Aprobaciones: revisar, aprobar y devolver publicaciones

Aprobaciones (barra lateral: Aprobaciones debajo de Calendario mientras haya publicaciones esperando tu aprobación; si no, Más, luego Aprobaciones; en el menú completo Publicar, luego Aprobaciones; o /app/approvals) es cuando los revisores ven cada publicación exactamente como aparecerá en la cuenta y deciden: Aprobar o Solicitar cambios. Las publicaciones solo llegan aquí cuando tu espacio de trabajo tiene una cadena de aprobación; consulta Configuración de la cadena de aprobación.

Solo los miembros con permiso de "aprobar contenido" ven esta página. Por defecto, esos son los roles de Propietario, Administrador y Revisor ; un Editor no lo aprueba. Cualquier otra persona que abra la dirección ve un mensaje de no acceso. Un Editor que recibió el permiso ve la página, pero un paso solo se decide por los roles establecidos para ella: en dicha tarjeta los botones se reemplazan por "Para que un revisor o administrador decida" (o "Para que un administrador decida"). El número en el elemento de Aprobaciones en la barra lateral es el conteo de solicitudes esperando en el espacio de trabajo actual para un paso que decida tu rol (el recuento de un revisor Solo administradores ). En un teléfono, un Revisor encuentra Aprobaciones en la barra inferior de la pantalla.

Cómo llega un post aquí

1. El autor escribe una publicación en Crear. Cuando el espacio de trabajo tiene una cadena de aprobación, el editor muestra "Aprobación: (tus pasos). Cuando el último paso la apruebe, se publica a la hora que elegiste, o de inmediato con Publicar ahora." y los botones dicen Enviar para aprobación (si se eligió Publicar ahora) o Programar y solicitar aprobación (si se eligió una fecha y hora).
2. Otras formas de ingresar: Añadir a la cola de publicaciones envía la publicación para aprobación con la ranura de cola como su tiempo, y Revisar y enviar para aprobación (o Enviar para aprobación) en una cuenta de una publicación en Contenido envía una cuenta por sí sola. En un espacio de trabajo sin cadena de aprobación, → En revisión en la página de la publicación envía de una vez cada cuenta revisada a los revisores; una publicación sin ninguna cuenta revisada responde «Primero comprueba un canal: pulsa «Validar» en él, abajo. Un revisor aprueba los canales que han pasado sus comprobaciones.»
3. El autor puede rellenar Nota para aprobadores (opcional); la ves en la tarjeta como Nota: ....
4. Se crea una solicitud de aprobación por cuenta para el paso 1 de la cadena, y el estado de la publicación pasa a En revisión. Todas las personas que pueden decidir ese paso, salvo quien la envió, reciben "Aprobación solicitada", por ejemplo "Una publicación espera la aprobación "Control de marca" (revisores y administradores): "(las primeras palabras de la publicación)"". Llega a la campana y también por correo, con Abrir Aprobaciones: el Correo de Aprobaciones está activado hasta que un miembro lo desactiva en Notificaciones. Una vez decidida la solicitud, estas notificaciones se marcan como leídas para todos.

