Bots de la bandeja de entrada: qué hacen y cómo conseguir uno

Un bot de la bandeja de entrada responde a las personas que te escriben por mensaje directo — WhatsApp, Instagram y Messenger mensajes directos, chat web, correo electrónico y cualquier otra cuenta conectada que pueda enviar respuestas. Responde en el mismo hilo, en el idioma del cliente, hasta que se resuelve la petición del cliente o hasta que la conversación sea entregada a tu equipo. Los bots no responden a los comentarios públicos.

Tu equipo ve todo lo que dice el bot en el hilo normal de la Bandeja de entrada, con el nombre del bot como autor, y cada reserva que hace en la página de Reservas.

Que prepara bots

Los bots los crean y prueban los ingenieros de OmniBrand en las herramientas propias de OmniBrand. En su espacio de trabajo no hay ninguna pantalla para crear un bot ni para cambiar lo que dice: para cambiar sus preguntas, respuestas, horarios o textos, pídalo al soporte de OmniBrand (Contactar con soporte). Cuando un bot hecho para su negocio está listo, usted mismo lo conecta, elige cuándo responde, lo pausa y lo desconecta en la página Bots de la bandeja de entrada. En un bot de reservas, usted mismo define a quién pueden reservar los clientes, los servicios y su horario: consulte Solicitudes: configure su calendario de reservas.

Tus bots en la página Bots de la bandeja de entrada

La página Bots de la bandeja de entrada (/app/bots, en el menú, en Interactuar) muestra, en Tus bots, cada bot que OmniBrand creó para tu negocio y cualquier otro bot conectado a este espacio de trabajo. Cada tarjeta muestra el nombre del bot, su tipo de negocio, Idiomas: (los idiomas que habla), Última publicación con la fecha, y su estado:

• OmniBrand lo está preparando — nuestros ingenieros todavía lo están creando. La tarjeta dice "OmniBrand lo está preparando - podrás conectarlo cuando esté listo." y todavía no tiene botones. Recibes una notificación (Tu bot de la bandeja de entrada está listo) cuando está listo.
• Listo para conectar — está listo, pero todavía no responde a nadie.
• Activo en y los nombres de los canales — responde a los clientes en esos canales.
• En pausa — está conectado, pero apagado.
• No responde — está encendido, pero su canal está desconectado o se eliminó (ver más abajo).

Un bot OmniBrand iniciado para tu solicitud no aparece mientras está intacto y otro bot ya está activo para ti: tu solicitud fue respondida con ese bot, y Tus solicitudes dice que está lista.

Esperando sus datos junto a un canal significa que la configuración del bot sigue conteniendo el texto de ejemplo de la plantilla (como "Tu nombre de negocio" o "Tus horarios de apertura, por ejemplo, de lunes a viernes 9:00-18:00"). El bot permanece desactivado ahí, así que ningún cliente lee ese texto. La tarjeta lista esas configuraciones bajo Sus propios datos aún no están en este bot: envía OmniBrand tus datos reales con Solicitar bots en esta página. No se puede pulsar Reanudar hasta que estén rellenados; intentar activarlo de otra forma dice "Este bot aún tiene datos de ejemplo (como "Tu nombre de negocio"). OmniBrand rellena primero tus propios datos; puedes activarlo después de eso."

Debajo de la tarjeta aparece cada canal en el que está el bot, con En ejecución, En pausa o Canal desconectado, no responde, y cuándo responde.

Para probar un bot (cualquier persona del espacio de trabajo): selecciona Probar. Se abre un chat de prueba; elige el Idioma, escribe un mensaje como lo haría un cliente, selecciona Enviar y toca los botones del bot para seguir la conversación. No se envía nada a tus clientes y no se reserva nada. Cuando el bot respondería a una pregunta con IA a partir de tu información, el chat de prueba muestra en su lugar "Aquí el bot responde con su información (no se muestra en la prueba)."; tus clientes reciben la respuesta real. Empezar de nuevo borra el chat; Cerrar lo cierra.

