Aprovações: revisar, aprovar e enviar posts de volta
A página de Aprovações lista todas as postagens aguardando revisão; aprove ou solicite alterações com uma nota ao autor.
Aprovações (barra lateral: Aprovações abaixo de Calendário enquanto houver posts aguardando sua aprovação; caso contrário, Mais, depois Aprovações; no menu completo Publicar, depois Aprovações; ou /app/approvals) é quando os revisores veem cada post exatamente como aparecerá na conta e decidem: Aprovar ou Solicitar alterações. As postagens só chegam aqui quando seu espaço de trabalho tem uma cadeia de aprovação; veja Configurar a cadeia de aprovação.
Apenas membros com permissão de "aprovar conteúdo" veem esta página. Por padrão, esses são os papéis de Proprietário, Admin e Revisor ; um Editor não aprova. Qualquer outra pessoa que abra o endereço vê uma mensagem de não acesso. Um Editor que recebeu a permissão vê a página, mas uma etapa é decidida apenas pelos papéis definidos para ela: nesse cartão, os botões são substituídos por "Para um revisor ou administrador decidir" (ou "Para um administrador decidir"). O número no item Aprovações na barra lateral é a contagem de solicitações esperando no espaço de trabalho atual para uma etapa que sua função decide (a contagem de um Revisor deixa Somente admins ). No telefone, um revisor encontra Aprovações no bar na parte inferior da tela.
Como um post chega aqui
- O autor escreve um post em Criar. Quando o espaço de trabalho tem uma cadeia de aprovação, o editor mostra "Aprovação: (suas etapas). Quando a última etapa aprovar, será publicado no horário escolhido - ou imediatamente em Publicar agora." e os botões ficam Enviar para aprovação (Publicar agora escolhido) ou Agendar e solicitar aprovação (data e hora escolhidas).
- Outras formas de entrar: Adicionar à fila de postagem enviando a postagem para aprovação com o slot da fila como seu tempo, e Verificar e enviar para aprovação (ou Enviar para aprovação) em uma conta de um post no Conteúdo envia uma conta separada. Num espaço de trabalho sem cadeia de aprovação, → Em revisão na página da publicação envia de uma vez cada conta conferida aos revisores; uma publicação sem nenhuma conta conferida responde "Primeiro verifique um canal: carregue em "Validar" nele, abaixo. Um revisor aprova os canais que passaram nas verificações."
- O autor pode preencher Nota para aprovadores (opcional); você a vê no cartão como Nota: ....
- Uma solicitação de aprovação é criada por conta para a etapa 1 da cadeia, e o status do post passa a Em revisão. Todas as pessoas que podem decidir essa etapa, exceto quem a enviou, recebem "Aprovação solicitada", por exemplo "Um post aguarda a aprovação "Verificação de marca" (revisores e admins): "(as primeiras palavras do post)"". Ela chega no sino e também por e-mail, com Abrir Aprovações: o E-mail de Aprovações fica ativado até que um membro o desative em Notificações. Depois que a solicitação é decidida, essas notificações ficam marcadas como lidas para todos.
Passo a passo: aprovar um post
- Abrir Aprovações. A aba Esperando (o padrão) mostra as solicitações abertas, as mais recentes primeiro.
- Leia o cartão: título do post, nome da conta, "solicitado (tempo atrás)", o badge do passo Passo 1: (nome do passo), e à direita Publica (dia) (tempo), Publica quando aprovado (enviado com Publicar agora, ou seu tempo já passou) ou Não agendado. Abaixo estão a primeira imagem ou vídeo, a legenda, hashtags, a nota do autor e "(n) arquivos de mídia" quando há vários. A caixa de imagem diz sem mídia quando a postagem não tem arquivo, e Mídia indisponível quando seu arquivo foi excluído da Biblioteca de mídia ou não pôde ser carregada; abra a postagem de Conteúdo para conferir antes de aprovar.
