Approbations : vérifier, approuver et renvoyer des publications

Approbations (barre latérale : Approbations sous Calendrier tant que des publications attendent votre approbation, sinon Plus, puis Approbations ; dans le menu complet Publier, puis Approbations ; ou /app/approvals) est l’endroit où les réviseurs voient chaque publication exactement telle qu’elle apparaîtra sur le compte et décident : Approuver ou Demander des modifications. Les publications n’arrivent ici que lorsque votre espace de travail dispose d’une chaîne d’approbation ; voir Mise en place de la chaîne d’approbation.

Seuls les membres ayant la permission « approuver le contenu » voient cette page. Par défaut, il s’agit des rôles de Propriétaire, Admin et Réviseur ; un Éditeur n’approuve pas. Toute autre personne ouvrant l’adresse voit un message d’interdiction d’accès. Un Éditeur ayant obtenu la permission voit la page, mais une étape n’est décidée que par les rôles qui lui sont attribués : sur une telle carte, les boutons sont remplacés par « Pour qu’un réviseur ou administrateur décide » (ou « Pour qu’un administrateur décide »). Le numéro sur l’élément Approbations dans la barre latérale correspond au nombre de requêtes en attente dans l’espace de travail actuel pour une étape décidée par votre rôle (le nombre d’un Évaluateur Administrateurs uniquement ). Sur un téléphone, un Critique trouve Approbations dans la barre en bas de l’écran.

Comment un poste arrive ici

1. L'auteur rédige une publication dans Créer. Lorsque l'espace de travail a une chaîne d'approbation, l'éditeur affiche « Approbation : (vos étapes). Lorsque la dernière étape approuve, la publication a lieu à l'heure choisie - ou immédiatement pour Publier maintenant. » et les boutons indiquent Envoyer pour approbation (Publier maintenant choisi) ou Programmer et demander l'approbation (une date et une heure choisies).
2. Autres moyens d’entrer : Ajouter à la file d’attente dans les Files de publication envoie la publication pour approbation avec le créneau de la file comme heure, et Vérifier et envoyer pour approbation (ou Envoyer pour approbation) sur un compte d’une publication dans Contenu envoie ce compte seul. Dans un espace de travail sans circuit d’approbation, → En révision sur la page de la publication envoie d’un coup chaque compte vérifié aux relecteurs ; une publication sans compte vérifié répond « Vérifiez d’abord un canal : cliquez sur « Valider » pour ce canal, plus bas. Un relecteur approuve les canaux qui ont passé leurs vérifications. »
3. L'auteur peut remplir Note pour les approbateurs (facultatif) ; vous la voyez sur la carte sous la forme Note : ....
4. Une demande d’approbation est créée par compte pour l’étape 1 de la chaîne, et le statut de la publication devient En révision. Toutes les personnes qui peuvent décider de cette étape, sauf celle qui l’a envoyée, reçoivent « Approbation demandée », par exemple « Une publication attend l’approbation «Contrôle de marque» (réviseurs et administrateurs) : «(les premiers mots de la publication)» ». La notification arrive dans la cloche et aussi par e-mail, avec Ouvrir Approbations : l’E-mail des Approbations reste activé tant qu’un membre ne le désactive pas dans Notifications. Une fois la demande décidée, ces notifications sont marquées comme lues pour tout le monde.