Cuando el bot reserva, toma un pedido o abre un ticket en el chat de prueba, esa respuesta muestra la etiqueta Prueba - no se guardó: no se guarda nada en Solicitudes.

Para conectar un bot (solo propietarios y administradores):

1. En la tarjeta del bot, selecciona Conectar a un canal (Conectar a otro canal cuando ya responde en uno).
2. En Canal, elige la cuenta de WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram o chat del sitio web en la que debe responder. Otros tipos de cuenta no pueden usar un bot. Si el espacio de trabajo no tiene ninguna de estas, la tarjeta lo indica con un enlace, Abrir Cuentas, para conectar una primero (Cuentas).
3. En Responde, elige cuándo responde: Cada conversación nueva, Solo fuera del horario laboral, Solo clientes nuevos o Cuando un cliente usa una palabra clave. Para las palabras clave, escríbelas en Palabras clave, separadas por comas (por ejemplo: precio, reserva, horario); se necesita al menos una.
4. Selecciona Conectar. La tarjeta cambia a Activo en con ese canal.

Para cambiarlo más adelante (propietarios y administradores): junto al canal, Pausar apaga el bot en ese canal (Reanudar lo vuelve a encender); Cuándo responde cambia la opción de Responde (selecciona Guardar); Desconectar lo quita del canal después de que lo confirmes en el diálogo ¿Desconectar este bot? — deja de responder y sus chats abiertos terminan, pero su configuración se conserva (sus ajustes, su horario, a quién pasa la conversación y sus fuentes de datos): selecciona de nuevo Conectar a un canal en la tarjeta más adelante y responderá como antes; sus reservas mantienen su calendario. Desconectar solo aparece en un bot creado para tu negocio. Un bot que OmniBrand conectó por ti muestra "OmniBrand conectó este bot por ti. Puedes pausarlo aquí; para quitarlo, contacta con el soporte de OmniBrand." — usa Pausar y pide al soporte de OmniBrand que lo quite (cómo contactar con el soporte). Los miembros que no son propietarios ni administradores ven "Solo un propietario o administrador de este espacio de trabajo puede conectar, pausar o desconectar bots."

Cada conexión, cambio y desconexión queda registrado con tu nombre en el registro de actividad de tu cuenta y en los registros propios de OmniBrand, para que nuestro equipo pueda ver quién cambió qué.

Un bot que respondía en una cuenta que luego se eliminó del espacio de trabajo (Cuentas, Eliminar) muestra Cuenta eliminada y En pausa: al eliminar una cuenta se apagan los bots vinculados a ella. Vuelve a conectar la cuenta y pide al soporte de OmniBrand (cómo contactar con soporte) que asigne el bot a esa cuenta.

Un bot cuya cuenta sigue en el espacio de trabajo pero está desconectada (su inicio de sesión fue revocado o expirado, o falla leerla; la cuenta muestra Desconectado o Sesión caducada en Cuentas) muestra un Canal desconectado, no responde en rojo en lugar de En ejecución: ningún mensaje le llega y ninguna de sus respuestas puede salir. Los propietarios y administradores ven Reconectar al lado, lo que abre esa cuenta en Cuentas; una vez que la cuenta se reconecta, el bot vuelve a mostrar En ejecución (Una cuenta muestra Desconectado, Sesión caducada o Mensajes: No llegan).

Precio

Los bots de la bandeja de entrada son un complemento para cualquier plan de pago (precios): 49 $ al mes por bot, más 99 $ de creación, una sola vez, que se suman a tu plan (183,75 SAR al mes y 371,25 SAR por la creación cuando tu cuenta se factura en riales). El precio es por bot, en cuantos canales responda. Con un plan anual, el complemento se factura por el año en las condiciones del plan (10 meses por 12) y no se cobra la creación. Si nuestro equipo acordó contigo otro precio, se aplica ese precio. Los descuentos se aplican al plan, no a los bots. Los bots se añaden a la factura de tu plan cuando el equipo de OmniBrand confirma que tu bot está activo; te avisamos antes del primer cargo.