Paso a paso: aprobar una publicación

1. Abrir Aprobaciones. La pestaña Esperando (la predeterminada) muestra las solicitudes abiertas, las más recientes primero.
2. Lee la tarjeta: título de la publicación, nombre de cuenta, "solicitado (hace tiempo)", la insignia de paso Paso 1: (nombre del paso), y a la derecha Publica (día) (hora), Se publica al aprobarse (enviado con Publicar ahora, o su tiempo ya ha pasado) o Sin programar. A continuación se muestra la primera imagen o vídeo, el pie de foto, los hashtags, la nota del autor y "(n) archivos multimedia" cuando hay varios. El cuadro de imagen dice sin archivos cuando la publicación no tiene archivo, y Medios no disponibles cuando su archivo fue eliminado de la Biblioteca multimedia o no pudo cargarse; abre la publicación desde Contenido para comprobarla antes de aprobarla.
3. Haz clic en Vista previa de (plataforma), por ejemplo Vista previa de Instagram, para ver la publicación tal como la mostrará la plataforma. Ocultar vista previa la cierra. Si la cuenta de la publicación se desconectó (su acceso se revocó o caducó), la tarjeta muestra Necesita reconexión junto a la cuenta y "(cuenta) necesita reconectarse: aprobar esta publicación no la publicará. Reconecta la cuenta primero." con Reconectar (cuenta), que abre la página Cuentas. Los miembros que no pueden gestionar la configuración del espacio de trabajo (por defecto, todos excepto los Propietarios y Administradores) ven "Pide a un administrador del espacio de trabajo que vuelva a conectar (cuenta)." en lugar de Reconectar (cuenta). Reconéctala allí antes de aprobar, o la publicación fallará cuando le llegue la hora.
4. Haz clic en Abrir para ver la publicación completa en Contenido si necesitas más detalles.
5. Haz clic en Aprobar. Un mensaje confirma "Aprobado" y dice lo ocurrido: "Ahora espera a "(siguiente paso)"." cuando sigue otro paso, "Se publica (día) en (hora).", "Se está publicando ahora." (enviado con Publicar ahora, o su tiempo ha pasado) o "El autor puede programarlo ahora." (sin tiempo). Si la decisión no puede grabarse, un mensaje rojo "No se pudo registrar tu decisión" indica el motivo; cuando la solicitud ya estaba decidida o retirada, la cola se recarga para mostrarla.

Paso a paso: solicitar cambios

1. En la tarjeta, haz clic en Solicitar cambios. Se abre un cuadro de texto etiquetado ¿Qué debería cambiar?: "¿Qué debería cambiar? Esto vuelve al autor." Cancelar (o Esc) la cierra y borra la nota; Aprobar nunca envía la nota.
2. Escribe lo que debe cambiar. Se requiere una nota: si la caja está vacía verás "Di qué debe cambiar".
3. Haz clic en Devolver. Ves "Enviado de vuelta" y "El autor tiene tu nota."

¿Qué pasa ahora

• Aprobado, pero siguen más pasos: la solicitud para este paso se cierra y aparece una nueva solicitud para el siguiente paso, y se notifica a las personas que decidan ese paso (no al autor, ni a ti). El autor recibe "Paso aprobado: (nombre del paso)" con "Tu publicación "(título)" borrado "(paso)" y ahora espera a "(siguiente paso)"."
• Aprobado en el último paso, con una hora: la publicación se programa automáticamente para ese tiempo y el autor recibe "Publicación aprobada" con "Tu publicación "(título)" está aprobada y se publicará a la hora programada." Si el tiempo ya ha pasado mientras esperaba, se publica inmediatamente y al autor se le dice "Tu publicación "(título)" está aprobada y se publica ahora."
• Aprobado en el último paso, enviado con Publicar ahora (Enviar para aprobación en Crear): se publica inmediatamente y al autor se le dice "Tu publicación "(título)" está aprobada y se está publicando ahora."
• Aprobada en el último paso, sin ningún tiempo (solo una cuenta enviada con Enviar para aprobación en la página de la publicación en Contenido): la publicación pasa a Aprobada y espera. No se publica por sí sola. Organízala arrastrándola desde la bandeja del Calendario, o utiliza Publicar ahora o Programar en la página de la publicación en Contenido.
• Devuelto a la publicación: la publicación vuelve a Borrador y la solicitud se marca como Rechazada con tu nota. El autor recibe "Solicitados cambios" con "Se solicitaron cambios en tu publicación "(título)": (tu nota) - vuelve a estar en Borrador para las ediciones.", y la fila de la cuenta en la página de la publicación en Contenido muestra "Cambios solicitados por (tu nombre): (tu nota)" hasta que la publicación se envía de nuevo para aprobación. La Actividad de la publicación también muestra la decisión.

- Publicado: cuando la publicación se publica, su autor y quien la programó o la envió para aprobación reciben "Publicación publicada" con ""(título)" activa en (plataforma): (enlace)", al igual que los propietarios y administradores del espacio de trabajo. Una publicación que no se publica se comunica a las mismas personas.