Étape par étape : approuver un post

1. Ouvrez Approbations. L’onglet En attente (par défaut) affiche les demandes ouvertes, les plus récentes en premier.
2. Lire la carte : titre du post, nom du compte, « demandé (il y a un certain temps) », le badge step Étape 1 : (nom du pas), et à droite Publisse (jour) (heure), Publiée dès l’approbation (envoyé avec Publier maintenant, ou son temps est déjà écoulé) ou Non programmée. Ci-dessous se trouvent la première image ou vidéo, la légende, les hashtags, la note de l’auteur et « (n) fichiers médias » lorsqu’il y en a plusieurs. La boîte photo indique aucun média lorsque le post n’a pas de fichier, et Médias indisponibles lorsque son fichier a été supprimé de la Bibliothèque de médias ou n’a pas pu être chargé ; ouvrez le post depuis Contenu pour le vérifier avant d’approuver.
3. Cliquez sur Aperçu (plateforme), par exemple Aperçu Instagram, pour voir la publication telle que la plateforme l’affichera. Masquer l'aperçu le ferme. Si le compte de la publication a été déconnecté (son accès a été révoqué ou a expiré), la carte affiche Reconnexion requise à côté du compte et « (compte) doit être reconnecté : approuver cette publication ne la publiera pas. Reconnectez d’abord le compte. » avec Reconnecter (compte), qui ouvre la page Comptes. Les membres qui ne peuvent pas gérer les paramètres de l’espace de travail (par défaut, tout le monde sauf les Propriétaires et les Admins) voient « Demandez à un administrateur d’espace de travail de reconnecter (compte). » à la place de Reconnecter (compte). Reconnectez-le là-bas avant d’approuver, sinon la publication échouera à son heure.
4. Cliquez sur Ouvrir pour voir l’article complet dans le contenu si vous avez besoin de plus de détails.
5. Cliquez sur Approuver. Un message confirme « Approuvé » et indique ce qui s’est passé : « Il attend maintenant « (prochaine étape) ». » lorsqu’une autre étape suit, « Il est publié (jour) à (heure). », « Il est en cours de publication maintenant. » (envoyé avec Publier maintenant, ou son temps est écoulé) ou « L’auteur peut maintenant le programmer. » (pas de temps). Si la décision ne peut pas être enregistrée, un message rouge « Impossible d’enregistrer votre décision » explique pourquoi ; lorsque la demande a déjà été décidée ou retirée, la file se recharge pour l’afficher.

Étape par étape : demander des modifications

1. Sur la carte, cliquez sur Demander des modifications. Une boîte de texte intitulée Modifications souhaitées s’ouvre : « Qu’est-ce qui devrait changer ? Cela revient à l’auteur. » Annuler (ou Éc) la ferme et efface la note ; Approuver n’envoie jamais la note.
2. Saisissez ce qui doit changer. Une note est obligatoire : si la case est vide, vous voyez « Indiquez les modifications souhaitées ».
3. Cliquez sur Renvoyer. Vous voyez « Envoyé en retour » et « L’auteur a votre note ».

Que se passe-t-il ensuite

• Approuvé, mais d’autres étapes suivent : la demande pour cette étape se ferme et une nouvelle demande pour l’étape suivante apparaît, et les personnes qui peuvent décider cette étape sont notifiées (pas l’auteur, ni vous). L’auteur obtient « Approbation de l’étape : (nom de l’étape) » avec « Votre publication « (titre) » effacée « (étape) » et attend maintenant « (prochaine étape) ».
• Approuvé à la dernière étape, avec une heure : le post est automatiquement programmé à cette heure et l’auteur obtient « Post approuvé » avec « Votre article « (titre) » est approuvé et sera publié à l’heure prévue. » Si le temps est déjà passé pendant l’attente, il est publié immédiatement, et l’auteur reçoit un message « Votre article « (titre) » est approuvé et est en cours de publication maintenant. »
• Approuvé à la dernière étape, envoyé avec Publier maintenant (Envoyer pour approbation dans Créer) : il est publié immédiatement, et l’auteur reçoit l’information « Votre article « (titre) » est approuvé et est en cours de publication maintenant. »
• Approuvé à la dernière étape, sans délai (seulement un compte envoyé avec Envoyer pour approbation sur la page du post dans Contenu) : le post devient Approuvé et attend. Il n’est pas publié seul. Programmez-le en le faisant glisser depuis la barre du calendrier, ou utilisez Publier maintenant ou Programmer sur la page de l’article dans Contenu.
• Renvoyé : le post revient à Brouillon et la demande est marquée Rejeté avec votre note. L’auteur reçoit « Modifications demandées » avec « Modifications demandées sur votre post » (titre) » : (votre note) - il est de retour en Brouillon pour modifications. », et la ligne du compte sur la page du post dans le Contenu affiche « Modifications demandées par (votre nom) : (votre note) » jusqu’à ce que le post soit à nouveau envoyé pour approbation. Activité du post indique également la décision.
• Publié : lorsque le post est publié, son auteur et la personne qui l’a programmé ou envoyé pour approbation obtiennent « Article publié » avec « « (titre) » est en ligne sur (plateforme) : (lien) », tout comme les propriétaires et administrateurs de l’espace de travail. Un post qui ne publie pas est communiqué aux mêmes personnes.
• Chacune de ces notifications ouvre le post lui-même (un auteur ne peut pas ouvrir les Approbations), et chaque interrupteur dans Notifications décide si cela arrive dans la cloche, par e-mail, ou les deux. Personne n’est informé de son propre action.