Los bots listos para usar (tipos de negocio)

Los ingenieros parten de uno de estos bots de catálogo, cada uno capaz de responder en los idiomas de tus clientes y rellenar tus propios datos. También pueden crear un bot hecho solo para tu negocio.

• Citas en la clínica — reservar, ver y cancelar citas por departamento y médico; horario; preguntas sobre seguros; entrega a recepción.
• Reservas de restaurantes — reservas de mesas por tamaño de grupo en función de los asientos que tienes; enlace al menú; horario; cancela o conserva una reserva.
• Reserva de salón y spa — servicio, especialista y franja horaria; ver o cancelar; precios de tu lista de servicios.
• Reservas de hotel y conserjería — recopila una solicitud completa de habitación (fechas, noches, invitados, tipo de habitación) para tu equipo de reservas; información de check-in; preguntas sobre instalaciones.
• Agencia de viajes — califica solicitudes de viaje (vuelos, hoteles, paquetes: destino, fechas, viajeros, presupuesto), responde preguntas sobre visados, pasa preguntas sobre el estado de la reserva a un agente.
• Pistas y visitas inmobiliarias — califica a compradores e inquilinos (tipo, distrito, dormitorios, presupuesto, pago) y reserva una visita.
• Soporte de tienda online — estado de los pedidos y solicitudes de devolución con el número de pedido; preguntas sobre productos respondidas en las preguntas frecuentes de tu tienda.
• Admisiones a escuelas y formaciones — programas y tasas de tu prospecto, consultas de matrícula con datos de estudiantes, reserva de visitas al campus.
• Respuesta fuera de horario y captura de leads — fuera del horario laboral, indica cuándo has vuelto, responde de tu FAQ o toma un mensaje con nombre y número para el equipo de la mañana.

