue Rolle) ändern, werden die Aufgaben auf den Umfang von (neue Rolle) zurückgesetzt. Haken Sie weitere Aufgaben an und drücken Sie dann auf Zugriff speichern – bis dahin ändert sich nichts.“ Admin und Inhaber haben keine Aufgaben zum Ankreuzen: Bei Admin steht stattdessen „Wenn Sie (alte Rolle) in Admin ändern, erhält (Name) vollen Zugriff auf alle Bereiche dieses Arbeitsbereichs: Mitglieder und Rollen, verbundene Konten, Abrechnung und Einstellungen. Es gibt keine Aufgaben zum Ankreuzen. Erst wenn Sie auf Zugriff speichern drücken, wird etwas geändert.“ Bei Inhaber steht auf rotem Hintergrund, dass die Person Inhaber wird und damit auch Arbeitsbereiche archivieren oder löschen, andere Inhaber ernennen oder entfernen und als Inhaber des ersten Arbeitsbereichs des Kontos die Löschung des gesamten Kontos beantragen kann (ein Inhaber eines anderen Arbeitsbereichs kann das nicht); die Schaltfläche des Fensters lautet dann Zum Inhaber machen (in Rot) statt Zugriff speichern.
2. Haken Sie weitere Aufgaben an, die die Person behalten soll, oder entfernen Sie Haken bei Standardaufgaben, die Sie ihr vorenthalten möchten.
3. Klicken Sie auf Zugriff speichern. Ein grüner Hinweis "Zugriff aktualisiert für ..." bestätigt es am unteren Bildschirmrand, egal wohin die Seite gescrollt ist. Abbrechen lässt das Mitglied unverändert. Wenn das Speichern fehlschlägt, erscheint der Grund rot im Fenster über dessen Schaltflächen, und das Fenster bleibt offen, sodass Sie es erneut versuchen können.

• Zugriff bearbeiten (für jedes Mitglied außer Inhabern und Admins angezeigt) öffnet dasselbe Fenster, ohne die Rolle zu ändern. In Ihrer eigenen Zeile wird es nicht angezeigt. Wenn Sie darin die Rolle ändern, werden die Häkchen ebenfalls auf die Aufgaben der neuen Rolle zurückgesetzt.
• Eine Rollenänderung beginnt immer mit den Aufgaben der neuen Rolle: Ein Admin, der zum Bearbeiter wird, behält keine Admin-Aufgabe, und ein Betrachter, der zum Bearbeiter wird, erhält alle Aufgaben eines Bearbeiters.

Entfernen Sie ein Mitglied

1. Klicken Sie in der Zeile der Person auf Entfernen. Ein Fenster (Name) entfernen? fragt "... aus diesem Arbeitsbereich entfernen? Alles, was dieser Person zugewiesen ist, geht an das Team zurück."; klicken Sie zur Bestätigung auf Entfernen.
2. Ihre offenen Konversationen und alle Briefkasten, die ihnen gehörten, gehen zurück an das Team, ihre Leiter kehren zum Pool zurück, und ihre Adresse wird von den geplanten Berichten entfernt. Eine Nachricht am unteren Bildschirmrand lautet "(Name) entfernt" und wie viele Gespräche zurückgegeben wurden. Wenn das Entfernen fehlschlägt, erscheint der Grund dort stattdessen rot.
3. Das Entfernen einer Person aus einem Arbeitsbereich führt nicht dazu, dass sie aus anderen entfernt wird.

Sitze

Jeder Tarif erlaubt eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern pro Arbeitsbereich; die Anzahl steht unter dem Seitentitel, zum Beispiel „3 von 5 Plätzen belegt“. Ausstehende Einladungen zählen als Plätze, bis sie angenommen oder widerrufen werden oder ablaufen. Ist der Arbeitsbereich voll, wird das Einladen (oder Annehmen) mit „Das Limit Ihres Plans dafür ist verbraucht.“ abgelehnt (das Limit ist eine feste Anzahl von Plätzen, kein monatliches Kontingent, Warten macht also keinen frei); entfernen Sie ein Mitglied, widerrufen Sie ungenutzte Einladungen oder sehen Sie sich die Preisseite an. Eine eingeladene Person, die beim Annehmen abgewiesen wird, braucht einen freien Mitgliederplatz: Ausstehende Einladungen halten ihn nicht frei, daher kommt sie nur durch das Entfernen eines Mitglieds oder ein Upgrade hinein. Solange alle Plätze belegt sind, zeigt Jemanden einladen statt des Formulars „Alle [Limit] Plätze sind belegt“ mit den Mitgliedern und ausstehenden Einladungen, die sie belegen, und einem Link Tarife ansehen. Sind mehr Plätze belegt, als der Tarif enthält (zum Beispiel nach einem Wechsel zu einem kleineren Tarif), wird stattdessen die tatsächliche Zahl genannt, zum Beispiel „7 von 5 Plätzen sind belegt“, „Ihr Tarif umfasst 5 Plätze und Sie haben 6 Mitglieder und 1 ausstehende Einladung: 2 mehr. Es wird nichts entfernt.“ und wie viele Plätze frei werden müssen, bevor eine Einladung verschickt werden kann: „Um jemanden einzuladen, geben Sie 3 Plätze frei: Entfernen Sie Mitglieder, widerrufen Sie ausstehende Einladungen oder wählen Sie einen größeren Tarif.“

Wenn etwas schiefgeht

• "Eine Einladung zu dieser Adresse ist bereits ausstehend. Verwenden Sie "Erneut senden" oder "Widerrufen" unter Ausstehende Einladungen." (rot unter dem Einladungsformular): Verwenden Sie Erneut senden oder Widerrufen für die ausstehende Adresse.
• "Diese Person ist bereits Mitglied dieses Arbeitsbereichs. Ändern Sie stattdessen ihre Rolle in der Mitgliederliste." (rot unter dem Einladungsformular): Ändern Sie stattdessen ihre Rolle in der Liste.
• Ihre eigene Zeile: Ihr Feld Rolle und Entfernen sind ausgegraut mit "Das sind Sie. Ihre eigene Rolle und Mitgliedschaft ändert ein anderer Inhaber oder Admin." Ein anderer Inhaber oder Admin muss das tun.
• Admins können Inhaber nicht ändern: Einem Admin wird die Rolle Inhaber nicht angeboten, und die Zeile eines Inhabers ist ausgegraut mit "Nur ein Inhaber kann einen Inhaber ändern oder entfernen."
• "Ein Arbeitsbereich braucht mindestens einen Inhaber. Machen Sie zuerst ein anderes Mitglied zum Inhaber." (wenn Sie die Rolle des letzten Inhabers ändern oder ihn entfernen): Geben Sie zuerst einem anderen Mitglied die Rolle Inhaber. Das Rollenfeld des letzten Inhabers und der Entfernen-Button sind ausgegraut.

Verwandt

• Rollen und Berechtigungen
• Einladungsprobleme
• Laden Sie Ihr Team ein