Champs et options

• En attente / Tous — En attente affiche uniquement les demandes ouvertes ; Toutes affichent également celles décidées avec le badge Approuvé ou Rejeté.
• Étape (n) : (nom) — à quelle étape de la chaîne cette requête est destinée.
• Publie (jour) (heure) — l’heure choisie par l’auteur ; les horaires sont affichés dans le fuseau horaire de votre navigateur.
• Publiée dès l’approbation — la publication part dès que la dernière étape l'approuve.
• Charger plus — affiche les anciennes requêtes. Les lecteurs d’écran entendent les boutons de chaque carte avec leur publication, par exemple « Approuver la « Vente d’été » pour Instagram (Najd Coffee) », de sorte que deux cartes portant le même titre restent séparées.

Qui décidera de quelle étape

• Une étape réglée sur Réviseurs et administrateurs peut être décidée par un Propriétaire, un Admin ou un Réviseur. Un Éditeur ne peut pas la décider, même avec l'autorisation « approuver le contenu ».
• Une étape réglée sur Administrateurs uniquement peut être décidée par un Propriétaire ou un Admin.
• La personne doit aussi disposer de l'autorisation « approuver le contenu » (un administrateur peut la retirer à un Réviseur ou à un Éditeur ; les Propriétaires et les Administrateurs la conservent toujours).
• Vous ne pouvez pas approuver votre propre demande pendant que quelqu’un d’autre dans l’espace de travail pourrait décider de cette étape : sur une telle carte, Approuver est remplacé par « Votre propre demande : quelqu’un d’autre dans l’espace de travail en décide. » (Demander des modifications est remplacé par Retirer la demande, qui la retire : « Demande retirée » - « Le post est de retour en Brouillon. Modifiez-le, ou envoyez-le à nouveau pour approbation depuis sa page. »). Si vous êtes la seule personne à pouvoir en décider, vous pouvez l’approuver vous-même, et le journal d’audit enregistre cela.

Si quelque chose tourne mal

• « Vous ne pouvez pas approuver votre propre demande tant que quelqu’un d’autre dans l’espace de travail pourrait décider de cette étape. Demandez-leur de l’approuver. » — vous avez envoyé ce message. Demandez à un autre approbateur.
• « L'étape « (nom) » est décidée par les réviseurs, les administrateurs et les propriétaires. Votre rôle ne peut pas la décider. » — votre rôle ne fait pas partie des décideurs de l'étape (par exemple un Éditeur). Demandez à un réviseur ou à un administrateur.
• « Quelqu’un a statué sur cette demande avant vous. La liste indique maintenant où elle en est. » — quelqu’un d’autre a décidé en premier (ou au même moment), ou la publication a été modifiée. La liste se recharge d’elle-même et montre la demande là où elle en est.
• « Cette publication est déjà publiée, elle ne peut donc plus être rejetée. » — elle est déjà partie. Pour la retirer, cliquez sur Retirer sur sa ligne dans l’Historique.
• Une demande que vous alliez décider a disparu de En attente — l'auteur a modifié la publication, ou l'a reprise avec → Brouillon sur sa page dans Contenu. Dans les deux cas, la demande est retirée (elle apparaît comme Rejeté avec la note « Retirée : le contenu a été modifié après le dépôt de la demande. » ou « Retirée : la publication a été retirée de la révision. ») et le compte revient à Brouillon : le texte doit donc être approuvé à nouveau.

Bon à savoir

• L'approbation couvre exactement le texte et les médias que vous avez vus. Un compte Programmé ne peut pas être modifié ; modifier un compte Approuvé (sans heure, ou après Déprogrammer) le renvoie à Brouillon, afin que le nouveau texte soit approuvé à nouveau (voir Statuts de publication).
• Sans circuit d’approbation, personne ne relit : quiconque peut publier (un Éditeur aussi) valide lui-même un compte vérifié. Sur la page de la publication dans Contenu, le compte indique « Vérifiée : appuyez sur Approuver » ; cliquez sur Approuver, puis sur Publier maintenant, ou choisissez une heure et cliquez sur Programmer.
• Chaque approbation est enregistrée : la colonne Approuvé dans Historique indique qui a approuvé chaque compte.

Liés

• Mise en place de la chaîne d’approbation
• Calendrier
• Statuts de publication et tentatives
• Rôles et invitation de votre équipe