Lo que puede hacer un bot

• Responder preguntas del texto de preguntas frecuentes que proporciones (utiliza IA y responde solo desde ese texto; cuando el texto no cubre la pregunta, entrega en lugar de adivinar).
• Menús de oferta: en WhatsApp como botones que se pueden marcar o una lista (abierta con Opciones / الخيارات); en otros canales como una lista numerada. El cliente puede tocar, escribir el número o escribir las palabras de la opción.
• Recopilar datos y comprobarlos: texto libre, números (con mínimo y máximo), números de teléfono, direcciones de correo electrónico, fechas y sí/no. Un número de teléfono puede ser de cualquier país: con su código de país (por ejemplo +44 7400 123456), o un número local, que se lee en el país de tu organización (los datos del País en Detalles de la empresa, /app/settings/company; sin país establecido, en el país de la zona horaria de tu espacio de trabajo); se guarda con su código de país. A petición, un bot puede aceptar solo números de móvil saudíes o números de identificación nacional saudí e Iqama. Se vuelve a pedir una respuesta incorrecta; tras tres respuestas incorrectas seguidas, el bot entrega el bot.
• Conoce tus horarios de trabajo: horas por día laborable, turnos divididos, turnos que duran más allá de la medianoche, fechas de cierre (por ejemplo, Eid o Día Nacional) y una estación con su propio horario (por ejemplo, Ramadán), todo en tu zona horaria. Un bot puede responder de forma diferente dentro y fuera del horario laboral.
• Reserva citas, mesas, habitaciones o visitas en el calendario integrado de OmniBrand: ofrece días que aún hay espacio, luego tiempos libres, respeta cuántas reservas puede tomar cada médico, estilista, local o agente a la vez, y nunca reserva fuera de tu horario. También muestra a los clientes sus próximas reservas y les permite cancelar.
• Busca información o envía documentos desde tus propios sistemas (opcional), como el estado de una factura o un PDF de la factura — véase Bots que usan tus propios sistemas y documentos.
• Etiqueta la conversación y entrégala a una persona, con una nota resumiendo lo que dijo el cliente — mira Lo que ve tu equipo mientras un bot responde.
• Usar y completar tus fichas de contacto: saludar a un cliente por su nombre, responder de otra forma a un VIP o a un lead en una etapa concreta, y guardar respuestas (número de socio, sucursal preferida…) en tus propios campos personalizados — consulta Dónde guarda el bot lo que le dicen los clientes.
• Enviar tus plantillas de WhatsApp (solo WhatsApp): una plantilla aprobada con su imagen, sus botones, un código de cupón o una oferta que termina, completada con los datos del propio cliente. Se aplican las mismas reglas de consentimiento que en la bandeja de entrada — consulta Dónde guarda el bot lo que le dicen los clientes.
• Habla los idiomas de tus clientes: inglés, árabe, francés, español, portugués, alemán, turco, indonesio, hindi y urdu — los idiomas que solicitas. Consulta "Idiomas" más abajo.
• Envía un enlace de pago: un mensaje con la cantidad (por ejemplo : Importe: SAR 250.00) y el enlace de tu propia página de pago, como Pagar ahora: https://.... El cliente paga en tu página de pago; nadie paga dentro del chat y nunca OmniBrand los datos de la tarjeta.
• Pregunta dónde está el cliente: en WhatsApp el cliente puede compartir un PIN de ubicación (📎→ Ubicación); en cada canal también pueden escribir una dirección. El bot mantiene la dirección y, para un PIN, un enlace de mapa que tu equipo puede abrir.
• Pide una foto o un documento: por ejemplo, una foto de un objeto dañado o una copia de una receta. El archivo permanece en la conversación para tu equipo; se pide un mensaje de texto en lugar de un archivo y luego el bot se lo entrega.

Cómo pedir un bot

1. Abre el espacio de trabajo para el que es el bot, luego abre Bots de la bandeja de entrada en el menú (/app/bots). Debes ser Propietario o Administrador del espacio de trabajo; los demás miembros ven Solo un propietario o administrador de este espacio puede solicitar bots. Pídeles que abran esta página y elijan Solicitar bots. (nombra Solicitar otro bot una vez que el espacio de trabajo tenga un bot o una petición).
2. Selecciona Solicitar bots (o Solicitar otro bot si ya tienes uno).
3. Elige tu Tipo de negocio (17 tipos, entre ellos Ventas B2B y calificación de clientes potenciales), añade un teléfono para que nuestro equipo pueda llamar si prefieres una llamada, y en ¿Qué debería hacer el bot? describe el trabajo en una o dos frases. Se requiere el Tipo de negocio : sin él , Enviar solicitud no se envía nada y aparece "Elige el tipo de negocio, para que nuestro equipo sepa qué preparar." aparece bajo el recuadro. Los otros dos son opcionales. Escribe el número de teléfono completo, empezando por + y el código de país (se lee un número local en el país de tu cuenta). Si no es un número de teléfono, Eso no parece un número de teléfono. Introduce el número completo que empieza por + y el código del país. aparece en rojo bajo la casilla y la solicitud no se envía hasta que la arregles o vacías la casilla.
4. Selecciona Enviar solicitud. La solicitud aparece en Tus solicitudes con "Solicitud recibida - nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.", y llega al equipo de OmniBrand con tu cuenta, tu espacio de trabajo y tu correo electrónico adjuntos. Si la solicitud no se puede enviar, el motivo aparece en rojo justo encima de Enviar solicitud; el formulario sigue abierto con lo que escribiste, para que puedas corregirlo y enviarlo de nuevo. La nota pertenece a este espacio de trabajo: los demás propietarios y administradores de este espacio de trabajo también la ven, y tus otros espacios de trabajo no.
5. Nuestro equipo se pone en contacto contigo para acordar la configuración y el precio, y te pide la información que se indica a continuación. Cuanto más precisa sea, menos preguntas tendremos que hacer.
6. Mientras los ingenieros de OmniBrand crean el bot, la solicitud muestra "Estamos preparando tu bot." y el bot aparece en Tus bots como OmniBrand lo está preparando. Lo prueban en un simulador que no envía nada a clientes reales.
7. Cuando está listo, los propietarios y administradores del espacio de trabajo reciben la notificación Tu bot de la bandeja de entrada está listo, la solicitud muestra "Tu bot está listo - puedes probarlo y conectarlo arriba." y el bot muestra Listo para conectar. Selecciona Probar y después Conectar a un canal (consulta "Tus bots en la página Bots de la bandeja de entrada" más arriba). Envía un mensaje a tu propia cuenta desde otro teléfono u otra cuenta para verlo funcionar. Si nuestro equipo no puede aceptar una solicitud, esta muestra "Esta solicitud se cerró. Envía una nueva solicitud si todavía necesitas un bot."
8. Cuando ya tienes un bot, la tarjeta de solicitud se titula ¿Necesitas otro bot?. Para cualquier cambio posterior en lo que dice un bot (nuevo médico, nuevo horario, Ramadán, nuevas preguntas frecuentes, apagar el bot), escribe al soporte (cómo contactar con soporte).