• Cada una de estas notificaciones abre la entrada en sí (un autor no puede abrir Aprobaciones), y los interruptores de cada persona en Notificaciones deciden si llega en la campana, por correo electrónico o en ambas cosas. Nadie es informado de su propia acción.

Campos y opciones

• En espera / Todas — En espera muestra solo las solicitudes abiertas; Todas también muestra las ya decididas con la insignia Aprobada o Rechazada.
• Paso (n): (nombre) — a qué paso de la cadena pertenece esta petición.
• Publica (día) (hora) — la hora que eligió el autor; las horas se muestran en la zona horaria de tu navegador.
• Se publica al aprobarse: la publicación sale en el momento en que el último paso la aprueba.
• Cargar más — muestra solicitudes antiguas. Los lectores de pantalla escuchan los botones de cada tarjeta con su publicación, por ejemplo "Aprobar "Oferta de verano" para Instagram (Najd Coffee)", por lo que dos tarjetas con el mismo título permanecen separadas.

Quién puede decidir qué paso

• Un paso configurado como Revisores y administradores lo puede decidir un Propietario, Administrador o Revisor. Un Editor no puede decidirlo, ni siquiera con el permiso "aprobar contenido".
• Un paso configurado como Solo administradores lo puede decidir un Propietario o Administrador.
• La persona también debe tener el permiso "aprobar contenido" (un administrador puede quitárselo a un revisor o editor; los propietarios y administradores siempre lo conservan).
• No puedes aprobar tu propia solicitud mientras otra persona en el espacio de trabajo podría decidir ese paso: en una tarjeta así, Aprobar se reemplaza por "Tu propia solicitud: alguien más en el espacio de trabajo la decide." (Solicitar cambios se reemplaza por Retirar solicitud, que la retira: "Solicitud retirada" - "La publicación vuelve a estar en borrador. Edítala, o envíala de nuevo para aprobación desde su página."). Si eres la única persona que puede decidirla, puedes aprobarla tú mismo, y el registro de auditoría lo registra.

Si algo sale mal

• "No puedes aprobar tu propia solicitud mientras otra persona en el espacio de trabajo pueda decidir ese paso. Pídeles que la aprueben." — has enviado esta publicación. Pregunta a otro aprobador.
• "El paso "(nombre)" lo deciden revisores, administradores y propietarios. Tu rol no puede decidirlo.": tu rol no es uno de los que deciden el paso (por ejemplo, un editor). Pídeselo a un revisor o a un administrador.
• «Otra persona decidió esta solicitud primero. La lista muestra ahora en qué punto está.» — otra persona decidió primero (o en el mismo momento), o se editó la publicación. La lista se vuelve a cargar sola y muestra la solicitud donde está ahora.
• "Esta publicación ya está publicada, así que ya no se puede rechazar.": ya salió. Para retirarla, pulsa Retirar en su fila en Registros.
• Una solicitud que ibas a decidir desapareció de En espera: el autor editó la publicación, o la retiró con → Borrador en su página en Contenido. En ambos casos la solicitud se retira (aparece como Rechazada con la nota "Retirada: el contenido se editó después de presentar la solicitud." o "Retirada: la publicación se sacó de revisión.") y la cuenta vuelve a Borrador, así que el texto tiene que aprobarse de nuevo.

Bueno saberlo

• La aprobación cubre exactamente el texto y los medios que viste. Una cuenta Programada no se puede editar; editar una cuenta Aprobada (sin hora, o después de Desprogramar) la devuelve a Borrador, para que el texto nuevo se apruebe de nuevo (consulta Estados de publicación).
• Sin cadena de aprobación no hay nadie que revise, así que quien puede publicar (también un Editor) aprueba él mismo una cuenta revisada: en la página de la publicación en Contenido la cuenta indica «Revisada: pulsa Aprobar»; pulsa Aprobar y luego Publicar ahora, o elige una hora y pulsa Programar.
• Cada aprobación se registra: la columna Aprobado en Registros muestra quién aprobó cada cuenta.

Relacionado

• Configuración de la cadena de aprobación
• Calendario
• Estado de publicación y repeticiones
• Roles e invitación a tu equipo