- Clique em Prévia do (plataforma), por exemplo Prévia do Instagram, para ver o post como a plataforma vai mostrá-lo. Ocultar prévia fecha a prévia. Se a conta do post foi desconectada (o acesso dela foi revogado ou expirou), o cartão mostra Precisa ser reconectada ao lado da conta e "(conta) precisa ser reconectada: aprovar este post não vai publicá-lo. Reconecte a conta primeiro." com Reconectar (conta), que abre a página Contas. Membros que não podem gerenciar as configurações do espaço de trabalho (por padrão, todos exceto Proprietários e Admins) veem "Peça a um administrador do espaço de trabalho para reconectar (conta)." no lugar de Reconectar (conta). Reconecte-a lá antes de aprovar, ou o post vai falhar no horário.
- Clique em Abrir para ver o post completo em Conteúdo se precisar de mais detalhes.
- Clique em Aprovar. Uma mensagem confirma "Aprovado" e diz o que aconteceu: "Agora espera por "(próximo passo)"." quando segue outro passo, "Publica (dia) a (hora).", "Está sendo publicado agora." (enviado com Publicar agora, ou seu tempo já passou) ou "O autor pode agora agendar." (sem tempo). Se a decisão não puder ser registrada, uma mensagem vermelha "Não foi possível registrar sua decisão" explica o motivo; quando a solicitação já foi decidida ou retirada, a fila recarrega para mostrá-la.
Passo a passo: solicitar mudanças
- No cartão, clique em Solicitar alterações. Uma caixa de texto rotulada O que deveria mudar se abre: "O que deve mudar? Isso volta para o autor." Cancelar (ou Esc) fecha e limpa a nota; Aprovar nunca envia a nota.
- Digite o que deve mudar. É necessário um bilhete: se a caixa estiver vazia, você vê "Diga o que deve mudar".
- Clique Devolver. Você vê "Enviado de volta" e "O autor tem sua nota."
O que acontece depois
- Aprovado, mas mais etapas seguem: o pedido para essa etapa é encerrado e uma nova solicitação para a próxima etapa aparece, e as pessoas que podem decidir essa etapa são notificadas (não o autor, nem você). O autor recebe "Passo aprovado: (nome do passo)" com "Seu post "(título)" liberado "(passo)" e agora espera por "(próximo passo)"."
- Aprovado na última etapa, com um horário: o post é automaticamente agendado para esse horário e o autor recebe "Post aprovado" com "Seu post "(título)" foi aprovado e será publicado no horário previsto." Se o tempo já tiver passado enquanto esperou, ele é publicado imediatamente, e o autor é informado "Seu post "(título)" foi aprovado e está sendo publicado agora."
- Aprovado na última etapa, enviado com Publicar agora (Enviar para aprovação em Criar): ele é publicado imediatamente, e o autor é informado "Seu post "(título)" foi aprovado e está sendo publicado agora."
- Aprovado na última etapa, sem tempo (apenas uma conta enviada com Enviar para aprovação na página do post em Conteúdo): o post passa a ser Aprovado e aguarda. Não é publicado isoladamente. Agende-o arrastando da bandeja do Calendário, ou use Publicar agora ou Agendar na página do post em Conteúdo.
- Devolvido: a postagem retorna para Rascunho e o pedido é marcado como Rejeitado com sua nota. O autor recebe "Alterações solicitadas" com "Alterações solicitadas no seu post "(título)": (sua nota) - ele está de volta no Rascunho para edições.", e a linha da conta na página do post em Conteúdo mostra "Alterações solicitadas por (seu nome): (sua nota)" até que a postagem seja enviada para aprovação novamente. A Atividade da postagem também lista a decisão.
- Publicado: quando o post é publicado, seu autor e quem o agendou ou enviou para aprovação recebem "Post publicado" com "(título)" está disponível em (plataforma): (link)", assim como os donos e administradores do workspace. Um post que não é publicado é enviado às mesmas pessoas.