¿Aún no eres cliente? La página pública de bots de la bandeja de entrada explica el complemento, y su botón Contáctanos envía tus datos a nuestro equipo: rellena Tu nombre y correo electrónico de trabajo y haz clic Enviar; Tipo de negocio (opcional) ofrece los mismos 17 tipos. Teléfono (opcional) necesita entre 7 y 15 dígitos (un + al principio, espacios, guiones, puntos y corchetes están bien); cualquier otra cosa muestra "Introduce un número de teléfono con 7 a 15 dígitos, como +44 20 7946 0000, o déjalo vacío." debajo, y no se envía nada hasta que lo corrijas o lo borres. El formulario entonces dice "Gracias. Tenemos tus datos y nos pondremos en contacto contigo pronto." con un botón Cerrar . Para enviar otro mensaje o una corrección, ciérralo y haz clic Contáctanos con nosotros de nuevo: el formulario se abre vacío salvo por tu nombre, correo electrónico, teléfono y empresa.

Qué preparar

• Nombre del negocio tal y como deberían verlo los clientes.
• Qué bandeja de entrada y qué cuentas debe responder el bot (una cuenta, o todas las cuentas de esa bandeja de entrada).
• Cuando debe responder el bot: cada conversación nueva, solo fuera del horario laboral, solo cuando el cliente usa ciertas palabras (dinos las palabras, en ambos idiomas), o solo contactos primerizos.
• Horario de trabajo para cada día de la semana (por ejemplo, lunes–viernes 09:00–13:00 y 16:00–22:00), tu zona horaria, las fechas de cierre y Ramadán o horario estacional con su primera y última fecha. Si no nos envías un horario, el bot empieza con 09:00–17:00 en los días laborables de tu país — de domingo a jueves donde el fin de semana es viernes y sábado, de lunes a viernes en el resto de países o si no hay ningún país indicado — en la Zona horaria de tu espacio de trabajo (Configuración, sección General, /app/settings). El país es el País en Detalles de la empresa (/app/settings/company).
• Qué reservan los clientes: los médicos, estilistas, zonas de asiento, agentes o habitaciones; los servicios (con precios si el bot los menciona); la duración de una cita en minutos; cuántos días con antelación puede reservar la gente; y cuántas reservas pueden compartir el mismo tiempo para cada una (por ejemplo, 10 mesas en la zona interior).
• Tu FAQ: las preguntas que hacen los clientes y tus respuestas, en texto plano — precios, seguros, aparcamiento, entrega, políticas. El bot responde solo a partir de esto.
• Mensajes de texto para mostrar: horario de apertura y ubicación, enlace al menú, información para hacer el check-in y cualquier cosa similar.
• Quién toma el control cuando el bot le da una conversación a una persona: un miembro nombrado de tu equipo, o todo el equipo.
• Vuestros propios sistemas (solo si el bot debe consultar datos o enviar documentos): vean qué necesitamos de vosotros.

