Mise en place de la chaîne d’approbation

La chaîne d’approbation décide si les publications de cet espace de travail doivent être approuvées, et par qui. Ouvrez-le depuis Configuration, Paramètres, puis Chaîne d'approbation dans le menu des paramètres, ou allez dans /app/settings/approvals. Chaque espace de travail a sa propre chaîne.

Seul un Propriétaire ou un Admin peut modifier la chaîne. Les autres membres qui ouvrent la page voient les étapes en lecture seule, avec la note « Seul un propriétaire ou un administrateur peut modifier la chaîne d’approbation. » Si la chaîne ne peut pas être chargée, la page indique « Impossible de charger ceci » avec Réessayer au lieu des étapes, et Enregistrer la chaîne reste cachée jusqu’à ce qu’elle soit chargée, donc une chaîne vide n’est jamais sauvegardée sur la vôtre.

Avant de commencer

• Un espace de travail sans étape n'a pas d'approbation : toute personne autorisée publie directement, et l'éditeur indique « Vous pouvez publier directement. Aucune étape d'approbation ne s'applique à vos publications. » Les nouveaux espaces de travail commencent ainsi, et la page indique alors « Aucune chaîne d'approbation : les publications sont planifiées et publiées sans étape d'approbation. Ajoutez une étape pour exiger une approbation. »
• Dès que vous sauvegardez une chaîne, tous les publication créée dans Créer doit être approuvée, y compris les publications écrites par les propriétaires et les administrateurs.
• S’assurer que les personnes qui doivent approuver ont un rôle approprié (voir Rôles).

Étape par étape

1. Ouvrir Paramètres, puis Chaîne d'approbation. Le texte en haut indique : « Les publications doivent être franchies dans l’ordre de chaque étape avant de pouvoir être programmées ou publiées. Un refus à n’importe quelle étape renvoie la publication à la brouillon. »
2. Cliquez + Ajouter une étape. Une étape appelée « Approbation » apparaît (les suivantes étant « Approbation 2 », « Approbation 3 »), définie sur Réviseurs et administrateurs.
3. Dans Bouton Nom du Pas, tapez ce qu’est cette étape, par exemple « Vérification de marque » ou « Juridique ». Les personnes voient ce nom sur la page Approbations sous la forme Étape 1 : Vérification de marque.
4. Bouton Qui approuve à côté, choisissez qui peut signer cette étape : Réviseurs et administrateurs (toute personne ayant le rôle de Réviseur, Administrateur ou Propriétaire ») ou Administrateurs uniquement (Administrateurs et le Propriétaire).
5. Ajouter plus de pas de la même manière, jusqu’à cinq. Utiliser les boutons ↑ (Monter l'étape) et ↓ (Descendre l'étape pour changer l’ordre (Monter l'étape désactivé au premier pas et Descendre l'étape au dernier pas) et ✕ (Supprimer l'étape) pour supprimer un pas.
6. Cliquez sur Enregistrer la chaîne. « Chaîne d’approbation sauvegardée. » apparaît sous les + Ajouter une étape et Enregistrer la chaîne .

Étape par étape : désactiver les approbations

1. Ouvrez Paramètres, puis Chaîne d'approbation.
2. Cliquez sur ✕ (Supprimer l'étape) sur chaque étape jusqu'à ce que la page indique « Aucune chaîne d'approbation : les publications sont planifiées et publiées sans étape d'approbation. »
3. Cliquez sur Enregistrer la chaîne. Sous les boutons, vous voyez « Chaîne d’approbation supprimée. Les nouveaux posts n’ont plus besoin d’approbation ; les demandes déjà en attente peuvent toujours être décidées. »

Champs et options

• Numéro d’étape — affiché à gauche (1 à 5). Les étapes suivent cet ordre ; l’étape 2 ne commence qu’après l’approbation de l’étape 1.
• Bouton Nom du Pas — requis. Tout texte ; il est montré aux approbateurs et auteurs.
• Réviseurs et administrateurs — l'étape peut être décidée par un Propriétaire, un Admin ou un Réviseur. Les Éditeurs ne peuvent pas la décider, même lorsqu'ils ont l'autorisation « approuver le contenu » : les personnes qui rédigent les publications ne sont pas celles qui les révisent.
• Administrateurs uniquement — l'étape peut être décidée par un Propriétaire ou un Admin.
• + Ajouter une étape — ajoute une étape à la fin. Elle est désactivée lorsqu’il y a cinq étapes.
• ✕ Supprimer l'étape — supprime l'étape. Supprimer la dernière puis enregistrer désactive les approbations.
• Enregistrer la chaîne — rien ne change tant que vous n’avez pas cliqué dessus.

Que se passe-t-il ensuite

• Dans Créer, les boutons deviennent Envoyer pour approbation et Programmer et demander l'approbation, et l'éditeur affiche la chaîne, par exemple « Approbation : Contrôle de marque → Juridique. Lorsque la dernière étape approuve, la publication a lieu à l'heure choisie - ou immédiatement pour Publier maintenant. »
• Chaque compte d’un message envoyé reçoit une demande pour l’étape 1, et les personnes qui peuvent en décider sont informées. Voir Approbations.
• Un refus à n’importe quelle étape renvoie le post à Brouillon.
• Les publications déjà en attente continuent sous la chaîne comme vous l’avez sauvegardée : lorsque leur étape actuelle est approuvée, l’étape suivante est prise de la nouvelle chaîne.

Si quelque chose tourne mal

• « Donner un nom à l’étape (n), puis appuyer sur Enregistrer chaîne. » — le Bouton Nom du Pas de cette étape est vide, et le champ est marqué. Tapez un nom et enregistrez à nouveau.
• « Une chaîne d'approbation comporte au maximum 5 étapes (aucune étape désactive les approbations) » — vous avez essayé d'enregistrer plus de cinq étapes.
• Les champs sont grisés — vous n’êtes ni propriétaire ni administrateur de cet espace de travail.
• Les publications ne peuvent jamais être approuvées parce que personne ne peut décider d'une étape — par exemple une étape Réviseurs et administrateurs dans un espace de travail sans réviseur. Le propriétaire ou un administrateur peut toujours décider d'une telle étape ; si l'auteur est la seule personne pouvant la décider, il peut approuver sa propre demande.

Bon à savoir

• Désactiver les approbations n'annule pas les demandes déjà en attente : elles restent sur la page Approbations et peuvent encore être approuvées ou renvoyées. Les publications créées ensuite n'ont besoin d'aucune approbation.
• La modification de la chaîne est enregistrée dans le journal d’audit.

Liés

• Approbation : révision des publications
• Rôles et invitation de votre équipe
• Espaces de travail