Bots que usan tus propios sistemas y documentos

Esta es una parte opcional de un bot. Los ingenieros de OmniBrand lo configuran para ti a petición; no hay nada que configurar en tu espacio de trabajo.

Lo que puede hacer

• Envía tus documentos estándar: un perfil de empresa, una lista de precios, un menú, un folleto — archivos que mantienes en línea. Asignas a cada uno un nombre y un enlace; el bot envía el que el cliente pide.
• Consulta datos en tu sistema mientras chateas: el cliente da, por ejemplo, un número de factura o pedido, el bot pregunta a tu sistema y responde con la respuesta — "Factura 204 pagada", "Tu pedido está en entrega".
• Envía un documento que produzca tu sistema, como el PDF de esa factura, usando el enlace que tu sistema devuelva.
• Envía las respuestas recopiladas a tu sistema, por ejemplo para crear un lead en tu CRM.

El documento llega como un archivo en el chat: en WhatsApp como mensaje de documento, por correo electrónico como adjunto y en el chat del sitio web como un archivo que el visitante puede abrir. En el hilo de tu bandeja de entrada, el mensaje del bot muestra el nombre del archivo con 📄.

Lo que OmniBrand necesita de ti

Para documentos estándar:

• El nombre de cada documento tal como lo pedirán los clientes, y un enlace al archivo que empiece por https:// y se pueda descargar sin iniciar sesión. En WhatsApp, Instagram y Messenger el servicio de mensajería obtiene el archivo desde ese enlace; para el correo electrónico y el chat del sitio web, OmniBrand lo descarga (como máximo 25 MB) y lo envía desde su propio almacenamiento.

Para consultar datos en tu sistema:

1. La dirección (URL) del servicio en tu sistema que responde a una pregunta, que empieza por https:// — por ejemplo https://erp.example.com/api/invoices/{number}, con el lugar donde va el valor del cliente.
2. Si se llama con GET o POST.
3. La credencial: una clave o token de API, y el nombre del encabezado en el que va (normalmente Authorization). Envíala a través del canal que te da soporte, no en un mensaje público.
4. Un valor de prueba que existe y otro que no (por ejemplo, un número de factura real y uno inventado), para que los ingenieros puedan probar con tus datos reales antes de ponerlo en marcha.
5. Una breve descripción de la respuesta: qué campos contiene (por ejemplo status, amount, pdf_url) y cuáles de ellos puede informar el bot al cliente.
6. Cómo dice tu sistema "no encontrado": debe responder con el estado HTTP 404. Cualquier otro error se trata como "el sistema no está disponible".
7. Lo que el cliente debe dar para demostrar quién es antes de que el bot revele datos (por ejemplo, el número de teléfono de la factura), para que el bot los pida.

Cómo se protegen tus datos

• Solo se aceptan direcciones https.
• Tu credencial se almacena cifrada. Después de guardarla, el personal de OmniBrand solo ve sus últimos cuatro caracteres; se añade solo a la solicitud de tu sistema y nunca se muestra a los clientes.
• Los valores que los clientes escriben se codifican de forma segura en la dirección; con POST se envían como JSON.
• Los servidores de OmniBrand se niegan a llamar a direcciones de red internas o privadas, y vuelven a comprobar cada redirección. Cuando tu sistema redirige a otra dirección, tu credencial no se envía allí.
• Cada llamada espera como máximo 10 segundos y lee como máximo 256 KB de la respuesta.
• Cada cambio en estas conexiones y cada prueba se registra con el nombre del ingeniero que lo realizó.

Si tu sistema no responde

Cuando tu sistema no funciona, va lento, responde "no encontrado" o devuelve un error, el bot sigue el camino diseñado para ese caso — por ejemplo "No pudimos encontrar esa factura" — o traspasa la conversación a tu equipo con una nota como "Nothing found in invoices." o "The invoices data source failed: …" (cada una con su línea en árabe debajo). Tus clientes nunca se quedan sin respuesta.

Si un documento no se puede descargar desde su enlace (para el correo electrónico y el chat del sitio web: no es un enlace https público, o supera los 25 MB), el bot traspasa la conversación a tu equipo con la etiqueta bot-error y una nota que nombra el documento.

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