- Cada uma dessas notificações abre a própria postagem (um autor não pode abrir Aprovações), e as trocas de cada pessoa em Notificações decidem se ela vem no sino, por e-mail ou ambos. Ninguém é informado sobre sua própria ação.
Campos e opções
- Aguardando / Todos — Aguardando mostra apenas pedidos abertos; Todos também mostra os decididos com o selo Aprovado ou Rejeitado.
- Passo (n): (nome) — para qual etapa da cadeia essa solicitação se destina.
- Publica (dia) (hora) — o horário escolhido pelo autor; os horários são mostrados no fuso horário do seu navegador.
- Publica quando aprovado — o post sai no momento em que a última etapa o aprova.
- Carregar mais — mostra solicitações antigas. Leitores de tela ouvem os botões de cada cartão com sua postagem, por exemplo "Aprovar "Promoção de verão" para Instagram (Najd Coffee)", então dois cartões com o mesmo título permanecem separados.
Quem pode decidir qual passo
- Uma etapa definida como Revisores e admins pode ser decidida por um Proprietário, Admin ou Revisor. Um Editor não pode decidi-la, mesmo com a permissão "aprovar conteúdo".
- Uma etapa definida como Somente admins pode ser decidida por um Proprietário ou Admin.
- A pessoa também precisa ter a permissão "aprovar conteúdo" (um administrador pode removê-la de um Revisor ou Editor; Proprietários e Administradores sempre a mantêm).
- Você não pode aprovar seu próprio pedido enquanto outra pessoa no espaço de trabalho pode decidir essa etapa: em tal cartão, Aprovar é substituído por "Seu próprio pedido: alguém no espaço de trabalho decide." (Solicitar alterações é substituído por Retirar solicitação, que o retira: "Pedido retirado" - "O post voltou ao rascunho. Edite-o ou envie para aprovação novamente a partir da página."). Se você for a única pessoa que pode decidir, pode aprovar você mesmo, e o registro de auditoria registra isso.
Se algo der errado
- "Você não pode aprovar seu próprio pedido enquanto outra pessoa no espaço de trabalho pode decidir essa etapa. Peça para aprovar." — você enviou este post. Pergunte a outro aprovador.
- "A etapa "(nome)" é decidida por revisores, administradores e proprietários. Sua função não pode decidi-la." — sua função não está entre as que decidem a etapa (por exemplo, um Editor). Peça a um revisor ou administrador.
- "Outra pessoa decidiu este pedido primeiro. A lista mostra agora em que ponto está." — outra pessoa decidiu primeiro (ou no mesmo momento), ou a publicação foi editada. A lista recarrega sozinha e mostra o pedido onde está agora.
- "Este post já foi publicado, então não pode mais ser rejeitado." — ele já saiu. Para retirá-lo, clique em Retirar na linha dele em Registros.
- Uma solicitação que você ia decidir sumiu de Aguardando — o autor editou o post, ou o retirou com → Rascunho na página dele em Conteúdo. Em ambos os casos a solicitação é retirada (aparece como Rejeitado com a nota "Retirada: o conteúdo foi editado depois que a solicitação foi feita." ou "Retirada: o post foi tirado da revisão.") e a conta volta para Rascunho, então o texto precisa ser aprovado de novo.
Bom saber
- A aprovação cobre exatamente o texto e a mídia que você viu. Uma conta Agendada não pode ser editado; editar uma conta Aprovado (sem horário, ou depois de Desagendar) a devolve para Rascunho, para que o novo texto seja aprovado de novo (veja Status de publicação).
- Sem cadeia de aprovação não há quem reveja, por isso quem pode publicar (também um Editor) aprova ele próprio uma conta conferida: na página da publicação em Conteúdo a conta mostra "Conferido: pressione Aprovar"; clique em Aprovar e depois em Publicar agora, ou escolha uma hora e clique em Agendar.
- Toda aprovação é registrada: a coluna Aprovado em Registros mostra quem aprovou cada conta.