Conviene saber

• El bot responde en el idioma del cliente, entre los idiomas en los que está escrito tu bot (véase "Idiomas" más abajo).
• Cuando alguien de tu equipo ha reclamado la conversación, o se asigna a alguien, el bot no responde en ella.
• El nombre y número de teléfono que un cliente da al bot se guardan en su contacto (Contactos) cuando el contacto aún no tiene ninguno; el bot nunca reemplaza un nombre o número que el canal o tu equipo hayan dado. La página de contacto luego lista sus reservas, pedidos y tickets (Contactos).
• Un ticket que el bot abre al entregar un chat lleva el nombre de lo que el cliente dijo que necesita (por ejemplo, "Call-back: una pregunta sobre brackets"), y lleva el nombre del chat cuando el bot no lo pidió.
• Las respuestas de tu FAQ utilizan la configuración de IA de tu espacio de trabajo (ajustes de IA). Cuando se ejecutan con la IA de OmniBrand en lugar de tu propia clave, cada respuesta cuenta para la asignación de IA de tu plan (planes).
• En WhatsApp, un bot, como una persona, solo puede responder dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente. Si no se puede entregar una respuesta por este motivo u otro, el bot entrega la conversación a tu equipo con la etiqueta bot-error y una nota explicando el motivo.

Lenguas

Un bot puede escribirse en cualquiera de los diez idiomas de la app: inglés, árabe, francés, español, portugués, alemán, turco, indonesio, hindi y urdu. Dile OmniBrand cuáles usan tus clientes; las preguntas del bot, los botones y sus propios mensajes ("Por favor, elige una de las opciones de abajo.", "Déjame ponerte en contacto con un miembro de nuestro equipo.") están en cada uno de ellos. El árabe y el urdu se escriben de derecha a izquierda.

Cómo elige el bot el lenguaje de una conversación, en este orden:

1. El idioma guardado en el contacto (Contactos, el Idioma de la persona). Cuando un cliente elige un idioma en el bot, se guarda allí, así que su siguiente conversación comienza en él.
2. El primer mensaje del cliente: letras árabes o urdu, letras en hindi (devanagari), o palabras comunes en francés, español, portugués, alemán, turco, indonesio o inglés.
3. La configuración de idioma de tu bot, o bien el idioma del País de tu organización (Detalles de la empresa, /app/settings/company).
4. Inglés.

Se omite un idioma en el que tu bot no está escrito. Cuando el bot no está seguro (por ejemplo, el primer mensaje es solo "👍"), un bot con una pregunta de idioma pregunta: cada idioma se muestra en su propio guion — inglés, العربية, francés, español, portugués, alemán, Türkçe, bahasa Indonesia, हिन्दी, اردو — como botones (hasta tres) o una lista en WhatsApp. El cliente pulsa uno, escribe su número o su nombre.

En cualquier momento el cliente puede escribir la palabra language (o اللغة, langue, idioma, língua, Sprache, dil, bahasa, भाषा, زبان) para elegir de nuevo; el bot vuelve a hacer su última pregunta en el nuevo idioma. Las fechas, horas y importes se escriben en el idioma del cliente con dígitos occidentales (0–9), por lo que se puede copiar una hora o un precio. Los clientes también pueden escribir números en dígitos árabe-índicos, urdu o hindi.

Relacionado

• Lo que ve tu equipo mientras un bot responde
• Dónde guarda el bot lo que le dicen los clientes
• Bots que usan tus propios sistemas y documentos
• La página de Reservas