Des bots qui utilisent vos propres systèmes et documents

C’est une partie optionnelle d’un bot. Les ingénieurs d’OmniBrand l’ont configuré pour vous à la demande ; il n’y a rien à configurer dans votre espace de travail.

Ce qu’il peut faire

• Envoyez vos documents standards : un profil d’entreprise, une liste de prix, un menu, une brochure — des dossiers que vous gardez en ligne. Vous donnez à chacun un nom et un lien ; le bot envoie celui que le client demande.
• Consultez les données dans votre système pendant le chat : le client donne, par exemple, un numéro de facture ou de commande, le bot demande à votre système, et répond — « Facture 204 payée », « Votre commande est en cours de livraison. »
• Envoyez un document produit par votre système, comme le PDF de cette facture, en utilisant le lien que votre système renvoie.
• Envoyez les réponses collectées à votre système, par exemple pour créer un lead dans votre CRM.

Le document arrive sous forme de fichier dans la conversation : sur WhatsApp comme message document, par email en pièce jointe, et dans le chat du site web comme un fichier que le visiteur peut ouvrir. Dans le fil de votre boîte de réception, le message du bot affiche le nom du fichier avec 📄.

Ce dont OmniBrand a besoin de votre part

Pour les documents standards :

• Le nom de chaque document tel que les clients le demanderont, et un lien vers le fichier qui commence par https:// et peut être téléchargé sans connexion. Sur WhatsApp, Instagram et Messenger, le service de messagerie récupère le fichier via ce lien ; pour l'email et le chat du site web, OmniBrand le télécharge (25 Mo au maximum) et l'envoie depuis son propre stockage.

Pour consulter les données dans votre système :

1. L'adresse (URL) du service dans votre système qui répond à une question, commençant par https:// — par exemple https://erp.example.com/api/invoices/{number}, avec l’endroit où va la valeur du client.
2. Que ce soit appelé par GET ou POST.
3. L’identifiant : une clé API ou un jeton, et le nom de l’en-tête dans lequel il est placé (généralement Authorization). Envoyez-le via le canal que le support vous donne, pas dans un message public.
4. Une valeur de test qui existe et une autre qui n’existe pas (par exemple un vrai numéro de facture et un numéro inventé), afin que les ingénieurs puissent tester avec vos données réelles avant de lancer la mise en ligne.
5. Une brève description de la réponse : quels champs elle contient (par exemple status, amount, pdf_url) et lesquels le bot peut indiquer au client.
6. Comment votre système indique « non trouvé » : il doit répondre avec le statut HTTP 404. Toute autre erreur est traitée comme « le système n’est pas disponible ».
7. Ce que le client doit fournir pour prouver qui il est avant que le bot ne révèle des données (par exemple le numéro de téléphone sur la facture), afin que le bot les demande.

Comment vos données sont protégées

• Seules les adresses https sont acceptées.
• Votre identifiant est stocké chiffré. Après sa sauvegarde, le personnel OmniBrand ne voit que ses quatre derniers caractères ; il est ajouté uniquement à la requête de votre système et n’est jamais montré aux clients.
• Les valeurs saisies par les clients sont encodées en toute sécurité dans l’adresse ; avec POST, elles sont envoyées en JSON.
• Les serveurs d'OmniBrand refusent d'appeler des adresses de réseau internes ou privées, et revérifient chaque redirection. Lorsque votre système redirige vers une autre adresse, vos identifiants n'y sont pas envoyés.
• Chaque appel attend au maximum 10 secondes et lit au maximum 256 Ko de la réponse.
• Chaque modification de ces connexions et chaque test est enregistré au nom de l’ingénieur qui l’a réalisé.

Si votre système ne répond pas

Lorsque votre système est en panne, lent, répond « introuvable » ou renvoie une erreur, le bot suit le parcours prévu pour ce cas — par exemple « Nous n'avons pas trouvé cette facture » — ou transfère la conversation à votre équipe avec une note comme « Nothing found in invoices. » ou « The invoices data source failed: … » (chacune avec sa ligne arabe en dessous). Vos clients ne restent jamais sans réponse.

Si un document ne peut pas être téléchargé depuis son lien (pour l'email et le chat du site web : pas un lien https public, ou plus de 25 Mo), le bot transfère la conversation à votre équipe avec le tag bot-error et une note qui nomme le document.

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